Действия директора магазина при отключении электроэнергии в магазине

1. Зафиксировать в Акте об отключении э/энергии (Приложение№12), при этом следует учитывать:

o Акт подписывается директором магазина, а также 2-3 свидетелями: покупателями или сотрудниками магазинов, находящихся рядом (в соседних зданиях (только не в соседних помещениях)).

o В Акте обязательно указать паспортные данные свидетелей.

o В случае если отключение э/энергии длится более 1 (одного) дня (либо отключение э/энергии происходит периодически (несколько раз) в течение дня) необходимо составлять Акт ежедневно/каждый раз.

2. Желательно пригласить представителя Арендодателя для подписания Акта (в Акте указать его должность, ФИО), в случае если он отказывается от подписания – в Акте делается об этом запись (перед подписями свидетелей): «Представитель Арендодателя от подписи отказался».

1. Срочно направить Запрос (Приложение№12) в энергоснабжающую организацию, осуществляющую поставку э/энергии в здание (с целью узнать проводилось ли плановое отключение э/энергии в помещении в указанный промежуток времени), при этом следует учитывать:

o Запрос делается в двух экземплярах, один экземпляр передается в снабжающую организацию, второй остается у директора магазина (на нем представитель снабжающей организации должен указать в вашем присутствии входящий номер, дату поступления письма, свою подпись (с расшифровкой) и поставить печать).

o При передаче Запроса необходимо уточнить, когда будет готов ответ и контактный телефон для связи, при этом директору магазина необходимо каждый день звонить по указанному номеру и уточнять, готов ли ответ и когда его можно забрать.

1. Срочно вызвать электрика, при этом следует:

o Составить Акт осмотра э/сетей и э/оборудования в помещении (Приложение№12).

o В случае если отключение длится более одного дня – ежедневно вызывать электрика и фиксировать состояние э/сетей и э/оборудования в Актах.

1. Вызвать полицию (желательно), мотивируя это тем, что в магазине отключились все э/приборы, оборудование, сигнализация, при этом, необходимо взять у сотрудников полиции документы, подтверждающие их нахождение в Помещении магазина и отсутствие в это время э/снабжения в данном помещении (если сотрудники полиции не смогут предоставить какие-либо документы, директор магазина обязан самостоятельно составить Акт по любой из предложенных форм в Приложении№12, в котором необходимо указать должность и звание сотрудников полиции и попросить их подписаться в Акте.
2. Поставить в известность координатора/юриста отдела правового сопровождения сделок с недвижимостью о факте отключения э/энергии в помещении магазина с целью дальнейшей подготовки претензии Арендодателю
3. Для избегания потери или искажения данных о продажах и товародвижении магазина, при отключении электроэнергии в магазине, незамедлительно корректно завершить работу компьютеров подключенных к источникам бесперебойного питания. Время работы ПК от блока бесперебойного питания возможно не более 10 минут.

4. Частота По требованию

5. Ответственность:

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина,

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ, отдел эксплуатации

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· Приложение№11. Действия при возникновении чрезвычайных ситуаций

· Приложение№12. Отключение электроэнергии

Инструкция по действиям в чрезвычайных ситуациях для сотрудников ИОТ 10-11

5.2.2. Адаптация новых сотрудников

1. Цель

Сделать адаптацию персонала неотъемлемой частью схемы рабочей недели, обеспечить качественное введениеи в должность нового сотрудника, позволяющее ему начать приносить коммерческую прибыль компании в кратчайшие сроки.

Преимущества:

· Стандартизированный и согласованный с Отделом по персоналу подход по введению в должность новых сотрудников.

· Прозрачность ожиданий от должности для новых сотрудников.

· Сокращение времени на оптимизацию эффективности новых сотрудников.

· Высокий уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников магазина.

2. Политика

1. Директор магазина несет ответственность за:

o Проведение всей необходимой подготовки документов до наступления первого рабочего дня нового сотрудника,

o Качественное проведение программы адаптации Fast Track

o Подписание всех необходимых документов новым сотрудником магазина перед вступлением в исполнение своих трудовых обязанностей:

- Трудового договора,

- Должностной инструкции,

- Договора коллективной материальной ответственности,

- Договора полной индивидуальной материальной ответственности (в случае наличия допуска к ответственности за материальное имущество компании),

- Листы ознакомления с действующими политиками компании, в том числе с настоящим Руководством,

- Журналы инструктажей по охране труда, пожарной безопасности и вводному инструктажу по охране труда.

- Другие документы, указанные в разделе 5.2.10.

3. Процедура

1. Директор/менеджер магазина выход нового сотрудника таким образом, чтобы первый рабочий день не приходился на субботу, воскресенье, праздничные дни или выходные дни директора/менеджера. Предпочтительно спланировать первый рабочий день нового сотрудника на четверг.
2. За 1 рабочий день до даты выхода сотрудника на работу, направьте данные для оформления сотрудника в отдел по персоналу (5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение).)
3. Директор/менеджер магазина составляет график проведения программы адаптации нового сотрудника Fast Track, учитывая следующие принципы:

- 1ий и 3ий дни обучения проводит исключительно Директор/менеджер магазина;

- последующие дни обучения должны строиться согласно рабочему графику сотрудника;

- совмещать несколько дней обучения в один запрещено.

