ЭТАП 4. Изменение стратегии управления временем

Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей. Оформить письменно.

Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике. Изучите предложенный алгоритм анализа времени. Можно ли оптимизировать данный алгоритм? (Например, объединить, сократить или добавить какие-либо шаги; вместо линейного алгоритма сделать ветвящийся; добавить обратные связи и т. п.). Предложите собственный, удобный для вас алгоритм инвентаризации и анализа времени.

Наиболее удобным индивидуальным ТМ-инструментом для инвентаризации времени является простой органайзер. Сейчас существует множество органайзеров, начиная от самых простых и заканчивая весьма сложными. Например, фирма Filofax до сих пор успешно продает не просто отдельные органайзеры, а «корпоративную систему ТМ», позволяющую комплексно планировать временные аспекты деятельности сотрудников целой организации. «Профессиональные» органайзеры включают в себя такие блоки, как система календарного планирования, управление проектами, система накопления идей и информации и др.

Однако для ТМ-новичка здесь кроется серьезная проблема: покупая уже готовый органайзер, вы, по сути дела, покупаете готовое ТМ-решение, которое может быть неудобным лично для вас.

Если вы заинтересованы в создании собственной индивидуальной системы ТМ, то можно действовать двумя путями:

- либо попытаться найти в продаже наиболее соответствующий вашему видению готовый органайзер.

- либо создать свой собственный.

Главной «клеточкой» органайзера является листок дневного учета времени. Листок выглядит как таблица, в самом минимальном виде содержащая три столбца:

время начала события, время окончания события и, собственно, описание самого события. Пример листка дневного учета времени приводится ниже:

Таблица 1

Листок дневного учета времени

время начала события	время окончания события	описание события
6.30	6.45	Подъем, утренние процедуры
6.45	7.10	Завтрак
7.10	7.25	Скорректировал план на день
7.25	8.00	Подготовил план и титульный лист по курсовой работе
8:00	10:47	Завис в Контакте

При заполнении листков следует придерживаться правил учета времени.

1. Учет времени должен быть ежедневным, без пропуска дней. Иногда допускается заполнение органайзера «задним числом», но при этом большой объем информации теряется.

2. Общее время учета времени, которое позволит вам выявить тенденции трат времени, — от 2 недель до 2 месяцев. Указанный срок предназначен для ТМ-новичков, которые желают произвести всего лишь «разведку» своих временных трат.

3. Допустимая точность учета — не менее 15 минут. Хорошая точность учета — 5 минут (допускается округление до 5 минут). Более высокая точность учета времени (менее 5 минут) имеет смысл только при анализе времени в каких-либо особых ситуациях деятельности. Точность учета может быть и снижена, например, до получаса. Но это позволяет получить лишь грубый «черновик» временных затрат.

4. Учет времени должен быть объективным — без приписок, без «забывания» непродуктивных трат времени.

Объективности учета препятствует психология — желание приукрасить себя, страх перед непродуктивностью собственной жизни, просто лень или усталость. За объективностью учета времени надо следить, а иногда даже и бороться!

5. В конце каждой недели учета составляется резюме, содержащее ответ на вопросы: 1) Какие помехи отнимают больше всего времени. Как их можно устранить? 2) На какие виды деятельности тратится больше всего времени? На какие виды деятельности нужно сократить траты времени? Каким образом это сделать? 3) Существует ли периодичность (ритм) в каких-либо видах деятельности или в помехах? Как можно использовать (оптимизировать) эту периодичность? Лучше, если в резюме будут содержаться хоть какие-либо цифры, например, суммарные затраты времени по основным видам деятельности, помехам.

6. На основе резюме составляются листки-памятки, напоминающие вам о помехах, способах сокращения временных трат. Их нужно разместить на виду (например, использовать стикеры с липким слоем, которые вклеиваются прямо в органайзер или расклеиваются в районе рабочего места). Используете ли вы в своей работе (или в жизни в целом) органайзер? Рассмотрите его внимательно: какая ТМ-система в нем заложена, как и какие виды временных затрат он позволяет планировать, учитывать, контролировать? Какие из этих возможностей вы используете (регулярно или изредка), а какие нет? Что вам не нравится в вашем органайзере, чего не хватает именно для ваших целей управления временем?

Простой органайзер является крайне простым инструментом для учета времени. С его помощью можно легко оценить количественные затраты времени, но при этом утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке временных трат. Простой органайзер легко превращается в органайзер для качественного анализа времени:

1. достаточно лишь придумать несколько качественных категорий,

2. предложить числовую (или символьную) систему их оценивания,

3. добавить к бланку органайзера несколько столбцов по числу разработанных качественных категорий. Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для качественного учета трат времени.

Если их будет больше, то органайзер станет слишком громоздким.

Дата добавления: 2015-10-13