К хранению в сейфе допускаются следующие предметы

· Денежные средства,

· Журнал выдачи ключей,

· Запасные ключи от магазина,

· Сохраненные данные с камер видеонаблюдения по факту проведения внешних/внутренних расследований,

· Сенсоросъемники,

· Дисконтные и подарочные карты,

· Инкассационые секьюр-паки (пломбираторы, при наличии таковых),

· Иные важные документы,

3. Процедура

Перечень процедур, связанных с открытием сейфа магазина, представлен в пункте 1.3.1 Утренняя подготовка кассы.

4. Частота Ежедневно

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Исполнительный директор, ТОМ

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих разделах:

· 1.3.1 Утренняя подготовка кассы

· 1.3.2. Закрытие кассовой смены

· 1.3.3. Сдача инкассации и банковские операции

· 5.3.1. Изъятие денежных средств

· 5.3.2. Запас наличных средств магазина

1.1.11. Документация

1. Цель

Для организации последовательной и безопасной работы с документами магазина необходимо соблюдать надлежащую процедуру архивации в соответствии с нормативными требованиями, а также соблюдать финансовые правила компании.

Преимущества:

· Единообразие и прозрачность в рамках всей организации.

· Простая идентификация документов.

· Защита документации и доступ к ней в любое время.

· Соответствие финансовому законодательству и другим применимым нормативным положениям, а также прозрачная документация.

2. Политика

1. Директор магазина несет ответственность за корректность составления документов и обучение сотрудников администрации магазина.

2. Каждый директор магазина обязан вести все записи и корреспонденцию между всеми департаментами компании.

3. Доступ в помещение офиса директора должен быть ограничен для всех, кроме ответственных сотрудников магазина. Если офис не используется в служебных целях, двери должны быть закрыты.

4. Хранение архива документации в магазине должно быть организовано в соответствии с указанными ниже стандартами компании и местными нормами. Документы запрещается хранить на расстоянии менее 0,5 метров от прожекторов и софитов и на расстоянии менее 2 метров от линзовых прожекторов.

5. Все актуальные документы (папки с документами) следует хранить в одном месте в офисе директора магазина.

6. Все отчётные документы за предыдущие периоды должны помещаться в архивные коробки с делением на вид документа и период. Архивные коробки должны храниться на складе магазина в течение шести месяцев.

7. Информация об отправке архивов документов из Розничного магазина будет доведена до сведения магазинов от Службы поддержки розничных магазинов по электронному адресу: [e-mail].

8. Документация, транспортировка которой осуществляться ненадлежащим образом, приниматься не будет.

9. Документы, не требующие отправки, с истекшим сроком действия, следует уничтожать.

10. Трудовые книжки уволенных сотрудников, которые не явились за их получением, должны быть отправлены в день, следующий за днем увольнения сотрудника, в офис Компании ответственному сотруднику отдела по персоналу. В начале дня, следующего за днем увольнения сотрудника, которому необходимо выдать трудовую книжку, директор/ответственный сотрудник должны проинформировать ответственного сотрудника отдела по персоналу о данном факте.

11. Уничтожение конфиденциальных документов должно осуществляться посредством одобренного компанией оборудования.

12. Пополученной информации от службы Retail Support KZ ([e-mail]) Директор магазина обязан обеспечивать отправку документов в архив компании, которая предоставляет услуги внешнего архивного хранения. Передаче на хранение подлежат документы, от даты составления которых прошло не менее 6 месяцев (например, документация января, февраля, марта отправляется в октябре). Документы, подлежащие отправке:

• Кассовый отчет (состоит из документов, в которые входят наличные, безналичные и авансовые платежи):

o Приходные кассовые ордера с прикрепленными к ним кассовыми чеками и Z-отчетами;

o Полный отчет операций банковского терминала за день;

o Полный отчет авторизатора по работе с подарочными картами (asduo) за день;

o Инкассация терминала за день с приложенными чеками;

o Расходный кассовый ордер с квитанцией к инкассаторской сумке;

o Журнал операций (для магазинов с системой 1С-Предприятие);

Все документы кассового отчета скрепляются в последовательности, определенной титульным листом отчета.

• Товарный отчет (состоит из документов по движению товара):

o Отчет о реализации товара за день;

o Акты переоценок, отчеты о скидках;

o Товарно-транспортные накладные;

o Приходные / Расходные накладные;

o Акты расхождений;

o Акты списания и утилизации бракованного товара;

o Приказ на проведение пересчета товарных остатков;

o Служебная записка к результатам пересчета;

o Сводный акт пересчета;

o Описи товарно-материальных ценностей;

o Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач/излишков по итогам пересчета товарных остатков;

• Документы на возврат товара от покупателей:

o Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам);

o Заявления от клиента с подписью о получении денег на возврат/обмен товара с подколотыми чеками продажи и возврата;

o Акты приемки бракованного товара;

o Уведомления.

Дата добавления: 2015-07-16