Процесс хранения и перемещения картонных коробок для отправки товара

1. C целью оптимизации процесса хранения и оборота картонных коробов в магазинах компании - группе магазинов розничной сети (далее по тексту - магазины-накопители) запрещается производить утилизацию картонных коробов. Список данных магазинов отображен в Приложении№37. Перемещение коробов между магазинами.

2. В случае недостаточного количества коробов для осуществления отправки товара в Центр Дистрибуции /другой магазин/Аутсорсинговый склад (СВХ) директор магазина/ответственный сотрудник может осуществить перемещение необходимого количества коробов из магазина-накопителя.

3. Перемещение коробов из магазина-накопителя возможно только в соответствии с приведенным распределением по перемещению коробов (Приложением№37. Перемещение коробов между магазинами).

4. Для удаленных между собой магазинов перемещение коробов возможно посредствам отправки заявки на транспорт для перемещения коробов (Приложение№5). Перед оформлением заявки на транспорт необходимо связаться с директором данного магазина, и получить подтверждение о наличии необходимого количества коробов и согласовать удобное время для вывоза требуемого количества коробов.

5. Перед отправкой заявки на заказ транспортного средства в файле заявки необходимо:

o в поле «Описание груза (Пожалуйста, выберите из списка)» необходимо указать «короба»,

o в поле «Отправитель Код (код магазина)» необходимо указать SAP номер магазина - откуда необходимо забрать короба,

o в поле «Получатель Код (код магазина, либо WDELIVERY для возврата)» необходимо указать LDP/SAP номер магазина - куда необходимо переместить короба,

o в поле «Количество товара, единицы» необходимо указать количество коробов,

6. Заполненная заявка с пометкой о заказе перемещения коробов установленной формы должна быть отправлена директором/ответственным за отправку товара сотрудником на электронный адрес: [e-mail] с темой письма «#транспорт».