1. График обучения нового сотрудника необходимо разместить на доску персонала, чтобы новый сотрудник сам понимал, в какие дни он будет обучаться, и какая тема будет следующая.
2. В день выхода на работу ознакомьте нового сотрудника со всеми локальными нормативными актами Компании и подпишите необходимые документы (5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)).))
3. Трехдневная программа обучения Fast Track включает в себя: знакомство с магазином, введение в должность, знакомство с мотивационной схемой, объяснение принципов карьерного роста.
4. В первые 2-3 недели новый сотрудник проходит обязательную программу обучения на дистанционном портале обучения, включающую прохождение продуктовых и функциональных курсов.
5. По итогам первых 14 рабочих дней директор/менеджер магазина оценивает качество процесса адаптации нового сотрудника, проводя устный экзамен. Директор/менеджер магазина может воспользоваться базой вопросов на портале обучения, которая поможет провести оценку знаний нового сотрудника, дать обратную связь и рекомендации к дальнейшему обучению.

9. С первого дня работы Директор/менеджер магазина или ответственный сотрудник проводит для нового сотрудника Фокус дня (ежедневное обучение на рабочем месте)

1. До окончания срока ученичества Директор/менеджер магазина обязан проконтролировать прохождение Учеником функционального тестирования. Тест необходимо выбирать в соответствии с будущей должностью. Тест считается пройденным, если набрано 80% и более.

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор/менеджер магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ

6. Приложение

Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:

· SHINE –– Fast Track

· SHINE –– Фокус Дня

· SHINE –– Книга розничных мотиваций

· SHINE –– Обязательная программа обучения и развития

· SHINE - Тестирование при переходе на должность 5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)

· 1.1.91. Здоровье и безопасность

· Приложение№43. Инструкция по работе с системой Time Keeping

5.3.1. Изъятие денежных средств

1. Цель

Обеспечить безопасность сотрудников магазина, не допустить превышения лимитов наличности в кассе.

Преимущества:

· Снижение риска внутренних и внешних недостач денежных средств.

2. Политика

· Превышение установленного лимита наличности в кассе в любой момент времени не допускается.

· Только директор магазина/ответственные сотрудники магазина, в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией обслуживающие ККМ, допускаются к проведению процесса изъятия наличных средств из кассы в течение рабочего дня.

· При операции изъятия наличных средств из кассы должны всегда присутствовать два сотрудника магазина, одним из которых является директор магазина/ответственный сотрудник магазина.

· Работник компании, обнаруживший в любой момент времени излишки/недостачу в сейфе/кассе магазина обязан незамедлительно сообщить о данном факте директору магазина/ответственному сотруднику, ТОМу, и ответственному сотруднику в том числе в момент обнаружения обеспечить составление Акта инвентаризации денежных средств (Приложение№4).

3. Процедура

1. В целях безопасности в течение рабочей смены с каждого кассового аппарата производится не менее трех изъятий денежных средств, которые после изъятия подлежат хранению в сейфе. Директор магазина обязан выставить ограничение на хранение наличности в ККМ в системе 1C:Предприятие, которое должно быть:

- не более чем 300 000 тенге для магазинов с годовым торговым планом более 450 000 000 тенге,

- не более чем 200 000 тенге для магазинов с годовым торговым планом от 150 000 000 тенге до 450 000 000 тенге

- не более чем 100 000 тенге для магазинов с годовым торговым планом до 150 000 000 тенге.

2. Каждый оригинал чека изъятия должен быть подписан директором магазина/ответственным сотрудником магазина, осуществившим транзакцию в момент осуществления изъятия средств из кассы магазина. На чеках изъятий дополнительно должна присутствовать роспись ответственного за изъятия со всех касс магазина в данный день.

3. При каждом изъятии наличных средств из кассы необходимо переносить денежные средства в сейф скрытно, чтобы исключить визуальный контакт посетителей.

4. После доставки денежных средств в офис директора, и перед вложение денежных средств в сейф, директора магазина/ответственный сотрудник обязан провести повторный пересчёт и убедиться в отсутствии расхождений (для пересчёта денежных средств может быть использована специализированная счетная денежная машинка, при этом пересчитывать денежные средства необходимо не менее двух раз).

5. При пересчёте суммы изъятия в офисе директора дверь должна быть закрыта на ключ или кодовый замок.

6. Все денежные средства, изымаемые директором/ответственным сотрудником магазина из кассы/касс магазина, должны помещаться в сейф.

7. Закрытие кассовой смены в системе магазина должно выполняться ежедневно до 23:50 по местному времени работы магазина.

8. В течение рабочего дня каждая смена ответственных сотрудников на кассе/кассах магазина должна отражаться в Журнале кассира (Приложение №14. Смена кассира в течение дня).[AM25]

4. Частота по требованию, по достижению лимита наличных средств в кассе

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов, отдел бухгалтерии

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· Закрытие кассовой смены

· SHINE

· Приложение№4. Акт инвентаризации денежных средств

· Приложение№14. Смена кассиров в течение дня

5.3.2. Запас наличных средств магазина

1. Цель

Обеспечить ведение отчетности о движении денежных средств и наличие у магазина достаточного объема средств для размена в ходе кассовых операций с учетом величины установленного внутреннего контрольного кассового лимита, определяемого отделом бухгалтерии/сотрудником отдела по безопасности и защите активов.[AM26]

Преимущества:

· Высокое качество обслуживания покупателей посредством возможности непрерывного проведения торговых операций.

