Номенклатуры дел

Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.

Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Пример: 10-05; 11-05; 12-05 и т.п., где 05 является заголовком дела — «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению».

Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Пример: «Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления».

«Приказы, распоряжения Министерства (присланные для сведения)». Срок хранения — до минования надобности (ДМН).

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — 5 томов.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням или согласованный с Госархивом срок хранения.

Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — постоянно, ст. 11 ТП (Типовой перечень).

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.

Пример: «Кодификационные картотеки по законодательным актам и другим нормативным документам (приказам, инструкциям и т.п.)» — на государственное хранение не передаются. Хранятся в организации, в том числе в электронной форме (базы данных — справочные, полнотекстовые).

«Договоры (контракты)...». Подлежит уничтожению в 2001 г. после истечения срока действия договора.

«Номенклатура дел департамента» — переходящее, ведется с 1998 г. и т.п.

В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

Дата добавления: 2015-07-18