Оценка соответствия целей и средств

Любая цель должна быть обеспечена средствами для ее достижения. Рассмотрим данную ситуацию на следующем примере, идея которого взята из книги Ю.П.Власова «Преодоление». (Юрий Власов – чемпион мира и олимпийский чемпион по тяжелой атлетике, перенесший тяжелейшую травму спины и вернувший себе здоровье и силу).

Человек стал испытывать серьезные проблемы со здоровьем и для их устранения решил восстановить спортивную форму.

Была поставлена цель – поднять тонус до такого уровня, чтобы работоспособность организма оставалась в норме на протяжении всего рабочего дня. Целевой показатель – график работоспособности в течение дня не падает ниже 75%.

Данная цель была разбита на следующие задачи:

1. Выделение времени на посещение спортзала 3 раза в неделю.

2. Переход на систему повышенного и более частого питания для восстановления физических ресурсов. Целевой показатель - пять раз в день принимать пищу.

3. Отказ от лекарств или по крайней мере, снижение объема их потребления с двух горстей до 2 таблеток в день.

Вроде все просто, однако на деле встали следующие проблемы.

Первая задача:

1.1. нет денег на посещение престижного спортзала, а в простой идти неохота.

1.2. некогда и не на что купить хороший спортивный костюм.

1.3. лень идти в спортзал и напрягать себя регулярно.

Вторая задача:

2.1.нет времени на походы в столовую.

2.2. жалко тратить деньги в таком количестве на питание.

2.3. организм не перестроился на пятиразовое питание.

Третья задача:

3.1. без приема таблеток снижается работоспособность и ухудшается самочувствие.

Как решать данные проблемы?

Начнем решать задачи в порядке приоритетности. Приоритетной задачей является задача №1, все остальные задачи являются следствием этой задачи.

Проблема 1.1. нет денег на посещение престижного спортзала, а в простой идти неохота, так как там работает непрофессиональный тренер.

Решение 1.1. Купить книгу ведущих специалистов и заниматься спортом самостоятельно в простом спортзале. Надо понять, что по крупному спортом можно заниматься где угодно, а навороченные фитнес-центры это всего лишь хорошо продуманный бизнес.

Кроме того, можно регулярно выполнять упражнения в домашних условиях, например, делать 25-30 отжиманий в день и стойки на голове.

Проблема 1.2. Некогда и не на что купить хороший спортивный костюм.

Решение 1.2. Переверните ситуацию. Вообразите, что вы не яппи, а хиппи. Возьмите старые джинсы, порвите их на коленках и на бедрах и смело идите в спортзал. Поверьте, Вас будут уважать за нестандартный подход к ситуации.

Проблема 1.3. Лень идти в спортзал и напрягать себя регулярно.

Решение 1.3. Идите к цели постепенно. В первый месяц ходите в спортзал 1 раз в неделю, во второй – 1,5 раза в неделю и так далее, пока не дойдете до цели. Придумайте себе награду за посещение спортзала – поход в кино с друзьями, купить банку лимонада «Буратино» или мороженое эскимо.

Вторая задача:

Проблема 2.1. Нет времени на походы в любимое кафе.

Решение 2.1. Выберите кафе, которое находится поближе к работе или

Проблема 2.2. Жалко тратить деньги в таком количестве на питание.

Решение 2.2. Приносите еду с собой.

Проблема 2.3. Организм не перестроился на пятиразовое питание.

Решение 2.3. Постепенно приучайте организм к такому режиму. Помните, что путь в тысячу миль начинается с маленького шага.

Третья задача:

Проблема 3.1. Без приема таблеток снижается работоспособность и ухудшается самочувствие.

Решение 3.1. Ищите народные средства, заменяющие лекарства. Идите к цели маленькими шагами, меняйте режимы работы, берите паузы на работе.

Планирование времени

Прежде чем говорить о принципах планирования, требуется для себя четко понять, что же дает планирование.

Существует два основных критерия планирования

1. Максимальный критерий – выжать из существующего объема времени максимум результатов. Это означает, что вы осознанно ставите ограничения по бюджету времени и стараетесь уместить в данный жесткий бюджет времени как можно больше задач и успешно их решить.