· Упрощение процесса обслуживания покупателей для сотрудников магазина, путем обеспечения достаточного количества разменных денежных средств.

· Соблюдение внутренних контрольных кассовых лимитов позволяет минимизировать затраты на инкассацию и снизить риск кражи денежных средств из магазинов компании.[AM27]

2. Политика

1. Директор магазина несет ответственность за поддержание разменных денежных средств в магазине на достаточном для ежедневной торговли уровне, а также за соблюдение внутренних контрольных кассовых лимитов.

2. Директор магазина / ответственный сотрудник магазина должен ознакомить всех сотрудников магазина, допущенных к работе на кассе с внутренним контрольно- кассовым лимитом магазина

3. Расчет внутренних контрольных кассовых лимитов в магазинах производится отделом бухгалтерии/сотрудником отдела по безопасности и защите активов и доводится до сведения магазинов компании отдельным Приказом.

4. Запросы на изменение внутренних контрольных кассовых лимитов и времени инкассации, а также вопросы по соблюдению лимитов минимальных сумм сдачи инкассации необходимо отправлять на электронный адрес ответственного бухгалтера. При этом, в запросе необходимо указывать LDP/SAP-номер магазина, и фактическое время заезда инкассации.

5. Обо всех случаях превышения внутренних контрольных кассовых лимитов директор магазина/ответственный сотрудник обязан отправлять электронное письмо на почтовый ящик ответственного бухгалтера/сотрудника отдела по безопасности и защите активов с указанием LDP/SAP-номер магазина, размера и причин превышения лимита до 12-00 дня, следующего за отчетным.[AM28]

3. Процедура

1. Действия директора и процесс описаны в Политике по тексту выше.

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина, ЛОМ

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ, Отдел финансов

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 1.3.2. Закрытие кассовой смены

· 1.3.3. Сдача инкассации и банковские операции

· Приложение№7. Разные документы

· Приказ (кассовые лимиты)

5.3.3. Фальшивые деньги

1. Цель

Обеспечить получение подлинных денежных знаков от покупателей.

Преимущества:

· Исключение ситуации по возникновению недостачи денежных средств.

2. Политика

1. Директор магазина обязан убедиться в том, что все сотрудники магазина, имеющие доступ к кассе и уполномоченные осуществлять кассовые операции в соответствии с должностной инструкцией, прошли обучение по работе со всеми доступными способами оплаты.

2. Каждая банкнота достоинством 5000 тенге и 10000 тенге подлежит обязательной проверке при получении от покупателей.

3. Если магазин оснащен детектором валют для проверки подлинности денежных знаков, его следует использовать при каждом получении банкнот вышеназванного достоинства. В этом случае директор магазина несет ответственность за надлежащее использование данного оборудования и обеспечение требуемых правил проверки купюр при получении денежных средств от покупателей.

4. Директор магазина несет ответственность за поддержание оборудования для проверки денежных знаков в исправном состоянии. Ремонт детектора валют должен выполняться в кратчайшие сроки.

1. С целью предотвращения мошенничества (в том числе получения фальшивых банкнот) работникам магазина запрещено разменивать покупателям деньги.

3. Процедура

1. В ходе проверки банкноты необходимо выполнять проверку банкнот минимум на три признака подлинности.

2. Подробную информацию по проверке и способах защиты купюр Национального Банка Республики Казахстан можно получить в Приложении№40.

1. К материальной ответственности за выявленную недостачу (при выявлении поддельных купюр) в том числе в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессах расчётно-кассовых операций и сдачи инкассации, и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости только на основании результатов расследования в соответствии Регламентом привлечения сотрудников ТОО «АДИДАС» к дисциплинарной и материальной ответственности, а также в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

o В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан в день обнаружения недостачи проинформировать об этом по электронной почте ответственного сотрудника отдела бухгалтерии с копией ТОМу и ответственному сотруднику для определения возможности списания за счет средств компании.

1. Списание суммы поддельных банкнот за счет компании возможно только в случае наличия в магазине работающих детекторов валют, отличных от моделей DORS 1200 и DoCash DVM BIG, а также детекторов других моделей, обладающих аналогичными техническими возможностями.
2. Списание не производится, если в магазине на момент принятия фальшивых денежных средств, отсутствовали исправные детекторы.
3. В случае принятия решения о списании суммы поддельных купюр за счет средств компании, в магазине в кратчайшие сроки (но не более 30 календарных дней) в обязательном порядке должна быть установлена одна из моделей детекторов, указанных в настоящем Руководстве выше.
4. В случае наличия оснований на списание суммы поддельных купюр за счет средств компании, Директор магазина в течение 3 (трех) дней после получения информации о выявлении поддельных купюр, посредством электронной почты, обеспечивает предоставление ответственному сотруднику отдела бухгалтерии и ответственному:

o фотографии акта из банка, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание о высокой степени подделки выявленных купюр, а также о том, что подделка такого качества не может быть выявлена на оборудовании магазина (наименования оборудования);

o талона-уведомления о заведении уголовного дела/иного документа, подтверждающего факт заведения уголовного дела по факту выявления подделок;

o фотографии служебной записки о необходимости списания средств от ТОМа.

