Для вашей следующей презентации. в секции вопросов и ответов никто не проигрывает

"В секции вопросов и ответов никто не проигрывает"

Если вы отвечаете на вопросы аудитории, и кто-то постоянно донимает вас своими вопросами, вы подвергаете себя большой опасности, говоря: "Я с этим не согласен". Вы сразу почувствуете, как растет напряжение. В воздухе пахнет конфронтацией. Кто-нибудь обязательно проиграет. Если вы выигрываете, то теряете человека, задававшего вам вопросы. Это плохо.

В КОПИЛКУ

Когда вы слышите несогласный голос, внимательно прислушайтесь к нему. Слушайте человека, который вам возражает, глазами, чтобы он чувствовал, что вы серьезно относитесь к противоположному мнению. Далее, никогда не возражайте открыто. Будьте осторожны. "Позвольте мне кое-что добавить к сказанному..." или "Есть еще один фактор, который здесь следует принимать во внимание". Прямое несогласие возможно и полезно на телевизионных ток-шоу вроде "Перекрестного огня". Но в жизни гораздо лучше, чтобы никто не был проигравшим.

­ Конец страницы 217 ­

¯ Начало страницы 218 ¯

Глава 52. Что на самом деле означает "Вопросов нет..."

Только что отзвучало эхо вашего заключительного слова, где вы подвели итоги, еще раз назвали свою тему и поблагодарили всех за проявленную благосклонность. Вы закончили. По комнате прокатилась волна аплодисментов.

Вы стоите и ждете первого вопроса. Вопросов нет. Вы внимательно обводите публику выжидательным взглядом: где поднимется первая рука, когда встанет первый человек с вопросом и начнется диалог. Тишина и покой. Вопросов пет.

Вы говорите то, что все говорят в подобной неловкой ситуации: "Что ж, я полагаю, это означает, что я уже ответил на все ваши вопросы". Аудитория хихикает. Вы садитесь или выходите через боковую дверь. Что же на самом деле означает "нет вопросов"? Есть несколько интересных возможностей, но в любом случае "нет вопросов" редко означает, что публика полностью удовлетворена. Обычно это значит, что где-то что-то не так. Какие возможны варианты?

¨ Вы слишком долго рассказывали. Ваша публика сидит опустошенная, вы их подавили. У них нет сил задавать вам вопросы. Их сильнейшее желание - быстрее продвинуться к следующей презентации, сесть на поезд, найти ближайший бар или посмотреть по телевизору футбол, Они не хотят слышать ни слова более по вашей теме. И они, возможно, удавят первого же человека, который произнесет хоть что-нибудь, хоть отдаленно напоминающее вопрос.

­ Конец страницы 218 ­

¯ Начало страницы 219 ¯

¨ Где-то в своей презентации вы задели чувствительное место. Вы не хотели. Вы просто сказали что-то, от чего вся ваша аудитория от вас отвернулась. Они просто отключились.

Для того, чтобы "заморозить" аудиторию, много не нужно. Просто скажите что-нибудь "шовинистское" лиге женщин-избирательниц. Или отпустите дурацкую шутку по поводу местной футбольной команды. Ударьте по оголенному нерву, и публика забудет вашу тему и избавит вас от вопросов. (Смотри главу 44 о "Нервных окончаниях".)

¨ Ваша публика уже приняла решение отдать свой голос кому-то еще. Это случается. Вас пригласили делать презентацию, но результат был уже предрешен. Победитель уже отмечает свой успех в клубе. Когда такое происходит, вы иногда узнаете об этом позже. Не надо убиваться. Конкурентные презентации не всегда являются тем, чем кажутся.

¨ Вы так до них и не достучались. Иногда вас могут очень внимательно выслушать, но никак не могут связать вас и вашу презентацию со своей реальной жизнью. Предмет презентации остается абстрактным, далеким, теоретическим. Красноречивое повествование о "неукротимом морском льве" как символе вдохновения пропадет впустую, если вы говорите перед группой рабочих, которых только что уволили. Они будут слушать. Они будут смотреть. Они, быть может, даже будут аплодировать. Но речь не пробудит в них много вопросов.

¨ Они запутались в середине вашей презентации и не смогли собраться с силами, или у них не хватило духа, чтобы дослушать вас внимательно до конца. Когда вы закончили, они не имели ни малейшего понятия, о чем вы говорили. Смущенная аудитория редко задает вопросы. Им не хочется признавать, что ничего не поняли. Они будут просто сидеть, спокойно и тихо.

