Глава 45. Проверьте свой темперамент - темперамент человека, проводящего презентацию

Что бы вы сделали?

1. Презентация, которую вы ведете перед исполнительным надзорным комитетом, длится уже семь минут. Все идет вроде нормально. Вдруг глава комитета встает и направляется в дальний конец комнаты. Он (или она) идет к кофейнику, наливает себе чашку кофе и начинает перебирать печенье, которое лежит на столе. Он не обращает на вашу презентацию ни малейшего внимания, и все в комнате прекрасно понимают, что "босс" не слушает вас. Как бы вы поступили?

Рекомендуемые действия. Течение вашей презентации в любом случае прервано. Если "босс" не с вами, то никто с вами не останется. Можно сказать главе комитета, что ему пришла в голову замечательная идея и что все могут пойти и налить себе чашку кофе и продолжить через пять минут.

2. Ваша презентация для десяти человек в самом разгаре. Одиннадцать утра. Открывается дверь и заходит официант (ваша встреча проходит в одном из крупных отелей города). Официант говорит, что пришел узнать, кто что будет заказывать на обед. Он вытаскивает свой блокнот для записи заказов и выжидательно смотрит. Ваши действия?

Рекомендуемые действия. Если ваша презентация близится к концу, скажите официанту, чтобы он зашел через пять минут (или через тот промежуток времени, который вам необходим. Называйте определенное время). Если он начинает возражать, не распаляйтесь. Будьте готовы объявить перерыв. Вы обнаружите, что большинство аудитории увлечено едой.

­ Конец страницы 180 ­

¯ Начало страницы 181 ¯

С ней очень трудно конкурировать, особенно если приближается время обеда.

3. Время 14.10, а ваша презентация по расписанию начинается ровно в 14.00. Все уже явились, кроме самого главного чиновника. Люди начинают волноваться. Это ваша презентация, вы - хозяин. Как бы вы поступили?

Рекомендуемые действия. Обратитесь к следующему по важности за отсутствующим официальному лицу и спросите, стоит ли вам начинать презентацию, или подождать. Говорите негромко, но так, чтобы все в комнате поняли, что происходит. Знание того, кто ответственен за принятое решение, особенно важно, если вы делаете презентацию для клиентов, покупателей или потенциальных заказчиков. Если вы тихонечко обсудили ситуацию со следующим по старшинству, решение, которое принято, принято "ими", и никто не будет сердит на вас, в том числе и когда через двадцать минут после начала ворвется, меча громы и молнии, самый главный начальник с вопросом: "Кто приказал начать собрание?"

4. Вы потихоньку приближаетесь к концу вашей презентации. Кто-то задает вопрос. Вы пытаетесь ответить. В этот момент кто-то еще вмешивается и перебивает вас. Прежде чем вы успеете что-либо сообразить, между тем, кто задал вопрос, и тем, кто вас перебил, завязывается словесная баталия. Спор разгорается сильнее и сильнее, а вы остались где-то на обочине. Ваши действия?

Рекомендуемые действия. Пусть они немного помолотят друг друга. Иногда публике просто необходимо поспорить между собой (им это приятно). Когда битва начнет угасать, вступайте в разговор и берите управление в свои руки. Будьте готовы обозначить пункты, по которым достигнуто согласие, и вернуться обратно к теме. Когда презентация немного выходит из-под контроля, бывает очень полезен юмор. Эд Розенштейн, выдающийся маркетолог-исследователь, аналитик и мастер презентаций, как-то раз упал на колени, воздел в шутливой мольбе руки к небу и воскликнул, перекрывая шум: "О, Боже, скажи, пожалуйста, в какой момент я утратил контроль?" Тогда спор прерывается дружным смехом и самое время направить группу обратно в русло вашей презентации.

5. Ваша презентация - первая после продолжительного сытного обеда. Ваша публика наелась и выпила вина. Человек в первом ряду близок к состоянию опьянения. Он явно перепил. Его невозможно заткнуть. Он постоянно вас перебивает и задает практически один и тот же вопрос. Ваши действия?

Рекомендуемые действия. Ответьте на его вопрос, сохраняя спокойствие. Каждый раз, отвечая, немного перефразируйте ответ. Ни в коем случае не смейтесь над ним. Никакого сарказма. Лучшее, что вы можете

­ Конец страницы 181 ­

¯ Начало страницы 182 ¯

сделать - продолжать отвечать на его вопросы. В конце концов, кто-нибудь из его коллег похлопает его по плечу и скажет: "Пойдем-ка выпьем по чашечке кофе". Если вы гость в чьей-то организации, пускай они сами заботятся о своих членах. Это очень важно. В ту секунду, когда начинаете дисциплинировать нарушителей спокойствия, вы теряете симпатию (и восхищение) публики, и сами становитесь обвиняемым.