3. Процедура

1. При отправке товара директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан исключить отправку товара определённого бренда, который отсутствует в магазине-получателе (например, не возможна отправка товара из концептуального магазина бренда Адидас в моно брендовый дисконт-центр Рибок). Отправка товара из дисконт-центров брендов Рибок, Рокпорт, Хоккей в концептуальные магазины брендов Рибок, Рокпорт, Хоккей запрещена.
2. При отправке в /Аутсорсинговый склад (СВХ) ТОО «Адидас»/другой магазин директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник должен делать раздельные отправки товара в соответствии с указаниями Эксперта по товару по брендам (Адидас, Рибок, Рокпорт, Хоккей), и с учетом сезонности товара (зима/лето). При этом, на подобные отправки необходимо оформлять отдельные Расходные накладные, так как в дальнейшем данный товар будет отправлен разным адресатам. Инструкция по организации отправок рассылается на электронную почту Подразделением по распределению товара.
3. При отправке товара из магазина в Аутсорсинговый склад (СВХ) директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику запрещено упаковывать в один короб обувь и текстиль.
4. Директор магазина /ответственный за отправку товара сотрудник при подготовке товара к отправке обязан осуществить перемещение отправляемого товара в системе магазина в одну зону хранения. В противном случае, товар будет невозможно израсходовать из системы магазина.
5. Директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику запрещено сдувать мячи (выпускать из них воздух) во избежание потери их товарного вида.
6. Перед тем, как упаковать товар в короба, директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан обеспечить наличие картонных подкладок: на дне короба и сверху (на товаре) - для защиты изделий от порезов/других воздействий при вскрытии коробов в магазине – получателе.
7. Подготовка к отправке небольшого по объему товара (носки, шапки, напульсники и т.п.) происходит следующим образом: товар сортируется по-артикульно, каждый артикул складывается в отдельный пакет.
8. Упаковка товара производится в целые/не мятые/не порванные стандартные заводские короба, в которых поступает продукция в магазин с Центра Дистрибуции ТОО «Адидас» либо новые короба, которые заказываются магазином в Отделе логистики.
9. Не допускается использование коробов, габариты которых превосходят 800х450х450 мм. Вес короба должны быть не более 25 кг.
10. При отправке товара в Центр Дистрибуции /Аутсорсинговый склад (СВХ) ответственный сотрудник магазина осуществляют удаление с коробов заводского скотча, а также складских этикеток (8-ми значный коробочный номер, адресная этикетка).[AM38]
11. Директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику запрещается осуществлять заказ транспортного средства каким-либо способом, отличным от способа, определенного настоящей Политике. В случае самостоятельного заказа транспортного средства для перевозки товаров (без оформления заявки и информирования сотрудников Отдела логистики), ущерб, причиненный компании несанкционированным заказом, взыскивается с сотрудника магазина, оформившего такой заказ.
12. До момента отправления заполненной заявки на заказ транспортного средства в Подразделение по распределению товара, директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан согласовать дату отправки товара с директором магазина-получателя.
13. В случае размещения директором магазина/ответственным за отправку товара сотрудником заявки на перевозку до 12:00, срок её исполнения по Алматы, Астане и Актобе – 1 (один) день с момента размещения, для регионов – 2 (дня) дня. В случае размещения заявки после 12:00 указанные сроки сдвигаются на 1 (один) день. Необходимо учитывать, что выполнение заявок в субботу и воскресенье не осуществляется. Отгрузка товара из магазинов Алматы, с доставкой 1 день на склад СВХ в пятницу не производится.
14. При упаковке коробов в другой магазин/Аутсорсинговый склад (СВХ) директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник должен обеспечить проклеивание стыков специальными пломбами (Приложение№5), содержащими штамп магазина, а также подписи директора магазина, сотрудника, формировавшего отправку и сотрудника, производившего установку пломб. Пломбы необходимо приклеивать на бумажную основу короба, предварительно удалив с поверхности короба фабричный скотч, и проклеивать их сверху широким скотчем. Пломбы должны быть размещены снизу и сверху короба (только в местах стыков открывающихся частей короба). На каждой стороне короба должно быть не менее 3 подписанных и проштампованных пломб. В качестве клея необходимо использовать клей ПВА.
15. В случае необходимости, директор магазина, после согласования с ТОМом и Исполнительным директором, заказывает специализированный скотч безопасности для упаковки товара и минимизации потерь (в рамках бюджета хозяйственных расходов магазина), при этом, директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник должен обеспечить проклеивание стыков специальными пломбами (Приложение№5), содержащими штамп магазина, а также подписи Директора, сотрудника, формировавшего отправку и сотрудника, производившего установку пломб.
16. Для отправки товара директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан сформировать следующий комплект товарно-транспортных документов в электронном виде:

o Расходную накладную;

o Товарно-транспортную накладную (ТТН);

o Электронную накладную.

1. Распечатывание ТТН осуществляется только после учёта Расходной накладной в системе магазина.
2. ТТН формируются с помощью системы магазина и должны содержать корректные адреса (фактический и юридический), наименование и банковские реквизиты Грузополучателя/Грузоотправителя/Плательщика, название компании Перевозчика (который фактически был заказан сотрудниками Отдела логистики), количество загруженных мест (коробов), паспортные данные водителя, государственный номер автомобиля и прицепа. Расходная накладная и Электронная накладная также формируются с помощью системы магазина.
3. При формировании ТТН (в магазинах, где установена система 1С:Предприятие) необходимо указывать тип движения материала соответствующий характеру списания товара - «Получение/отправка поставщику».
4. Расходная накладная на товар должна содержать правильные адреса (фактический и юридический) и наименование реального грузополучателя товара, номера и содержимое коробов. Также в Расходной накладной должен быть указан норме DB (номер заказа транспортного средства – номер должен указываться полностью в формате DBxxxxx, где xxxxx – числовая часть номера).
5. После формирования и учета документов в электронном виде, запрещается ручное изменение каких-либо полей документов в формате Excel. Данные в документах, учтенных в системе магазина и данные печатных форм документов должны быть полностью идентичны.
6. В документах обязательно должно содержаться количество ГМ в отправке. Запрещается отправка товара без указания в ТТН общего количества коробов (ГМ).
7. Директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан обеспечить полное соответствие количества фактически упакованных в короба единиц товаров, количеству, указанному в Расходной накладной, Электронной накладной и ТТН.
8. При отправке товара в Аутсорсинговый склад (СВХ) ТОО «Адидас» /другой магазин директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан сформировать в бумажном виде: Товарно-транспортную накладную (далее – ТТН) - в - 4-х экземплярах. При этом 1 (первый) экземпляр ТТН остается в магазине-отправителе товара, 2 (второй), 3 (третий), 4 (четвертый) экземпляры передаются водителю. Все экземпляры ТТН должны быть подписаны водителем (с указанием ФИО водителя) в графе “Груз к перевозке принял” Товарного раздела и в графе “Принял водитель-экспедитор” и “Сдал водитель-экспедитор” Транспортного раздела ТТН.
9. Каждый короб (грузовое место) должен содержать транспортную маркировку – уникальный порядковый номер (нумерация сквозная), общее количество коробов в отправке и номер соответствующей учтенной Расходной накладной. На каждый короб (грузовое место) директором магазина/ответственным за отправку товара сотрудником должны быть наклеены следующие документы:

