Сотрудники

· Поощрение сотрудников (SHINE),

· График планового обучения,

· Актуальные премии и конкурсы,

· Стандарты форменной одежды, внешний вид, правила поведения сотрудников магазина,

· График работы на 4 недели,

· Расписание отпусков на 6 месяцев,

· Грамоты и благодарности.

4. Частота Ежедневно

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих разделах:

· 1.1.5. Ежедневный справочник руководителя

· 1.1.4. Рабочие документы руководителя

· 1.1.6. Обзор чек-листа проверки соответствия Стандартов (aRMS)

· 1.1.3. Отслеживание ежедневных продаж и KPI

· Недельная торговая цель

· 2.1.3. Отслеживание еженедельных продаж и KPI

· 2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю

· 3.4.1. Ежемесячные рекомендации по Визуальному Мерчендайзингу

· SHINE

1.3.1. Утренняя подготовка кассы

1. Цель

Обеспечить пересчет денежных средств в начале рабочего дня и убедиться в отсутствии расхождений и корректном распределении ответственности по сотрудникам магазина за кассу и сейф.

Преимущества:

· Достаточное количество наличных средств для обеспечения высокого уровня обслуживания покупателей.

· Уменьшение количества ошибок и внутренних недостач.

· Ведение корректной документации в соответствии с местным законодательством и внутренними правилами и стандартами компании.

2. Политика

1. Открытие сейфа, пересчет, подготовка денежных средств для внесения должны осуществляться в присутствии двух сотрудников, одним из которых является директор магазина или ответственный сотрудник. Допускается выполнение данного пункта настоящего Руководства одним директором или одним ответственным сотрудником магазина, но только в случае отсутсвия в момент открытия сейфа и пересчёта денежных средств второго сотрудника в магазине. Финансовые отчёты могут формироваться и использоваться только на компьютере директора магазина, установленного в офисе менеджера.

2. В процессе пересчета и подготовки наличности для внесения в кассу дверь в офис должна быть надежно закрыта на ключ или кодовый замок.

3. Работник компании, обнаруживший в любой момент времени излишки/недостачу в сейфе/кассе магазина обязан незамедлительно сообщить о данном факте директору магазина/ответственному сотруднику, ТОМу

4. Работники компании, имеющие в соответствии с их должностными обязанностями доступ к ККМ являются материально ответственными лицами. Виновное лицо (лица) возмещает причиненный ущерб в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.

5. Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя после проведения служебного расследования в соответствии с внутренними процедурами Компании. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

3. Процедура

1. Пересчёт наличных средств в сейфе должен осуществляться в начале каждого рабочего дня (включая наличность в кассе и остатка в сейфе, при необходимости). Директор магазина/ответственный сотрудник ежедневно должен заносить информацию об имеющихся в наличии денежных средствах в кассовый журнал (остаток на начало дня) и проставлять свою подпись. В случае выявления недостачи наличных денежных средств, составляется Акт инвентаризации денежных средств (по форме Приложения№4), подписываемый 3-мя сотрудниками магазина, включая директором и ответственным сотрудником магазина. Акт инвентаризации необходимо предоставить по электронной почте на имя ТОМа/ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов.[AM15]

2. В начале каждого дня директором магазина назначается ответственный сотрудник, который в течение дня будет производить изъятия со всех касс магазина и будет ответственен за хранение у себя ключа от сейфа.

3. Директор магазина обеспечивает хранение и наличие в магазине заполненных бланков Смены кассиров в течение дня (Приложение№14) за последние три полных месяца.

4. В случае если ответственному сотруднику за кассу и сейф в течение рабочего дня необходимо покинуть пределы магазина, при передаче ключа происходит сверка остатка денежных средств (в сейфе и кассах), а так же изъятия со всех касс (если превышен допустимый остаток) в присутствии второго сотрудника, принимающего на себя ответственность.

5. Информация о времени смены сотрудника, ответственного за конкретную кассу, ФИО нового ответственного сотрудника, ответственного за данную кассу, денежном остатке, имеющемся на данный момент, времени заносится в бланк Смены кассиров в течение дня.

