Если факт кражи установлен

1. При совершении кражи или при попытке совершения кражи товарно-материальных ценностей компании, порядок действий сотрудников магазина должен соответствовать порядку, указанному в Приложении №39.
2. Директор магазина производит учет данных о внешних кражах товара в день обнаружения таких краж, для своевременного списания недостачи товара, используя следующий тип накладной – «Излишки/недостача по инвентаризации».[RE23]
3. В случае кражи товара, если ТОМ считает, что кражу невозможно было предотвратить силами персонала, при наличии фактов подтверждающих это общей суммы результатов товарных пересчётов необходимо

o Разместить видеозапись данной кражи в папку общего доступа «I:\d_Regional_Operation\Common\Audit\Additional information\Ways of stealing» или передать ответственному сотруднику подразделения по безопасности и защите активов (по почте либо передать через сотрудника).

o Электронным письмом сообщить о данной краже ответственному сотруднику подразделения по безопасности и защите активов CIS прикрепив к письму:

- фото талона - уведомления выданного полицией (постановление на заведение или отказ в заведении уг.дела);

- расписание сотрудников, работающих в день кражи;

- служебную записку, поясняющую причины невозможности предотвращения кражи силами персонала.

- письменное подтверждение от ТОМа о невозможности предотвращения кражи товара.

4. После получения вышеперечисленных документов, ответственный сотрудник подразделения по безопасности и защите активов, даёт своё согласие \ несогласие на списание данного товара в системе магазина, с пометкой «внешняя кража», в письменном виде (посредствам электронной почты).

5. При получении положительного ответа, директор магазина формирует коррекцию к списанной ранее расходной накладной на данный товар. После чего создает расходную накладную с типом “Списание кражи”, указывая в комментарии «внешняя кража» и информирует ответственного бухгалтера о проведенном списании товара по факту кражи.[RE24]

6. Директор магазин должен донести до всего персонала о хищении товара из торгового зала. Необходимо разобрать и проанализировать ситуацию, повлекшую за собой воровство, внести коррективы в расписание и расстановку персонала по торговому залу.

4. Частота: По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина, ЛОМ

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ.

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих источниках:

· SHINE

· Приложение№39. Что делать если совершена кража

· Приложение№35. Приказ №122

5.1.4. Пароли

1. Цель

Обеспечить необходимость введения названия авторизации и пароля, для доступа в систему магазина, в том числе конфиденциальность указанных сведений.

2. Политика

1. Директор обеспечивает наличие и конфиденциальность внутренних паролей (пульт охраны, кодовые замки и др.) и паролей для всех пользователей в систему магазина (во фронте кассира и при входе в систему магазина).

2. Пароли системы магазина должны состоять не менее чем из восьми знаков для магазина, в котором установлена система 1С:Предприятие. Директор магазина должен производить смену паролей всех пользователей системы магазина (в том числе, и для входа во фронт кассира для пробития чека) не реже одного раза в месяц, а также в день увольнения или перевода ответственного сотрудника, которому ранее была известна информация об использовании тех или иных паролей в магазине.

3. Процедура

1. Подробные инструкции по установке и смене паролей указаны в руководстве пользователя системы магазина.

4. Частота По требованию

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов, Информационно-технический отдел

6. Приложение

· 5.1.3. Права доступа пользователей

5.1.5. Проведение проверки индивидуальных шкафчиков сотрудников

1. Цель

Выработать порядок проверки индивидуальных шкафов, что является необходимой мерой профилактики и выявления внутренних краж и мошенничества.

Преимущества:

· Устранение или снижение риска внутренней кражи.

· Повышение уровня доверия в коллективе магазина.

· Профессиональный подход к проверке индивидуальных шкафов сотрудников во избежание несправедливых обвинений, в случае утери или предполагаемой кражи имущества.

2. Политика

1. Здесь и в рамках текста Руководства под проверкой индивидуальных шкафчиков сотрудников понимается процедура, при которой досматриваемый сотрудник магазина добровольно показывает содержимое своего личного шкафчика.

2. Индивидуальные шкафчики предоставляются сотрудникам магазина для хранения личного имущества вне торгового зала, склада магазина в течение рабочего дня.

3. Всем сотрудникам магазина надлежит предоставлять индивидуальные шкафчики для хранения личных вещей.