6. Ваша презентация идет как по маслу, когда вдруг понимаете, что перед вами - море стеклянных глаз. Ваша публика покинула вас, и у вас нет ни малейшего представления - почему. Ваши действия?

Рекомендуемые действия. Если вы потеряли свою публику и не знаете - почему, объявите перерыв. Спросите у своих коллег об их наблюдениях, предложениях. Очевидно, что произошло резкое падение интереса к вашей презентации. Сделайте то, что напрашивается: измените что-нибудь. Измените визуальное сопровождение презентации: пусть ваша публика увидит что-то новое. Измените предмет - перейдите к следующей теме. Пусть презентацию продолжит другой человек: может быть, новое лицо и другой голос пробудит аудиторию к жизни. Самое худшее - продолжать презентацию в той же манере и на ту же тему. Ваша публика превратится в камень. Большинство выступающих обычно чувствуют, когда их аудитория погружается в мир своих мечтаний. В этом случае вам нечего терять - меняйте что-нибудь!

7. Вы на коне. Все работает прекрасно, вы показываете 16-миллиметровый фильм и отдельные кадры. Проектор издает этот ужасный звук свободно болтающейся пленки, шлепающей по металлу. Ваш аудиовидеотехник начинает что-то делать, стараясь соединить концы пленки. Он суетится, ситуация - хуже некуда. Пауза может быть долгой. Публика смотрит на вас, ждет, как вы со всем этим справитесь. Ваши действия?

Рекомендуемые действия. В этом случае очень важно знать, чего не следует делать. Вот несколько советов:

¨ Не злитесь.

¨ Не стойте просто так.

¨ Не начинайте выдавать шуточки, которые не имеют отношения к ситуации. Вот пять вещей, которые вы можете сделать:

- объявите пятиминутный перерыв и узнайте, сколько времени займет устранение неприятностей;

- можно перейти к материалу, который не требует использования сломавшегося оборудования. Возможно, пока вы его расскажете, все починят;

- откройте дискуссию или спросите, есть ли вопросы по тому, что уже рассказано. Это немножко рискованно, но, возможно, все получится, если

­ Конец страницы 182 ­

¯ Начало страницы 183 ¯

все хорошо настроены. Если нет, то, может, вам удастся разрядить обстановку;

- расскажите короткую историю, имеющую отношение к происходящему. Если вы не очень хорошо рассказываете истории, попробуйте следующее;

- скажите что-нибудь вроде этого: "У вас когда-нибудь был день, когда все, что вы пытались сделать, шло наперекосяк? Когда, независимо от того, как упорно вы пытались исправить положение, все становилось еще хуже? У меня такие дни случаются частенько. А у вас? Да-а, вот у нашего аудиовидеоинженера сегодня как раз один из таких ужасных дней. Давайте потерпим еще немного, пять минут, и покажем, что понимаем его проблемы". Эти жалобные доводы ставят людей из публики в положение человека, сидящего в аппаратной или где бы то ни было, где находится несчастный аудиовидеоинженер, и на протяжении минут пяти обстановка остается более или менее спокойной. Последний раз, когда я слышал, как докладчик использовал этот (или похожий) прием, публика не только успокоилась, но и зааплодировала.

8. Вы делаете презентацию для группы высшего руководства, людей, известных своей суровостью. Вы переходите к своему предложению, аудитория выглядит нормально. Затем, без всякого предупреждения, главный исполнительный директор встает и говорит резким сердитым голосом: "Читал я ваши материалы, по-моему, это все - явное дерьмо". В комнате нависает гробовая тишина, а главный исполнительный директор смотрит вам прямо в глаза и ждет, что вы ему на это скажете. Ваши действия?

Рекомендуемые действия. Вы не делаете того, что хотите сделать. Вы побеждаете сильное стремление схватить свои бумаги и кассеты со слайдами и гордо выйти вон. Вы смотрите ему прямо в глаза и говорите: "Что ж, достаточно откровенно. Скажите мне, в чем проблема, и, может быть, я смогу чем-нибудь вам помочь". Вы встречаете грубость готовностью помочь. Вы развеиваете враждебность, сохраняете контроль над собой и концентрируетесь на обсуждении вопросов. Если вы терпеливы и готовы помочь, а он, напротив, раздражен, то, в конце концов, кто-нибудь скажет: "Давайте это как-нибудь уладим". Возможно, вас просто испытывали. Так что относитесь к этому, как к маленькой игре, в которую нужно правильно сыграть, не расцениваете это как вызов вашему профессионализму или характеру. Спокойствие, только спокойствие. Все пройдет, и вы выйдете из этой ситуации с незапятнанной честью.

