Порядок формирования, подготовки и сдачи документов кадровых служб в ведомственный или государственный архив

Документы кадрового делопроизводства хранятся определенное время в учреждении и в дальнейшем либо уничтожаются, либо сдаются в установленном порядке на длительное архивное хранение. Отбор документов на хранение или уничтожение не является произвольным. Он основывается на результатах проведения экспертизы важности документов.

В крупных учреждениях ежегодно проводится экспертиза документов кадровой службы постоянного и временного сроков хранения. Документы отбирает постоянно действующая экспертная комиссия учреждения, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел учреждения.

Государственные архивы взаимодействуют и с современными коммерческими структурами на договорной основе в соответствии с Примерным договором между учреждением государственной архивной службы РФ и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 16 декабря 1991 г. № 4/1003).

Кадровые документы (документы кадровой службы), как и другие документы и дела организации, подразделяются на документы постоянного и временного хранения.

К кадровым документам (документам кадровой службы) постоянного срока хранения относятся: учредительные документы организации (устав, договор и др.), штатное расписание организации.

К документам кадровой службы временного (до 10 лет и свыше 10 лет) срока хранения относятся:

— должностные инструкции работников (3 года после замены новыми);

— приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании, длительных командировках (75 лет);

— приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках (3 года);

— решения, распоряжения, инструкции, приказы вышестоящих (местных) органов власти по общеорганизационным и кадровым вопросам (по мере надобности);

— докладные записки сотрудников по кадровым вопросам, представляемые руководству (5 лет);

— документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу: заявления, справки, докладные записки и др. (3 года);

— личные дела (75 лет);

— личные карточки работников, форма № Т-2 (75 лет);

— книга учета приема, перемещения, увольнения работников (75 лет);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет);

— невостребованные трудовые книжки (50 лет);

— книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет);

— журнал учета командировок (3 года);

— журнал учета зарубежных командировок (5 лет);

— журнал учета выдачи командировочных удостоверений (3 года);

— переписка об оформлении зарубежных командировок (5 лет);

— журнал учета отпусков (3 года);

— журнал учета выдачи справок с места работы (3 года).

Кадровые документы постоянного срока хранения подлежат проверке специальной экспертной комиссией на основании номенклатуры дел организации. Кадровые документы постоянного срока хранения просматриваются полистно, из них изымаются дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно отбираются кадровые документы и дела временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам деятельности экспертной комиссии составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Документы, дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января текущего года. Например, кадровые документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.

Кадровые документы (дела) могут быть уничтожены только после того, как описи на документы кадровой службы постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив учреждения. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии учреждения и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством кадровые документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были оформлены, подготавливаются к передаче в ведомственный архив. Предар-хивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Полностью или частично дела оформляются в зависимости от сроков хранения документов. Кадровые документы постоянного хранения подлежат полному оформлению, временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает:

— перегруппировку документов дела в прямой логической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

— нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

— составление заверительной надписи дела;

— подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности учреждения, личные дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов необходимо также составлять на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

На обложке кадровых документов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

Для упорядочения, систематизации и закрепления перечня заголовков кадровых документов составляется опись в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в учреждении. На кадровые документы постоянного и долговременного сроков хранения составляются отдельные описи.

Кадровые документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не положено нумеровать, заверительные надписи не составляют, не следует производить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по штатной численности учреждениях, организациях, предприятиях чаще всего отсутствуют ведомственные архивы. В этом случае обязанности архивариуса совмещает работник кадровой службы (секретарь руководителя), отвечающий за сохранность всей документации учреждения и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях прекращения деятельности или нестабильности деятельности учреждения, отсутствия условий для хранения документов, желания самого учреждения[90].

Дата добавления: 2015-07-18