4. Частота Ежедневно

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов, отдел бухгалтерии

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих разделах:

· 1.1.10 Сейф и его использование

· 1.1.11. Документация

· Приложение№14. Смена кассиров в течение дня

· Приложение№4. Акт инвентаризации денежных средств

1.3.2. Закрытие кассовой смены

4. Цель

Обеспечить пересчет денежных средств в конце рабочего дня и убедиться в отсутствии расхождений. Обеспечить корректность составления документации и исключить наличие ошибок при обработки всех платежей, проводимых через кассу.

Преимущества:

· Точный пересчёт наличности.

· Уменьшение количества ошибок и внутренних недостач.

· Ведение корректной документации в соответствии с местным законодательством и внутренними правилами и стандартами компании.

5. Политика

13. Ежедневное полное изъятие кассовой наличности должно производиться по окончании каждого рабочего дня.

14. Изъятие кассовой наличности по окончании каждого рабочего дня должно производиться только уполномоченными сотрудниками, имеющими в соответствии с их должностными обязанностями доступ к ККМ.

15. После проведения процесса изъятия денежные средства из всех касс необходимо перенести в офис менеджера (в сейф).

16. В процессе пересчета наличности, которая находилась в сейфе и была изъята из кассы, дверь в офис должна быть надежно закрыта на ключ или кодовый замок.

17. Запрещено производить пересчёт наличных денежных средств в торговом зале или в ином месте, кроме офиса (см. 5.3.1. Хищение наличности).

18. Пересчет всех денежных средств в конце рабочего дня должен осуществляться в присутствии двух сотрудников, одним из которых является директор магазина или ответственный сотрудник. Допускается выполнение данного пункта настоящего Руководства одним директором или одним ответственным сотрудником магазина, но только в случае отсутсвия в момент закрытия кассовой смены второго сотрудника в магазине.

19. Вся документация, генерируемая системой магазина, является собственностью компании, и не подлежит уничтожению за исключением случаев, когда на это дается соответствующее распоряжение из офиса компании.

20. Директор магазина/ответственный сотрудник несут ответственность за сохранность кассовых документов (кассовые книги, Z-отчеты, слипы терминала, чеки возвратов, чеки изъятий/внесений, 3-й экземпляр сопроводительной ведомости инкассации и др.). По факту утери кассового документа ответственное должностное лицо составляет служебную записку на имя директора магазина с указанием причин отсутствия соответствующего документа. Служебная записка визируется директором магазина и прикладывается вместо первичного документа.

21. Каждый оригинал чека внесения/изъятия, Z-отчет должен быть подписан директором магазина/ответственным сотрудником, осуществившим транзакцию. На чеках изъятий дополнительно должна присутствовать роспись ответственного сотрудника, ответственного за изъятия со всех касс магазина в данный день.

22. Директор магазина обязан ежедневно сверять равенство суммы реализации наличных и безналичных (по платежным и подарочным картам) денежных средств за день по данным Z-отчета и инкассации с терминала, с отчетом о реализации системы магазина, данными о реализации товарного отчета, данными реализации кассового отчета. Директор магазина обязан убедиться, что фактический остаток денежных средств в магазине соответствует данным кассового отчета и не превышает разрешенный остаток денежных средств. Факт соответствия подтверждается подписью в Журнале кассира - операциониста в графе «подпись Руководителя», Кассовом и Товарном отчетах.

23. Для перепроверки качества проведения сверки в магазине данных кассовых отчетов с безналичными суммами, инкассируемыми UCS и Народный банк/Казкоммерцбанк, а также наличными суммами, сданными в инкассацию, на ежедневной основе ответственные бухгалтера проводят сопоставление данных в офисной системе Navision. В случае выявления расхождений, информируют посредством электронной почты магазин и ответственного ТОМа.

24. В случае получения сообщения от Бухгалтера офиса о наличии в магазине расхождений, директор магазина обязан в течение двух дней после получения письма, исправить имеющееся в магазине расхождение, после чего проинформировать ответственного Бухгалтера об исправлении расхождения.

6. Процедура

Дата добавления: 2015-07-16