*

Иногда публика просто не задает много вопросов. На Востоке вопросы считаются формой критики, так что в "Японском клубе" вы не услышите много вопросов. Но в большинстве случаев, если публика задает вопросы, то это значит, что вы пробудили в ней достаточно интереса, чтобы возникла потребность в большем количестве информации,

"Нет вопросов" на презентации обычно означает то же, что и в суде: "Вы свободны. Вы можете идти. Мы с вами закончили".

Это не то, что хотел бы услышать человек, который надеется провести эффективную презентацию. Но теперь, по крайней мере, у вас есть несколько хороших, трудных вопросов, которые вы можете задать самому себе, когда будете готовить следующую презентацию.

­ Конец страницы 219 ­

¯ Начало страницы 220 ¯

¨ Не слишком ли она длинная? Перегруженная деталями? Не скрывает ли многословие главную мысль, которую я хочу донести? Не перенасытил ли я их головы информацией, которая им на самом деле не нужна? Не задушил ли я их?

¨ Не задеваю ли я чьих-то чувствительных мест, что может стать главнее моей темы и отвратить от меня аудиторию? Не слишком ли резко прозвучали мои слова?

¨ Может быть, предмет моей презентации абсолютно неинтересен этим людям? Не выбрал ли я тему, интересную для себя, но вызывающую у них зевоту?

¨ Если это конкурентная презентация, не выбран ли победитель заранее? (Вы ничего не можете с этим сделать, просто держите голову выше и постарайтесь сделать презентацию наилучшим образом.)

¨ Не говорю ли я на более высоком уровне, чем им нужно? Не слишком ли мое выступление теоретическое, отвлеченное? Может, это просто не на их привычном языке?

¨ Понятно ли то, что я говорю? Нет ли разрывов, неувязок в логике моих рассуждений? Не провалится ли в эти разрывы моя аудитория?

Не бойтесь задавать суровые вопросы о своей презентации, сделать ее более вызывающей для аудитории. Если вы будете задавать себе самые острые вопросы, то ваша презентация найдет широкий отклик.

­ Конец страницы 220 ­

¯ Начало страницы 221 ¯

Глава 53. Вопросы, которые любит задавать высшее руководство, и несколько советов, как выпутаться из безнадежной ситуации

Если вы делаете презентацию перед высшим начальством, особенно если это главные исполнительные руководители и (или) президенты, есть некоторые вероятные моменты, о которых вам следует знать и помнить.

¨ Высшее руководство любит задавать вопросы, которые уже задавало раньше и на которые, на самом деле, давно уже знает ответ. Почему же они спрашивают? Просто они хотят знать, знаете ли вы. Постоянно происходит оценивание сотрудников, консультантов и советников. Этот постоянный, почти автоматический процесс свойственен большинству начальников, а для оценивания очень полезно знать ответы на проверочные вопросы, что экономит уйму времени. Проверочный вопрос вовсе не значит - легкий. Это, возможно, достаточно важный для начальника вопрос, который он/она постоянно задает многим людям, чтобы лучше в нем разобраться.

Совет: Поработайте немного детективом. Расспросите помощников этого начальника, есть ли у него какой-нибудь вопрос или группа вопросов, которые в последнее время он поднимает чаще всех. Что является предметом самой большой его озабоченности? Без сомнения, вопрос, который будет вам задан, будет касаться именно этого предмета. Даже если этот вопрос поднимался и раньше.

¨ Высшее руководство любит задавать вопросы, требующие: а) запредельно широкого охвата; б) практически невозможной точности.

А. "Вы могли бы сказать, как ваша рекомендация вписывается в пятилетний стратегический план нашей корпорации?"

­ Конец страницы 221 ­

¯ Начало страницы 222 ¯

В. "Есть ли у вас помесячные расчеты сравнительных издержек от этой операции для нашего завода в Атланте? Какой план выплат по каждой установке?"

Начальники любят спрашивать: "Какие из этого следуют выводы?" Еще они любят спрашивать: "В чем здесь ключевые моменты?" Вы должны быть готовы к вопросам из обоих концов этого спектра.