8. Ответственный сотрудник перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с ответственным сотрудником отдела бухглтерии решение о списании суммы.

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина, ЛОМ

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· Приложение№40.Описание признаков подлинности банкнот Национального Банка Республики Казахстан

· Приложение№16. К процедуре оформления взысканий

Регламент привлечения сотрудников ТОО «АДИДАС» к дисциплинарной и материальной ответственности

5.4.1. Скидка для сотрудников

1. Цель

Обеспечить корректное применение скидок сотрудников в магазинах компании.

Преимущества:

· Уменьшение количества ошибок и снижение уровня махинаций.

· Единый стандарт процессов, связанных с предоставлением скидок для сотрудников, в рамках компании.

· Удобная процедура приобретения товаров сотрудниками магазина.

2. Политика

1. Каждому сотруднику розничного магазина, отработавшему в штате более 30 дней, и для сотрудников алматинского офиса более 3 месяцев изготавливается личная дисконтная карта сотрудника компании (в данный период не включается срок изготовления карты, срок доставки в магазин и прочие незапланированные сроки). В случае если сотруднику карта не была выдана по истечении двух месяцев с даты принятия данного сотрудника в штат Компании, то данный сотрудник обязан незамедлительно проинформировать о данном факте ответственного сотрудника и своего ТОМа.

2. Каждому сотруднику выдается пластиковая дисконтная карта с установленным лимитом покупки по состоянию на текущий период. Если сотрудник был принят на работу не с начала года, он не имеет право на установление полного годового лимита.

1. Магазины, в которых действует дисконтная карта сотрудника, определяются по совместному решению Исполнительного директора, старшего координатора отдела розничных продаж и Менеджера группы розничного аудита московского офиса. Актуальный список магазинов, в которых действует дисконтная карта сотрудника компании, отражен в Приложении№28 данной Политики, а так же обновляется не реже одного раза в месяц на внутреннем портале компании A-live по ссылке: https://a-live.adidas-group.com/corporateinfocenter/Russia/Lists/Stores%20Kazakhstan/AllItems.aspx.
2. Состав магазинов, где действуют карты сотрудников Компании может быть изменен централизованно отдельным Приказом Исполнительного директора.[AM29]

5. При изменении состава магазинов, уполномоченных предоставлять скидку по дисконтной карте сотрудника, информирование о произошедших изменениях осуществляется Службой поддержки розничных магазинов ([e-mail]).

6. Каждый сотрудник несет ответственность за соблюдение своего персонального лимита на дисконтной карте сотрудника, при этом, сотрудники должны учитывать, что возможно несвоевременное обновление информации об актуальных лимитах по картам в системе магазина/других информационных системах.

7. Устанавливается разный годовой совокупный лимит покупки для следующих групп сотрудников (в тенге, в розничных ценах):

o лимит $8 000:

- Сотрудники офиса занимающие грейды M2 и M3.

o лимит $7 000:

- Сотрудники офиса занимающие грейды M4, P1 и P2, директора магазинов

o лимит $4 000:

- Сотрудники офиса занимающие грейды P3 и P4, все административные сотрудники магазина (Заместители директоров по товару и мерчендайзингу, Администраторы)

o лимит $2 000:

- Все линейные сотрудники магазинов (за исключением административных сотрудников магазина).

8. В случае проведения акций, когда процент скидки по дисконтным картам сотрудников увеличивается до 45%, а лимит покупки увеличивается, держатели дисконтных карт обязаны самостоятельно отслеживать динамику расходования лимитов их карт, в том числе с учетом того, что информация в системе магазина может обновляться несвоевременно.

9. Если по итогам акции увеличения корпоративной скидки на собственную продукцию компании до 45% держатель дисконтной карты превышает лимит покупок по установленному лимиту, к такому сотруднику применяются следующие санкции:

o при превышении лимита на сумму менее 100$, сумма лимита следующего начисления уменьшается на сумму превышения;

o при превышении лимита на сумму более 100$, сотрудник на один год лишается права пользоваться дисконтной картой.

Процедура назначения/изменения лимита покупки по дисконтной карте сотрудника

1. Приобретение продукции компании со скидкой допустимо в рамках лимита. Если сотрудник был принят на работу не с начала года, он не имеет право на установление полного годового лимита. В таком случае лимит рассчитывается пропорционально времени работы. Для учета используется календарный год.
2. Для сотрудников, являющихся работниками компании с начала года:

a) Лимиты для грейдов М3-S2 начисляется 1 раз в год – не позднее 10 января, ежегодно;

b) Лимиты для остальных грейдов и сотрудников Компании начисляется три раза в год по следующей схеме:

- не позднее 1 января – 50% от размера годового лимита;

- не позднее 1 июля – 25% от размера годового лимита;