o Пак-лист короба с указанием номера соответствующей учтенной Расходной накладной;

o BOX-mark с указанием номера соответствующей учтенной Расходной накладной;

o Пломбы с подписями сотрудников и штампом магазина (Приложение№5);

o Последовательный оригинальный 14-значный номер коробки со штрих-кодом, сформированный системой магазина.[AM39]

1. Формирование Пак-листа и BOX-mark проводится в системе магазина автоматически с использованием функции программы «Упаковочный лист (по коробкам)», при этом директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику необходимо обеспечить отображение корректной информации в данных документах.
2. Расходная накладная на товар должна быть учтена директором магазина/ответственным за отправку товара сотрудником только в момент физической загрузки коробов в транспортное средство для их отправки из магазина. Директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику запрещено учитывать Расходные накладные на отправку товара до момента фактического прибытия транспортного средства в магазин. Также учет Расходной накладной не может быть произведен другими сотрудниками магазина, кроме определенных в настоящем пункте.
3. Директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник незамедлительно после фактической отправки товара должен уведомить получателя товара об осуществлении отгрузки. Уведомление производится путем написания электронного письма (в письме должна присутствовать информация о номере и дате создания РН, количестве коробов и логистический номер магазина) с указанием фактического времени и даты загрузки транспортного средства, а также номера заявки (DB), который магазин получает от робота в ответ на размещенную заявку на заказ машины. Информационное письмо направляется следующим адресатам:

o в случае отгрузки товара в Аутсорсинговый склад (СВХ) - [e-mail];

o в случае отгрузки товара в магазин - на электронную почту магазина-получателя товара и [e-mail].