4. Если свободных шкафчиков нет, личные вещи надлежит хранить в закрываемом помещении на кодовый замок или ключ, которое определяет директор магазина (подобные ситуации следует считать редким исключением).

5. Мобильные телефоны, бумажники, дамские и прочие персональные сумки запрещается выносить в торговый зал в течение рабочего дня.

6. Проведение проверки индивидуальных шкафчиков сотрудников должно проводиться директором магазина/ответственным сотрудником магазина в присутствии второго сотрудника и сотрудника, чей шкафчик подлежит проверке.

7. Перед проведением проверки директор магазина обязан получить разрешение сотрудника. Проведение проверки индивидуальных шкафчиков сотрудников должно выполняться в разное время в течение рабочего дня, в равной степени у всех сотрудников магазина. Если сотрудник магазина отказывается от проведения проверки шкафчика, директор магазина вправе вызвать полицию, сотрудники которой могут произвести обыск подозреваемого лица в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

8. Индивидуальный шкафчик каждого сотрудника должен подлежать проверке не менее одного раза в месяц, в соответствии с условием, приведенным выше.

9. Помещение, в котором размещаются индивидуальные шкафы, может использоваться только для хранения личных вещей сотрудников.

10. Запрещается хранить покупки сотрудников в подсобных помещениях магазина без подтверждающего факт покупки оригинала кассового чека продажи.

11. Приобретенный товар сотрудником должен храниться совместно с кассовым чеков в комнате директора магазина, до момента окончания рабочего дня сотрудника.

12. Запрещается хранить в помещении раздевалки персонала любой другой товар, который не был приобретен сотрудниками магазина (подтверждением чего, является обязательное наличие оригинала кассового чека продажи).

13. Проверки индивидуального шкафчика должны сопровождаться заполнением Формы проверки индивидуального шкафа сотрудника (Приложение№7. Разные документы).

3. Процедура

1. Распределите номерные индивидуальные шкафчики между сотрудниками магазина, по одному на каждого. Заполните Форму проверки индивидуального шкафа сотрудника с указанием имени и даты распределения.

2. Используйте один лист на каждого сотрудника.

3. Храните личные вещи в индивидуальных шкафчиках, не берите их с собой в торговый зал.

4. Сотрудникам в рабочее время не разрешается пользоваться мобильными или стационарными, не разрешается общаться с друзьями, родственниками, бывшими сотрудниками и т.д. по личным вопросам. Исключение составляют случаи крайней необходимости, предварительно согласованные с директором магазина/ответственным сотрудником магазина.

5. Сотрудники должны закрывать свои индивидуальные шкафчики на замок и держать ключ у себя.

4. Частота Ежедневно/еженедельно

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов,

6. Приложение

· Приложение№7. Разные документы

5.1.7. Порядок действий в экстренных ситуациях

1. Цель

Обеспечить наличие в компании надежной, практичной и экономически эффективной схемы управления в экстренных ситуациях. Эффективное и быстрое устранение инцидента, который может привести к перебою в работе магазина.

Преимущества:

· Максимально и эффективно использовать сотрудников магазина и прочие ресурсы в случае экстренных ситуациях.

· Сокращение периода простоя магазинов компании.

· Возобновление эффективной и продуктивной работы магазинов компании после сбоя и полное возмещение нанесенных убытков компании.

2. Политика

1. Планирование постоянства ведения бизнеса, направленного на предотвращение или смягчение воздействия несчастного случая или иного негативного события на бизнес в рамках компании.

3. Процедура

1. При наступлении случаев возникновения ущерба (сумма которого по предварительной оценке составляет более 50 тысяч тенге) товарно-материальных ценностей, внешней и внутренней отделки помещений магазинов компании, директор магазина обязан письменно и по телефону проинформировать ответственных ТОМа, ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов.

1. Директор магазина обеспечивает наличие внутренних телефонов сотрудников компании в доступном месте возле каждого телефона городской связи магазина, обеспечивает наличие телефонов сторонних организаций, от которых зависит поддержание работы магазина, у городского телефона, расположенного в офисе директора магазина.
2. Директор магазина должен исключить реализацию товара, который пострадал в результате чрезвычайного происшествия (т.е. невозможно вернуть товарный вид и свойства товара). Дальнейшие инструкции по хранению/перемещению и т.д. пострадавшего товара директор магазина должен получить у специалиста по работе с претензиями.

Дата добавления: 2015-07-16