- не позднее 1 октября – оставшиеся 25% от размера годового лимита

3. В случае если сотрудник принимается на работу не сначала года, он получает лимит покупок в соответствии с правилами:

o Сотрудники, принятые на работу в первом квартале года получают стартовый лимит покупок равный 1/4 годового лимита с момента приема на работу. Совокупный годовой лимит для 1-го года работы не превышает 3/4 годового лимита, предусмотренного для данной должности.

o Сотрудники, принятые на работу во втором квартале года получают стартовый лимит покупок равный 1/4 годового лимита с момента приема на работу. Совокупный годовой лимит для 1-го года работы не превышает 1/2 годового лимита, предусмотренного для данной должности.

o Сотрудники, принятые на работу в третьем квартале года получают для 1-го года работы лимит покупок равный 1/4 годового лимита, предусмотренного для данной должности.

o Сотрудники, принятые на работу в четвертом квартале года получают лимит покупок со следующего года.

4. В случае если сотрудник переводится на должность с другим грейдом, он получает новый лимит на новый интервал времени по правилам, установленным настоящим Руководством.

3. Процедура

1. Запрещено директорам в магазинах, которые авторизованы предоставлять скидку по карте сотрудника, приобретать товар с использованием своей личной скидочной картой. Данный запрет так же распространяется при условии передачи личной карты директора другому лицу. В качестве исключений допустимо использование собственной дисконтной карты директорами в магазинах, которые отвечают следующему условию:

o магазин является единственным авторизованным на предоставление скидки магазином данной концепции и бренда в городе.

1. При каждой операции по кассе с применением скидки по карте сотрудника должен присутствовать Директор магазина/сотрудник его замещающий, который после совершения операции обязан подписать чек продажи и передать его покупателю.

3. Сотрудникам запрещено использовать собственные дисконтные карты, карты постоянных покупателей и любые другие виды скидок в магазинах компании с целью получения личной материальной выгоды.

4. Директор магазина должен на ежедневной основе проверять отчет о скидках на предмет предоставления скидок по картам сотрдников, после чего ставить подпись на отчете, подтверждая факт присуствия при каждой операции продажи товара с использование дисконтных карт сотрудников компании.

5. Осуществление продажи товара с использованием карт сотрудников при несоблюдении условий настоящего Руководства запрещено.

6. Скидки по дисконтным картам действуют в период распродаж (т.е. скидка по дисконтной карте применяется к сниженной стоимости товара).

7. Дисконтные карты сотрудников компании не могут использоваться для покупки подарочных карт.

8. При оплате товара авансовой (подарочной) картой запрещено предоставление скидки по карте сотрудника.

9. Скидка предоставляется владельцу дисконтной карты и тем лицам, кому владелец доверил право пользования картой. При предъявлении дисконтной карты сотрудника устанавливать принадлежность карты клиенту не требуется.[AM30]

10. Владельцам дисконтных карт сотрудника компании запрещается оставлять дисконтные карты в розничных магазинах (в том числе в сейфе, кассовом ящике) во избежание несанкционированного использования третьими лицами. Сотрудник во время проведения проверки вправе изъять дисконтную карту сотрудника и инициировать блокировку дисконтной карты на срок от 2 (двух) календарных месяцев и более, в случае ее обнаружения в местах доступа для сотрудников магазина (кассовый стол, денежный ящик и т.д.).

11. В случае утери или появления возможности пользования картой третьими лицами, владельцу следует сообщить об этом Специалисту по администрированию льгот отдела по персоналу.

12. При продаже товара со скидкой дисконтная карта должна обязательно прокатываться, при этом скидка автоматически рассчитывается и попадает в чек. Осуществление продажи без прокатки карты запрещено.

13. Если осуществляется возврат ранее купленного товара с использование дисконтной карты сотрудника компании, необходимо выполнить условие возврата и обмена (5.0.1. Политика возвратов и обмена).

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

6. Контроль: Исполнительный директор, ТОМ, Отдел по персоналу, Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 1.3.2. Закрытие кассовой смены

· 5.0.1 Политика возвратов и обмена

· Территориальный бюджет скидки для каждого сотрудника на фискальный год

· SHINE

· Приложение№28. Действие скидок сотрудников в розничных магазинах

5.5.1. Прием поставок

1. Цель

Обеспечить корректный учет складских остатков магазина, правильное оформление поступающего товара, своевременное выявление расхождений и выставление товара на реализацию.

Преимущества:

· Корректный учет складских остатков.

· Выявление расхождений при поставках товара.

· Своевременное представление товара в торговом зале.

2. Политика

1. Приемку товара вправе осуществлять только сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и имеющий доверенность от компании на осуществление приемки товара (в большинстве случаев это Кладовщик), а в его отсутствие любой уполномоченный директором магазина или ТОМом сотрудник магазина – далее ответственный за приемку товара сотрудник. Директор магазина обязан обеспечить наличие действующих доверенностей на право осуществления приемки товара у всех сотрудников магазина, фактически осуществляющих приемку товара.

2. Для получения доверенности на приемку товара, директор магазина должен обратиться к Региональному специалисту группы розничного администрирования.

3. Приемка товара со стороны магазина должна подтверждаться наличием соответствующих отметок о принятии товара в товарно-транспортных документах (подпись, расшифровка подписи, указание должности и печать магазина). Со стороны перевозчика передача товара/грузовых мест (ГМ) сотрудникам магазина должна подтверждаться наличием подписи водителя в соответствующих товарно-транспортных документах.

