Отправка документов в архивацию

1. Пакет документов, подлежащих отправке, должен формироваться на ежедневной основе.
2. Для архива документов необходимо использовать специальные архивные коробки или папки. Каждый вид документов необходимо помещать в отдельную архивную коробку/папку. Если отчеты занимают мало места, в целях экономии, допускается складывать в одну коробку/папку 2 или более видов документации. Если места недостаточно, требуется использовать вторую или третью коробки/папки. Использование любых других коробов для отправки документов запрещено.
3. Для повышения сохранности коробов, документацию в короб необходимо помещать таким образом, чтобы пространство около 2-3 см между сложенной документацией и крышкой короба оставалось незаполненным.
4. В 1 короб можно складывать документацию за неограниченное количество месяцев. Если часть документации не поместилась в короб, то её допускается складывать в следующую коробку, которую разрешено отправлять также только при условии заполнения, описанного выше.
5. В каждую коробку/папку с документацией первым листом должна быть вложена Опись документов, содержащихся в папке (Приложение№20 Опись документации). Опись должна быть подписана сотрудником, ответственным за формирование пакета документов
6. Опись должна содержать количество листов документации за соответствующий день, включая чеки изъятий, слипы терминала, кассовые ордера, накладные, документы инвентаризации и др., согласно приложенному бланку Описи.
7. На торце и дне коробки необходимо указать номер департамента, название магазина, подотчетный период, названия всех видов документации, хранящейся внутри.
8. Информация об отправке архивов документов из Розничного магазина будет доведена до сведения магазинов от Службы поддержки розничных магазинов (Retail Support KZ) по электронному адресу: [e-mail].

Документы, передаваемые на хранение в офис

1. Директор магазина обязан предоставить или проконтролировать предоставление ответственному бухгалтеру документов, подтверждающих осуществление платежа в соответствии с «Политикой по платежам компании «АДИДАС»» от 31.03.06. К документам относятся:

o запрос на оплату (payment order request)

o оригинал счета на оплату

o счета-фактуры

o акты о выполненных работах

o товарные накладные

1. В случае если какие-либо документы, закрепленные в «Политике по платежам компании «АДИДАС»», не были предоставлены ответственному Бухгалтеру, либо были предоставлены, но оформлены неверно, директор магазина обязан предпринять меры для предоставления документации в должном виде в день получения информации от ответственного Бухгалтера.
2. Директор магазина должен руководствоваться Процедурой оформления кадровых документов персонала (Приложение№18). Неправильно оформленные документы (с ошибками, помарками, исправлениями) не имеют силы и не принимаются.

Дата добавления: 2015-07-16