­ Конец страницы 183 ­

¯ Начало страницы 184 ¯

Глава 46. "Умерьте свой пыл!'

Вот главный закон презентации: никогда и ни за что не выходите из себя. Есть огромное количество причин, по которым этого не следует делать. Вот основные.

1. Вас, возможно, проверяют. На людей, легко выходящих из себя, спрос не велик. Если вы рассердились под мощным напором вопросов или потоком непрошенных комментариев, вас вряд ли пригласят еще раз. Человек из публики, который вас "подкалывал", возможно, проверял вашу температуру воспламенения.

2. Выступающий, вышедший из себя, будет расценен как "неуправляемый". Самоконтроль сегодня - обязательная черта характера в любых аспектах человеческого поведения. Мне все равно, министр ты или воротила с Уолл-Стрит: было бы неплохо, если бы ты себя контролировал. Дикий, неукротимый нрав вешает на вас ярлык неконтролируемой неприятности. Следовательно, вы становитесь неприкасаемым в социальном и профессиональном мире.

Не существует совершенного набора средств укрощения темперамента (которые можно было бы рассматривать, как абсолютно надежные). Поэтому примите хотя бы следующие меры предосторожности, и у вас будет все в порядке.

­ Конец страницы 184 ­

¯ Начало страницы 185 ¯

¨ Когда вы чувствуете, как накаляется ваше существо, убедите себя, что вы подвергаетесь всего лишь проверке. Повторяйте, пожалуйста, вслед за мной: "Это только проверка. Это только проверка." Представляйте себе это, как тушение огня. Колокола звонят, но вы невозмутимо движитесь к своей станции. Характеры наиболее остро реагируют тогда, когда люди осознают, что в их жизнь вторгается что-то действительно тревожное. Повторение "Это только проверка..." поможет вам соразмерно расставить все по местам.

¨ Напишите на бумаге, слово за словом, два наиболее раздражающих вас вопроса, которые вам чаще всего доводилось слышать. Запишите на магнитофон эти вопросы и свои самые лучшие ответы на них. Затем воспроизведите запись несколько раз до тех пор, пока вы сможете воспринимать все это без раздражения. Такой прием даст двойной результат: во-первых, снимет шокирующий фактор "горячих" вопросов (а у всех других "понизит температуру") и, во-вторых, поможет вам рационально строить ответы на такие вопросы, которые в обычных случаях ставят вас на грань нервных срывов.

Гнев окутывает мглой всю презентацию, и эту пелену почти невозможно снять. "Остудите его до того, как он закипит, или избавьтесь от него до того, как он вспыхнет".

­ Конец страницы 185 ­

¯ Начало страницы 186 ¯

Глава 47. "Эй, да вас собралась целая толпа!"

Большинство презентаций делается для групп от десяти до двадцати человек, собранных вокруг стола или свободно размещающихся по креслам, как в театре. Давайте сделаем относительно вас хорошее предположение.

Давайте предположим, что вы так замечательно делали презентации для групп, что вас пригласили выступить перед толпой.

Итак, что такое толпа? Прекрасный вопрос. Я всегда полагал, что группа - это любое сборище из менее чем пятидесяти человек, а толпа, соответственно, - когда людей больше, чем пятьдесят. Но давайте не будем рисковать, пользуясь произвольными определениями. Давайте четко определим, кто вы и что вам нужно сделать.

Вас пригласили выступить перед аудиторией из пятисот человек. Это, как ни посмотри, толпа. Что вам теперь, когда мы помножили вашу обычную аудиторию на пятьдесят, нужно будет делать более или менее по-другому?

Во-первых, давайте признаем, что отличия есть - в атмосфере, в наборе необходимых навыков презентации, есть и определенные ограничения в общении, которые накладывает толпа.

Когда группа относительно мала, гораздо проще начать презентацию, чем в случае толпы. Представьте себе небольшую группу как машину, двигатель которой работает на холостом ходу. Эта машина готова в любой момент сдвинуться с места, только переключи передачу. Толпа из пятисот человек больше похожа на авианосец. Труднее запустить его, сдвинуть с места, труднее развернуть его, да и на палубе все время что-нибудь происходит - самолеты взлетают и садятся, их перетаскивают и поднимают с нижних палуб. Быть докладчиком перед толпой из пятисот человек - почти как быть капитаном авианосца.