¨ Вопрос может возникнуть и в совершенно непредсказуемой, но безусловно относящейся к делу области проблемы. "С чего это ваши люди вообще взяли, что покупателю есть хоть малейшее дело до того, кто изготовил сетки для овощей?" Лучшие руководители смотрят на все с точки зрения потребителя. Неплохой подход и для того, кто делает презентацию.

¨ Высшие руководители порой задумываются об очень сложных вещах, и это выражается в очень непростых вопросах, которые они могут задать. Пример: "Если бы нам пришлось анализировать нашу корпорацию в терминах корпоративной самоидентификации до и после слияния, какую часть наших расходов на коммуникации необходимо было бы выделить на то, чтобы устранить беспорядок, который, как я сильно подозреваю, существует?"

Ничего себе вопросик. Гипотетическая ситуация требует делать достаточно проблематичные предположения. Вот хорошая пригоршня советов, как отвечать на такие хитрые вопросы.

1. Попросите повторить вопрос, чтобы быть до конца уверенным, что вы все правильно поняли. (Когда вопрос повторяется, он может быть сформулирован проще и понятнее. Но может и переместиться акцент или даже измениться смысл. Ваша задача - осторожно помочь начальнику до конца продумать беспокоящий его вопрос и дать ваш лучший ответ.)

2. Вы сами повторяете вопрос так, как вы его поняли (это, возможно, побудит начальника внести ясность в ваше понимание вопроса, а у вас будет больше времени обдумать свой ответ).

3. Вы можете попросить несколько минут, чтобы обдумать ответ. Вопрос может быть сразу снят.

4. Если вы в самом деле поняли вопрос, отнесите его к похожей ситуации из своего опыта. Это даст вам ответ, но в то же время не привяжет вас ни к каким конкретным действиям, пока вы не соберете побольше фактов.

Если в вашей аудитории сидит главный исполнительный директор, и этот человек - начальник для всех присутствующих, то чем скорее он задаст свой вопрос, тем лучше для вас. Это даст сигнал всем остальным, избавит их от сомнений, и все начнут присоединяться к обсуждению.

­ Конец страницы 222 ­

¯ Начало страницы 223 ¯

Глава 54. Список "лаконичных" ответов на вопросы

Предположим, вы только что сделали интересную самостоятельную презентацию для группы численностью от десяти до пятидесяти человек. Более чем вероятно, что вам будет задан ряд вопросов. Независимо от того, зададут вам вопросы или нет, вы всегда должны быть к ним готовы, потому что ВиО (Вопросы и Ответы), как это называется, - момент, когда презентация пересекается "с реальным миром". Изменяется настроение. Публика из пассивной превращается в активную и стремится преодолеть разрыв, если таковой имеется, между вашим предложением и ситуацией, в которой она находится.

Вы должны достаточно хорошо понимать, кто и какие вопросы собирается задавать, и что вы скажете в ответ. Это не всегда можно точно предсказать, но если вы предварительно изучали вашу аудиторию и рассматривали ваш предмет с ее точки зрения, вы обнаружите, что отвечать на вопросы - не только занятие, приносящее удовлетворение, но еще и определенное развлечение. Приятно, когда к вам обращаются за вашей мудростью.

Существует "развернутая форма" ответа на вопрос, когда он исходит от ответственного за сокращение затрат на заседании по обсуждению бюджета, и есть "краткая форма" - для презентаций меньшего размера, не с таким сложным предметом обсуждения.

Так как, возможно, пройдет еще некоторое время, прежде чем вас вызовут на комиссию по обсуждению бюджета, чтобы давать отчет о

­ Конец страницы 223 ­

¯ Начало страницы 224 ¯

распределении расходов вашего отдела, давайте рассмотрим краткую форму", которая поможет вам почти на любой презентации, где могут возникнуть какие-либо вопросы.

Процесс ВиО в "краткой форме"

1. Предугадайте вопросы, которые вам, скорее всего, будут заданы. Выпишите их па листке, оставляя примерно шесть незаполненных строчек между вопросами. Если вы знаете свою публику, вопросы будут придумываться очень легко. Люди спрашивают о том, что их, на их месте, в их организации больше всего волнует, о проблемах, с которыми они в данный момент сталкиваются. Менеджеры по продажам спрашивают о возможностях увеличения продаж. Директора корпораций по связям с общественностью спрашивают об имидже. Директора по персоналу спрашивают о методах подбора кадров. И все спрашивают о затратах. Если вы как следует поработали дома, вы сможете предугадать как минимум 70 процентов вопросов, которые вам на самом деле зададут. Президент Соединенных Штатов умудряется доводить эту цифру до 85 процентов. Конечно, на него работает целый штат экспертов, пытающихся уяснить, что волнует каждого корреспондента в Белом Доме в любой данный день, особенно в те дни, когда устраиваются пресс-конференции.

