Закупки

Данный раздел охватывает все вопросы, связанные с приобретением всего необходимого для предоставления услуг, оказываемых предприятием. Приобретаться при этом могут как товары, так и услуги.

В большинстве организаций более половины расходов приходится на закупки на стороне комплектующих изделий и других ресурсов. Очевидно, что эти закупки представляют важную функцию, которая должна быть оптимизирована. Зачастую к области закупок относится привлечение на временной основе дополнительного персонала. Очевидно, что эта составляющая процесса закупок является одной из наиболее важных, поскольку необходимо, чтобы нанимаемые временные работники были достаточно компетентными.

Выбор поставщиков

Следует производить оценку потенциальных поставщиков и выбирать из их числа наиболее подходящих, в отношении которых можно быть уверенным в получении требуемых результатов. Должны быть установлены критерии выбора поставщиков в качестве основы для последующей отчетности по данному вопросу. К числу таких критериев может относиться цена поставляемой продукции, но было бы неразумным ограничиваться этим единственным критерием.

Установив подобные критерии выбора, можно будет впоследствии продолжать их использование для оценки поставщиков. Система отслеживания поставок, существующая на предприятии, должна предусматривать ведение отчетности, объективно подтверждающей обоснованность сохранения тех или иных поставщиков. Она также должна предоставлять возможность включения в отчеты отрицательного опыта взаимодействия с поставщиками в ходе предыдущих закупок. Эта система должна обеспечивать регулирование закупок на основе реальных данных об эффективности поставщиков.

Все сказанное выше относится к созданию на предприятии механизмов обратной связи, которые особенно важны в крупных компаниях, где провайдеры услуг работают на значительном удалении от сотрудников, отвечающих за закупки. Не располагая соответствующей информацией, последние могут продолжать закупать продукцию плохо работающих поставщиков.

Существует немало способов создания подобных систем, но все они обладают рядом общих особенностей.

Для их создания необходимы:

• готовность и желание сотрудников, занимающихся входным контролем закупаемых товаров, докладывать о выявляемых недостатках ответственным за снабжение;

• готовность и желание провайдеров услуг и сотрудников, занимающихся подготовительными работами, сообщать ответственным за снабжение о тех проблемах, которые они испытывают с поставляемыми по контрактам изделиями и услугами;

• готовность и желание ответственных за снабжение прислушиваться к получаемой информации и предпринимать необходимые действия на ее основе;

Вероятно, для обеспечения успешной работы необходимо привлекать к разрешению возникающих проблем с покупными изделиями тех, кто за них отвечает, т.е. поставщиков. В противном случае очень скоро предприятию придется самому за них расплачиваться. Многие компании терпят от этого убытки.

Требования к системам управления закупками изложены в подпункте 7.4.1 ИСО 9001. Стандарт по данному вопросу придерживается прагматического подхода и распространяет свои требования только на те изделия, которые оказывают существенное влияние на качество поставляемых предприятием товаров и услуг. Нет необходимости, чтобы данная система охватывала закупаемые изделия, не имеющие существенного значения. В то же время предприятие имеет право распространить ее на все закупаемые товары и услуги, если это ему выгодно.

Если предприятие нанимает временных работников, они также должны быть охвачены данной системой, поскольку их работа может оказывать критически важное влияние на конечное качество услуг компании. Этой системой должны быть также охвачены лица, привлекаемые по контрактам для обслуживания оборудования, используемого компанией в ходе предоставления услуг. Заметим, что необходимо установить критерии отбора, оценки и повторной переоценки указанных категорий работников. Должна также вестись соответствующая отчетность по данному вопросу.

Обеспечение четкости и недвусмысленности содержания заказов

При проведении закупок необходимо четко и недвусмысленно сформулировать свои требования. Должны быть установлены правила проверки продукции или услуг, которые компания намерена приобретать: К числу таких проверок могут быть, например, отнесены инспекционные посещения предприятий-поставщиков перед заключением с ними контрактов, изучение сертификатов об образовании или рекомендательных документов нанимаемых временно сотрудников.

Компания, производящая закупки, имеет также право установить любые требования к системам менеджмента, применяемым поставщиками. Например, закупая овощи для банкета, вы имеете право потребовать, чтобы они были выращены без применения минеральных удобрений, чтобы продукция фермы-поставщика соответствовала требованиям экологического стандарта ИСО 14001 или была аккредитована в качестве компании-поставщика экологически чистой продукции.

Требования к информационному обеспечению закупок установлены в подпункт 7.4.2 ИСО 9001.

В отличие от своих предыдущих редакций новый стандарт ИСО 9001:2000 не содержит специальных требований к документации, относящейся к закупкам, но это не означает, что предприятиям следует от нее отказываться. Если вы размещаете свой заказ по телефону, то содержание заказа должно быть сохранено. Иначе как вы сумеете определить, насколько правильно исполнен ваш заказ? Необходимо заранее записать заказ, и эта запись будет служит отчетом о том, что было заказано. Зачитав этот заказ поставщику по телефону, прослушав повторение приемщиком его содержание и сверив со своей записью, вы тем самым обезопасите себя и одновременно выполните требование ИСО 9001.

По условиям стандарта вы должны проверять свои требования перед тем, как сообщать их поставщикам. Иными словами, если вы передаете заказ по телефону, то следует проверить его перед тем, как набирать нужный номер.

Проверка правильности закупок

Необходимо решить, каким видам проверок желательно подвергнуть закупаемые товары и услуги. Следует также принять решения в отношении методов таких проверок. Стандарт не содержит никаких требований к методам проверки закупаемой продукции, но было бы неразумным с вашей стороны не установить определенные технические условия, определяющие эти методы. Часто подобные технические условия носят наименование "план контроля и испытаний". Этот документ устанавливает, что и как следует проверять в закупаемых товарах и услугах. Зачастую этот план используют и в качестве отчетного документа. Другой подход заключается в использовании так называемых "планов качества". Такие планы во многом подобны планам контроля и испытаний, но относятся к категории документов, регулирующих методы обеспечения качества, а не только его контроля.

План качества включает в себя планы контроля и испытаний. Кроме того, он содержит требования по пересмотру действующей у поставщика системы менеджмента качества, необходимой для выполнения требований конкретного покупателя в отношении специальной или модифицированной продукции или услуги.

Главной целью входного контроля должно быть обеспечение должной проверки закупаемых товаров и услуг. Для этого устанавливается метод или методы входного контроля.

Одним из вариантов входного контроля является проверка товаров или услуг на месте до их отгрузки покупателю. Ваши собственные потребители также имеют право проверять поставляемые вами товары на месте их производства, и вы обязаны предоставить им такую возможность. Если вы собираетесь проверять закупаемые товары или услуги у поставщика, то обязаны поставить его в известность о своих намерениях. Соответствующее требование может быть включено в заказ на поставку.

ИСО 9001 устанавливает требования к входному контролю в подпункте 7.4.3.

Дата добавления: 2015-07-20