4. В процессе физической приемки товара, а также до/во время/ после подписания соответствующих товарно-транспортных документов директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику запрещено оставлять товар без контроля (во избежание возникновения фактов умышленной порчи/кражи товара водителем/третьими лицами).

5. В случае выявления в процессе приемки товара фактов повреждения грузовых мест, тента и наличия других признаков потенциальной внутритарной недостачи, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан сфотографировать все повреждения, которые могут быть причинами недостачи (разрезанный тент машины, щели и отверстия в кузове, открытые короба, короба, проклеенные прозрачным скотчем и т.д.), а также сфотографировать номер пломбы и автомобиля, и действовать в соответствии с настоящим Руководством (5.5.6. Выявление расхождений при приеме товара).

6. В случае если поставка товара была осуществлена из другого магазина, директор магазина-получателя в день приемки товара от транспортной компании в обязательном порядке посредством отправки электронной заявки (в заявке указывается дата прибытия товара) уведомляет магазин-отправитель о факте доставки товара.

7. Процесс приемки товара в магазине из другого магазина/Центра Дистрибуции компании должен осуществляться только с использованием загруженных в систему магазина электронных накладных на поставку товара.

8. В исключительных случаях допускается приемка товара в магазине, в котором установлена система 1С:Предприятие, без использования электронных накладных (ЭН) только после получения письменного подтверждения посредствам электронной почты от ответственного сотрудника бухгалтерии. В остальных случаях приемка товара в магазине без использования электронных накладных (ЭН) не допускается.

9. Представление товара в торговом зале без проведения поставки товара по системе магазина запрещено.[AM31]

10. Директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник концептуального магазина обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в системе магазина, и в течение 3 часов с момента учета товара в вышеуказанной системе обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале.

11. Директор магазина /ответственный за приемку товара сотрудник дисконт-центра обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в системе магазина и в течение 3 часов с момента учета товара в вышеуказанной системе обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале.

12. Для своевременного представления товара в торговом зале необходимо использовать функциональную возможность информационной системы магазина, при этом, приоритет для представления товара в торгово зале отдается артикулярным нулям, после чего недостающим размерам уже представленного товара.

13. Количество учтенного товара должно в точности совпадать с количеством товара в соответствующих ТТН.

14. Учтенные документы в системе магазина должны быть выгружены директором магазина в офисную бухгалтерскую систему вечером того дня, в котором был произведен их учет. Выгрузка документов проходит автоматически при выполнении операции закрытия смены.

15. В случае невозможности учета поставки в установленные сроки, в день фактического поступления товара в магазин директор магазина обязан запросить у сотрудника отдела бухгалтерии подтверждение о возможности учета поставки магазином в течение ближайших 4 (четырех) дней.

16. Без специального указания сотрудников отдела маркетинга, сотрудникам магазина запрещено создавать и учитывать в системе магазина Приходные накладные на оборудование и POS-материалы, неподлежащие реализации.

17. Каждая учтенная накладная должна содержать фамилию сотрудника, осуществлявшего пересчет товара и ответственного за его приемку в специальном разделе соответствующей накладной системы магазина.

18. Каждая Приходная накладная товарного отчета магазина – получателя, должна быть скреплена с соответствующей ТТН на данную поставку и должна соответствовать ей по перечню артикулов, количеству товаров и их размерам.

19. В зависимости от объема поставки директор магазина обязан обеспечить разгрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки):

o в течение 1 часа (до 100 коробов);

o в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов);

o в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов);

o в течение 4 часов (свыше 300 коробов).

20. Простоем транспортного средства будет являться увеличение времени разгрузки товара, указанного выше. В любом случае, в транспортном разделе ТТН, необходимо указать даты и время прибытия и убытия машины.

21. В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), компания может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией.

22. В случае невозможности принять товар по причине отсутствия свободного места, отсутствия персонала для разгрузки и т.п., ответственный сотрудник магазина должен получить разрешение на отказ от приема товара у Менеджера по упаревлению розничной сетью, связаться с группой репленишмента, что бы получить новое направление отправки груза (другой магазин или склад), оповестить сотгрудников транспортной группы письмом (контакты указаны в уведомлении), и сделать полный приход груза и полный расход на указанный адрес. Если этого не сделать, то груз будет числиться в транзите и может быть потерян.

3. Процедура

Проверка товарно-транспортных документов

1. До осуществления фактической приемки/передачи товара директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в осуществлении загрузки соответствующей Электронной накладной в системе магазина. Если данная Электронная накладная отсутствует, необходимо принять товар от водителя по ТТН, сразу после чего:

o Если поставка пришла с Центрального / аутсортингового склада (СВХ) / из другого магазина, в магазин, в котором установлена система 1С:Предприятие - директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан повторно загрузить Электронную накладную соответствующего номера c внутреннего Интернет- портала - http://rumosemvm03.emea.adsint.biz/Inventor/inventor/

o Если на Интернет - портале требуемая Электронная накладная отсутствует, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан подать заявку в службу информационно-технической поддержки.