2. Составив список вероятных вопросов, вы должны посмотреть, сколько их у вас получилось. Если вы составили больше двадцати вопросов, ваша презентация, возможно, слишком обща или небрежна, и ее надо подправить. Быть может, вам следует ответить на некоторые из этих вопросов в основной части вашей презентации.

ЗАМЕЧАНИЕ. Процесс предугадывания вопросов - наилучший способ проверить силу вашей презентации. Вопросы, уточняющие детали, - это хорошо. Если вопрос указывает на какие-то разрывы и провалы в логике презентации, то это - плохо (ответ на такой вопрос лучше включить в основную часть выступления).

3. Когда вы свели количество предугаданных вами вопросов к нормальной величине (меньше двадцати), вернитесь назад и ответьте на каждый из них так хорошо, как только можете, - вслух, записывая на диктофон. Это не страшно. Никакого давления. Вы не читаете речь. Вы просто записываете на диктофон свои лучшие мысли по поводу вопросов, которые ожидаете услышать.

4. Теперь прослушайте внимательно свою запись. Вдумайтесь в свои собственные ответы. Впечатляет? Здесь вам снова понадобится ваш листок с вопросами. Ручкой другого цвета выпишите под каждым вопросом

­ Конец страницы 224 ­

¯ Начало страницы 225 ¯

все, что поможет вам на него ответить. Факты, относящиеся к делу. Яркие фразы. Может, даже какие-то небольшие схемки, которые помогут, вам удержать в памяти свежие мысли, которые вы хотели бы добавить к своему первоначальному ответу.

5. Пользуясь своим листком с вопросами и своими заметками (написанными после прослушивания вашей первой кассеты), ответьте на вопросы еще раз, записывая па чистую кассету. Когда вы будете слушать вторую кассету, вы заметите более сильное содержание ответов и гораздо большую уверенность в своем голосе. Если вторая кассета вас удовлетворит, используйте ее для того, чтобы ваши ответы четко отпечатались в вашей памяти. Может быть, вы прослушаете эту кассету по пути, когда будете ехать на свою презентацию, или утром перед презентацией за завтраком. Очень скоро вы будете так же спокойны насчет секции ВиО, как и по поводу основной части вашего выступления.

6. Что делать с 30 процентами вопросов, которые вы не сможете предугадать? Если вы не можете ответить сразу же, нужно так и сказать. Запишите вопрос и пообещайте задавшему его, что дадите ответ в ближайшее время. Назовите определенный срок (обычно это 24 часа). Записывая вопрос на виду у всей аудитории, вы демонстрируете человеку, который его задал, что вы тоже считаете его вопрос важным. Если у вас нет детального ответа на непредвиденный вопрос, не будет ничего плохого, если вы ответите коротко и ясно. Большинство занятых людей любят краткость. "Да" или "нет" зачастую воспринимаются гораздо лучше, чем ответ, которому не видно конца и края.

7. В самом низу своего списка вопросов напишите короткую и ясную выжимку из вашего предложения, включая "следующий шаг".

Пример: "Исследование показало, что эта компания ассоциируется со старыми, традиционными товарами, которые не имеют большой перспективы. Я предлагаю исследовать возможность и перспективы приобретения небольшой компании в сфере здравоохранения. Следующий шаг - основательный, осторожный анализ трех компаний, которые я предложил".

Всего один абзац, не больше трех предложений. Но это - сердце вашей презентации. Ваши ответы должны увязываться с этим коротеньким текстом. Используйте его, чтобы вопросы не уводили вас слишком далеко от цели вашей презентации. Главное, чтобы за всем чувствовалась ваша идея. В ВиО вы всегда должны подводить слушателей к этому кратко сформулированному изложению своей презентации.

­ Конец страницы 225 ­

¯ Начало страницы 226 ¯

Дата добавления: 2015-07-26