Архивных документов

Ниже представлена наиболее строго выверенная система формирования дел, готовящихся для передачи в архив, действующая в Министерстве юстиции Российской Федерации. Этот порядок относится и к документам кадрового делопроизводства. Согласно приказу министра юстиции Российской Федерации от 28 июня 2001 г. № 191 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» утвержден следующий порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений министерства с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В центральном архиве министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сводная номенклатура дел министерства составляется департаментом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

Номенклатура дел структурных подразделений на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года и после согласования с департаментом делопроизводства подписывается руководителями этих подразделений.

Сводная номенклатура дел министерства, предварительно одобренная центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается приказом министерства. Внесение изменений в сводную номенклатуру дел допускается в том же порядке, что и при ее составлении.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел министерства за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды и состав.

Названиями разделов номенклатуры дел министерства являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел департамента делопроизводства.

После утверждения сводной номенклатуры дел министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов.

Заголовки дел. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, общественных комитетов и т.д.), справочные и контрольные картотеки, личные дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

название министерства или структурного подразделения;

краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты копии).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример: «Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Пример: «Протоколы аттестационной комиссии министерства».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример: «Переписка с территориальными органами и учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример: «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмена опытом работы».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример: «Переписка с Минимуществом России о страховании зданий».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Дата добавления: 2015-07-18