2. До осуществления фактической приемки товара директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в корректности товарно-транспортных документов. Отсутствие какого-либо из документов необходимо зафиксировать в ТТН и подтвердить подписями директор магазина/ответственного за приемку товара сотрудника и водителя.

3. В случае получения поставки товара из Центра Дистрибуции или аутсорсингового склада (СВХ) в комплект товарно-транспортных документов должны входить:

o 3 (три) экземпляра ТТН, содержащей:

- номер опечатывающей пломбы/пломб;

- общее количество и стоимость привезенного товара;

- реквизиты и название фактического перевозчика;

- общее количество коробов;

4. В случае получения поставки товара из другого магазина:

o 3 (три) экземпляра ТТН (1 (один) остаётся в магазине, 2 (два) передаются водителю), содержащей):

- номер опечатывающей пломбы/пломб;

- по-коробочный и по-артикульный перечень и стоимость привезенного товара;

- реквизиты и название фактического перевозчика;

- общее количество коробов.

5. Если прибыло автотранспортное средство с поставкой для магазина, но у водителя нет документов на данный товар, директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику необходимо немедленно связаться с менеджером по транспортной логистике, в случае их отсутствия с любым сотрудником логистики ТОО «Адидас» или ответственным сотрудником магазина-отправителя поставки (если поставка осуществлялась из магазина) и получить от него товарно-транспортные документы по факсу, а также по электронной почте уточнить количество поставляемых коробов и их содержимое (товар, рекламные материалы, оборудование). Без установления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником информации о количестве коробов в поставке, разгрузку транспортного средства осуществлять запрещается. Далее приемка поставки должна осуществляться директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником в порядке, установленным настоящим Руководством.

6. Если связаться с менеджером по транспортной логистике/в случае их отстутствия с любым другим сотрудником логистики или ответственным сотрудником магазина-отправителя поставки невозможно, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен отказаться от приемки товара до момента предоставления представителями перевозчика документов на данный товар.

Проверка внешнего состояния транспортного средства

1. До осуществления разгрузки транспортного средства директором магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен:

o осмотреть транспортное средство в целях обнаружения признаков доступа к грузу (проверить целостность тента/кузова, исправность запорных устройств, крепление люков и т.п.);

o проверить возможность доступа водителя/третьих лиц к грузу без нарушения пломбы;

o сравнить фактические номера установленных пломб на транспортном средстве и номера пломб, указанных в товарно-транспортных документах;

o сфотографировать все места повреждений кузова транспортного средства и пломбы.

2. Если в ходе осмотра директором магазина /ответственный за приемку товара сотрудник обнаружил следы доступа, потенциальные способы получения третьими лицами доступа к содержимому транспортного средства, несовпадение фактических номеров пломб и номеров пломб, указанных в товарно-транспортных документах, отсутствие пломбы на транспортном средстве, то директором магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан внести в графу “Отметки о составленных актах” транспортного раздела ТТН соответствующую информацию (например, пломба отсутствует, пломба не исправна, фактический номер пломбы №; тент кузова разрезан и т.д.).

3. В случае осуществления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), директором магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара самостоятельно опломбировать кузов транспортного средства пломбой, находящейся в конверте с товарно-транспортными документами для следующего получателя товара. Директор магазина /ответственный за приемку товара сотрудник должен проверить соответствие номера устанавливаемой пломбы номеру пломбы, указанной в ТТН следующего получателя товара. Если номер в ТТН не указан, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан самостоятельно указать в ТТН следующего получателя товара номер пломбы, устанавливаемой на транспортное средство после выгрузки товара.

4. Запрещается доверять водителю опечатывание транспортного средства. Если в конверте с товарно-транспортными документами следующего получателя пломба отсутствует, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан опломбировать транспортное средство, используя новые имеющиеся в магазине фабричные пломбы или самостоятельно изготовленные пломбы с подписью директора магазина и штампом магазина (с обязательным указанием номера), и указать в ТТН следующего получателя вид и номер пломбы.

5. В случае выявления недостачи коробов (ГМ), директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно сообщить о произошедшем факте Специалисту по планированию/Менеджеру по транспортной логистике ТОО «Адидас» путем направления электронного письма с обязательной копией на общий e-mail логистики - [e-mail][RE32]

6. В случае осуществления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), Директор/ответственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара потребовать от водителя ТТН на груз, предназначенный для других магазинов и сделать отметку о повреждении тента во всех экземплярах ТТН.

7. Все комментарии, внесенные в ТТН, а также все составленные директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником и водителем документы должны быть заверены подписями и расшифровкой подписи (ФИО) водителя и директора магазина/ответственного за приемку товара сотрудника.

Проверка состояния упаковки коробов

1. До осуществления пересчета привезенных коробов директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан проверить целостность коробов и скотча в присутствии водителя.

2. В случае обнаружения директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником следов вскрытия коробов/наличия прозрачного скотча или скотча транспортной компании, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан:

o сфотографировать поврежденные короба/короба с прозрачным скотчем или скотчем транспотной компании таким образом, чтобы повреждение короба (нарушение герметичности короба) или скотча, также складскую маркировку (восьмизначный идентификационный номер) было визуально видно на снимке;

o поартикульно пересчитать количество единиц товара, фактически находящегося в поврежденном коробе;

o сравнить фактическое количество единиц товара с количеством, указанным в товарно-транспортных документах и в случае их расхождения составить Акт расхождений по форме 2.