1. При использовании в магазине системы 1С:Предприятие сразу после учета в системе магазина Расходной накладной на отправку товара в Аутсорсинговый склад (СВХ)/другой магазин, директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник магазина обязан произвести выгрузку данных из системы магазина в офисную систему по протоколу FTP (если в магазине отсутствует Интернет или имеет место неисправность в его работе, Директор обязан выполнить выгрузку данных в папку M:\dat\XXXXX\ToOffice, затем извлечь файлы из папки ToOffice и, сохранив их на электронном носителе, обеспечить отправку данных на электронный адрес ответственного сотрудника службы Retail Support Kazakhstan из другого магазина компании или с помощью любого места доступа к интернет.
2. Если товар перемещается в другой магазин, допускается отправка груза без маркировки коробов при условии, если сопровождающим товар до магазина-получателя при отправке товара выступает сотрудник магазина-отправителя, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Возникшие расхождения документального и фактического наличия товара должны быть устранены в день отправки путем создания соответствующих приходных/расходных накладных участников движения товара. При этом предоставление акта расхождений не требуется.
3. В случае обнаружения грузополучателем товара с внутритарным несоответствием количества/размеров/артикулов и т.д. директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник магазина-отправителя товара должен осуществить коррекцию соответствующей Расходной накладной в системе магазина путем создания новых Приходных/Расходных накладных с соответствующими ссылками на номера корректируемых Расходных накладных. При этом в случаях отправки товара в Аутсорсинговый склад (СВХ) директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник должен создать корректирующую Приходную накладную, в точности соответствующею по артикулам, количеству и размерам товара неправильной Расходной накладной, после чего учесть правильную Расходную накладную с теми же номерами коробов. Сообщить ответственному бухгалтеру о сделанной коррекции.
4. Директору магазина/ответственному за отправку товара сотруднику запрещено создание корректирующих Приходных/Расходных накладных к поставкам, которые уже были отгружены из их магазина, но ещё не получены грузополучателем товара.
5. После фактической загрузки коробов в транспортное средство, директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан самостоятельно опломбировать отправляемый груз пломбой, имеющейся в магазине либо пломбой, полученной от водителя. Номер устанавливаемой пломбы должен быть обязательно указан в ТТН. Если пломба отсутствует, необходимо опломбировать автотранспортное средство с использованием оборудования для опломбирования инкассационых сумок (жгут, полба, пломбиратор). При этом необходимо обеспечить обжатие пломбы таким образом, чтобы номер оттиска отчетливо просматривался. В таком случае в ТТН указывается номер оттиска.
6. В случае осуществления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара самостоятельно опломбировать кузов транспортного средства пломбой, находящейся в конверте с товарно-транспортными документами для следующего получателя товара. Директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник должен проверить соответствие номера устанавливаемой пломбы номеру пломбы, указанной в ТТН следующего получателя товара. Если номер в ТТН не указан, Директор/ответственный за отправку товара сотрудник обязан самостоятельно указать в ТТН следующего получателя товара номер пломбы, устанавливаемой на транспортное средство после выгрузки товара.
7. В зависимости от объема поставки директор магазина/ответственный за отправку товара сотрудник магазина обязан обеспечить загрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки):

o в течение 1 часа (до 100 коробов);

o в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов);

o в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов);

o в течение 4 часов (свыше 300 коробов).

36. Простоем транспортного средства будет являться увеличение времени разгрузки товара, указанного выше и зафиксированное соответствующей отметкой в ТТН.

37. В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), компания может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией.

38. Любое перемещение товара должно быть одобрено сотрудниками Подразделения по распределению товара и диспетчером транспортной группы.

39. В случае обнаружения товара, не соответствующего бренду магазину, директор магазина обязан выполнить перемещение данного товара в ближайший магазин соответствующего бренда, предварительно согласовав данное перемещение с сотрудниками Подразделения по распределению товара и ответственным бухгалтером. Технически, данное перемещение должны быть выполнено следующим образом:

o Директором магазина/ответственным за отправку товара сотрудником в магазине-отправителе должна быть создана соответствующая Расходная накладная в системе магазина с типом «Получение/отправка поставщику»,

o Директором магазина/ответственным за приём товара сотрудником в магазине-получателе должна быть создана соответствующая Приходная накладная в системе магазина с типом «Излишки/недостача при поставке».

1. Все перемещения товара должны быть, по возможности, осуществлены совместно с плановой поставкой товара.
2. В случае прихода машины в согласованную дату\время для отгрузки возвратного товара по подтверждённой заявке, и невозможности её отгрузки (например, не собран товар), сотрудник магазина ставит соответствующие отметки в документах перевозчика (путевой лист, ТТН).

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 5.5.6. Выявление расхождений при приеме товара

· 5.5.1. Прием поставок

· Территориальный отдел мерчендайзинга

· Приложение№5. К процедуре отправки товара

5.5.5. Бракованный товар

1. Цель

Обеспечить надлежащее оформление бракованного товара, точное ведение товарной документации и своевременное пополнение ассортимента.

Преимущества:

· Учет бракованного товара.

· Точные данные о товарных остатках.

· Выявление продукции низкого качества.

2. Политика

1. Только директор магазина определяет, является ли дефект товара производственным.

2. Если брак является незначительным или может быть устранен покупателем, директор магазина может предложить данный товар покупателю по сниженной стоимости (со скидкой 5- 30%).

3. Только уполномоченные на списание товаров в системе магазина сотрудники имеют права осуществлять перераспределение расходов (списание товаров в системе магазина) в отношении бракованного товара. (5.5.7. Перераспределение расходов).

3. Процедура

Дата добавления: 2015-07-16