Например, вы ставите себе следующее ограничение – за 1,5 часа времени подготовить доклад, иллюстрационный материал и хорошую презентацию по дипломному проекту. В итоге вы будете вынуждены ускорить темп своей работы, отказаться от пустых разговоров о Гондурасе, Че Геваре и предводителе стерхов, а также алгоритмизировать свою работу.

2. Минимальный критерий – достичь поставленных целей с наименьшим расходом времени. Здесь речь идет о том, чтобы сначала определить важные для вас цели, количественно определить их критерии и затем сократить время на их достижение.

Здесь можно привести следующий пример – вы решили подготовить курсовой или дипломный проект. Вы для себя предельно четко решили, что курсовую работу и диплом вы должны защитить на отлично. Соответственно вы написали перечень задач и действий, которые необходимо сделать для успешной подготовки проектов, а затем поняли, что в одиночку хороший проект не подготовить. Тогда вы формируете временный творческий коллектив, распределяете ответственность между отдельными участниками проекта и формируете график Ганта. В итоге сразу находятся резервы для повышения эффективности работы и ускорения темпа работы.

Все мы прекрасно понимаем, насколько важно планирование в деятельности компании, однако не всегда можем осознать себя лично в роли такой компании. Ежедневное и долговременное планирование означает выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе. Именно поэтому надо осознать, что Вы являетесь хозяином своей судьбы, и именно вы, а не кто-то другой должны распорядиться своим временем для достижения личных целей.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Если Вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общим правилом можно считать следующее: «Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами».

От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование. Пример: для разработки плана дня требуется 5— 10 минут.

Ниже Вам предлагается список ответов на вопрос «Зачем нужно планирование времени?», с которым Вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняшнюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, чего Вы хотите достичь).

Таблица 1

Анкета оценки эффективности применения планирования в самоменеджменте

Преимущество планирования в личном самоменеджменте	Первичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться	Вторичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться
Достижение цели: выяснение профессиональных и личных целей достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем реалистическое рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени Выигрыш во времени: экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, для досуга четкое представление о времени, необходимом для различных проектов, задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать?) лучшая оценка времени, выявление потребности в нем Приоритеты: концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения определение степени важности тех или иных видов деятельности, выявление дел, которые могут быть поручены другим Сроки установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер Резервы времени: создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня Эффективность: предварительное определение структуры дня и рациональное использование рабочего времени на этой основе более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач) избавление себя и сотрудников от «холостых ходов» Делегирование (перепоручение) дел: хорошая рабочая обстановка в коллективе делегирование заданий сотрудникам рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами Уменьшение стресса: меньше суеты, больше предусмотрительности лучшее планирование перерывов в работе меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел больше удовлетворения от работы, меньше раздражения, нетерпения

Если Вы позднее, после вторичного просмотра (см. гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по трем или более пунктам, то, значит, Ваш новый подход к планированию времени оказался весьма успешным для вас (и для автора данной книги).

Принципы и правила планирования времени

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

Бюджет времени составляет: 8 часов рабочего времени.

Если мы четко понимаем свой бюджет времени и свои задачи, мы готовы:

- перепоручать менее важные дела;

- уменьшать их число;

- отодвигать на более поздние сроки.

Существует большое количество принципов планирования времени. Не существует единого мнения по поводу эффективности отдельных принципов. Каждый человек может выбрать те принципы, которые подходят именно ему! План должен быть составлен только на определенную часть своего времени, лучше всего на 60 %.

Однако, есть люди, график жизни которых расписан по минутам – владельцы крупного бизнеса, большие ученые, руководители высокого уровня, крупные музыканты, актеры, певцы.

Почему они могут расписать свою жизнь по минутам? Эти люди сами прямо влияют на свою жизнь и работают в условиях жестких непрерывных обязательств.

Большинство же обычных людей зависит от своего окружения и именно поэтому необходимо учитывать фактор неопределенности. Неожиданные события, «поглотители» времени, личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка.

Время надо распределить между тремя блоками.

60 % — запланированная активность

20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

Пропорции могут отклоняться в зависимости от вида Ваших занятий. Например, сотрудник занят повторяющейся работой, параметры которой он знает. Его пропорции могут быть такими: 70/15/15

Если сотрудник занят творческим трудом или работает в подчинении хаотичного руководителя, его пропорции могут быть такими: 30 / 50/ 20. Узнать СВОИпропорции можно из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени.

Дата добавления: 2015-10-13