3. В случае отсутствия у директора магазина/ответственного за приемку товара сотрудника фотографий, подтверждающих повреждение коробов, выявленная в ходе пересчета товара недостача будет взыскана с директора магазина/ответственных за приемку товара сотрудников магазина.

4. В случае выявления в поврежденных коробах расхождения между фактическим количеством единиц товара и количеством, указанным в товарно-транспортных документах, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан:

o отразить во всех экземплярах ТТН путем внесения информации о составленном Акте расхождений (по форме 1 – в случае полнокоробочной недостачи; по форме 2 – в случае внутритарной недостачи).

o получить от водителя объяснительную записку, содержащую идентификационные данные: дату, место, номер и марку машины, время происшествия, ФИО водителя и его паспортные данные, номер вскрытой коробки, недостающее количество товара (поартикульная разбивка с привязкой к номерам коробов), причина и характер повреждений товара.

5. Директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику запрещено вскрывать короба и осуществлять поартикульный пересчет их содержимого при неповрежденной наружной упаковке короба и без предварительного фотографирования поврежденных коробов (в случае повреждения наружной упаковки короба).

6. Перенос по-артикульного приёма товара, поступившего в адрес магазина в поврежденных коробах не возможен.

Проверка количества привезенных коробов

1. При осуществлении проверки количества привезенных коробов директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен:

o осуществлять приемку коробов по складской или транспортной маркировке (в целях избежания приемки коробов, предназначенных для других магазинов);

o сверить соответствие количества фактически привезенных коробов и количества коробов, указанных в ТТН/ /Электронной накладной;

o сверить складскую маркировку привезенных коробов (восьмизначный идентификационный номер) с номерами коробов в ТТН/ /Электронной накладной;

o проверить транспортную маркировку привезенных коробов (наименование получателя, порядковые номера коробов, общее количество коробов в поставке);

2. Вышеуказанные действия позволяют директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику идентифицировать получателя каждого короба и количество коробов в партии. В случае выявления несоответствий маркировки коробов директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно сообщить об этом по электронной почте Специалисту по планированию/Менеджеру по транспортной логистике ТОО «Адидас».

Порядок и правила подписания товарно – транспортных документов

1. Все экземпляры ТТН (в случае наличия) в обязательном порядке подлежат заполнению и подписанию директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником.

2. Директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан удостовериться в том, что водитель поставил свою подпись и расшифровал её (указав ФИО) во всех необходимых графах и документах.

3. В зависимости от того, кто является отправителем товара, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен заполнять следующие документы в случае получения поставки товара из Центра Дистрибуции ООО «Адидас» или аутсорсингового склада (СВХ) ТОО «Адидас».

4. После приемки товара и составления Акта расхождений (в случае необходимости) директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен поставить в каждом экземпляре ТТН свою подпись, расшифровку подписи (ФИО), указание должности и штамп магазина, в который фактически поступила поставка:

o в графе “Груз получил грузополучатель” товарного раздела ТТН;

o в графе “Принял” транспортного раздела ТТН;

5. Директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должны проверить наличие подписи и расшифровки подписи (ФИО) водителя транспортного средства, осуществившего перевозку товара:

o в графе “Груз к перевозке принял водитель-экспедитор” товарного раздела ТТН;

o в графе “Сдал водитель - экспедитор” транспортного раздела ТТН;

6. В случае получения поставки товара из другого магазина после приемки товара и составления Акта расхождений (в случае необходимости) директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен поставить в каждом экземпляре ТТН свою подпись, расшифровку подписи (ФИО), указание должности и штамп магазина:

o в графе “Груз получил грузополучатель” товарного раздела ТТН;

o в графе “Принял” транспортного раздела ТТН.

7. Директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должны проверить наличие подписи и расшифровки подписи (ФИО) водителя транспортного средства, осуществившего перевозку товара:

o в графе “Груз к перевозке принял водитель-экспедитор” товарного раздела ТТН;

o в графе “Сдал водитель - экспедитор” транспортного раздела ТТН;

8. В обязательном порядке в графе «погрузочно-разгрузочные операции» ТТН в колонках «18» и «19» в строке «разгрузка» директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен указывать дату и время «прибытия» и «убытия» транспортного средства соответственно.

9. В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов), либо при обнаружении недостачи (порчи) товара в поврежденных (вскрытых/порванных/мокрых/с посторонними запахами) коробах директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен сделать соответствующую отметку в графе “Отметки о составленных актах” транспортного раздела ТТН о составлении Акта расхождений (указав номер и дату акта, а также поставив свою подпись и подпись водителя под данной отметкой).

10. 1 (один) экземпляр ТТН остается в магазине и подкладывается в товарный отчет, 2 (второй) и 3 (третий) экземпляры ТТН передаются водителю для последующего их предоставления в офис ТОО «Адидас».

Дата добавления: 2015-07-16