­ Конец страницы 186 ­

¯ Начало страницы 187 ¯

Если вы собрали толпу из пятисот человек, вам придется стоять на каком-то возвышении, как на капитанском мостике. Вы стоите выше вашей публики, отделены от нее. Это - одно отличие от работы с группой. Вы также будете дальше от большинства собравшихся, чем вы были бы в случае с группой из десяти-двенадцати человек. Вам будет гораздо труднее ощутить свою вовлеченность, присоединиться к вашей аудитории, физически или психически. Это - работа расстояния,

Так как вы выше и дальше от своей публики, то вы будете ограничены в некоторых технических аспектах своей деятельности. Установить контакт глаз будет очень трудно, а с людьми из задних рядов - вовсе невозможно. Это - важное соображение, в нем содержится требование приспособления методов и техники проведения презентаций (подробнее об этом через минуту).

Придется также минимизировать участие аудитории или совсем им пожертвовать. Люди не очень стремятся проявить себя перед толпой. (На самом деле, зачастую людям нравится именно анонимность, которую гарантирует толпа.)

Еще одно соображение: в толпе, как на авианосце, все время что-то происходит. Люди приходят и уходят, шаркают ногами, шумят и так далее. Вспомните любое собрание из тех, что вы недавно посетили. Непрекращающийся шум-гам.

Таким образом, толпа отличается от группы существенным образом. Теперь давайте вернемся на наш капитанский мостик, где мы можем спокойно обдумать, как преодолеть эти трудности.

Презентация для группы - это процесс общения, происходящий фактически один на один последовательно с каждым из собравшихся. Презентация для толпы не может быть построена аналогичным образом. Просто слишком много людей. Но толпу можно рассматривать как единство, единое целое, как авианосец. Она ваша, вы должны ее понять. Вы должны ее контролировать. Толпа - это не пятьсот человек. Это - одна сущность, и она - ваша.

Если вы принимаете эту концепцию, решения проблем, которые мы поставили, приходят немедленно.

¨ Ваша задача - постоянно следить за состоянием толпы, поддерживать контакт, но не для того, чтобы установить личные отношения. Это значит, вы должны продемонстрировать, что вы замечаете присутствие всех собравшихся, вы смотрите во все углы помещения, где собрались люди, а также в середину зала.

¨ Вы передвигаетесь, ходите, чтобы вас было лучше видно всем, чтобы все видели, что вы - живой человек. Кроме того, когда вы двигаетесь, вы заставляете публику быть настороже.

­ Конец страницы 187 ­

¯ Начало страницы 188 ¯

¨ Вы говорите и вообще подаете себя с большей силой - просто потому, что вам нужно заполнить большее пространство и от вас потребуется больше энергии, чтобы все шло так, как вы хотите.

¨ Не нужно расстраиваться, если вы заметите, что один-два человека украдкой уходят из зала. Возможно, их тут же заменят несколько человек, проскользнувших в боковые двери. Толпа - неустанно меняющееся создание.

¨ Вы не должны пытаться управляться со всей аудиовидеотехникой самостоятельно. Капитаны не спускаются в моторный отсек запускать двигатели. Нужно, чтобы у вас были запасные системы на случай, если заклинило слайд или почему-то не получается показать видеозапись. Ничто не вселяет в выступающего столько уверенности и не придает ему такой авторитет как отличный аудиовидеотехник.

¨ Помните о психологии толпы. Люди в толпе реагируют совсем не так, как они реагируют сами по себе. Они вливаются в поток. Это значит, что если вы чувствуете волну одобрения, поднимающуюся в толпе, нужно ловить момент. По тем же причинам, если толпа от вас отвернулась, трудно повернуть ее обратно. Толпы, они же совсем как авианосцы.

¨ Существуют толпы типа А и толпы типа Б. Толпы типа А энергичны, горят желанием учиться, критичны. Пример - Организация молодых президентов. Толпа типа Б пришла, чтобы ее развлекли, или повинуясь общественному долгу. Толпа типа Б скорее заинтересуется едой, нежели докладчиком. Пример - "Ротари-клуб". Анализируйте вашу аудиторию. Вам необходимо осознавать, перед какой толпой вы выступаете. Облегчите презентацию для типа Б. Усложните для типа А.

¨ Не делайте вашу презентацию большей часа, а если можно - сделайте меньшей. Причина: вы не можете нормально, направленно контактировать глазами. Это ограничивает ваши возможности удерживать внимание публики длительные промежутки времени. И здесь свое, возможно, самое полезное применение находят аудиовизуальные средства поддержки. Техника может увеличить образ докладчика (часто до устрашающих размеров) или привлечь внимание к самому выступающему, не полагаясь на близкий контакт глазами.

Дата добавления: 2015-07-26