Обработка данных по схеме Зайферта.

1. Дайте оценку каждой работе по критериям:

А — Была ли работа необходимой?

— Да

— Нет

Ответ «нет» занести также в граф «Б» и «В».

Если более чем на 10 % Ваша деятельность была необязательной, то у Вас проблемы с делегированием и с установлением приоритетов.

А — Была ли работа необходимой?

— Да

— Нет

Ответ «нет» занести также в граф «Б» и «В».

Б — Были ли оправданы затраты времени?

— Да

— Нет

Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина);

В — Было ли целесообразным выполнение работы?

— Да

— Нет

Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то у Вас проблемы в области планирования, организации, саморационализации.

Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?

— Да

— Нет

Если более чем в 10 % случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п.).

Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.

2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ПД).

3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ «нет» (A, Б, В, Г).

Таблица 1.2

Оценка результатов работы по схеме Зайферта

Вид работы	Длит-ть работы	А	Б	В	Г
Просмотр газет	30 минут	Нет	Нет	Нет
Редактирование текста	45 минут	Нет	Нет	Нет
Разработка плана действий	20 минут	Да	Да	Да	Нет
Анализ проблем на совещании	180 минут	Да	Нет	Да	Нет
Итого	275 минут	75 мин
Отношение времени работ к времени дня		75/480= 16%	255/480 = 53%	75/480 = 16%	200/ 480 =42%

Вывод: У рассмотренного руководителя проблемы везде! 1. В делегировании. 2. В технологии; 3. В планировании и организации; 4. В составлении распорядка дня.

Проблема: Категории Зайверта являются неточными и семантически размытыми. Например, категория «необходимость». Какую оценку ставить, если существует «конфликт необходимостей»: руководитель считает, что работа необходима, а я уверен, что работа не нужна, а даже вредна? А что если я и сам не уверен — необходима ли эта работа? Наш мозг может оперировать весьма сложными вероятностями и прогнозами, свести которые либо к «да» (оценка «1»), либо к «нет» (оценка «0») — просто невозможно.

Поэтому исследователи предлагают и другие подходы. «Шапка» бланка выглядит так: Первые столбцы органайзера ничем не отличаются от граф простого органайзера: время начала и окончания событий, их длительность, сами события.

Код	Категория	Система оценки
Пл/НП	Учет запланированности / незапланированности реального дела	1; 0,5; 0
Код	Код временных затрат в соответствии с кодификатором	Рассмотрено далее
Затр.	Оценка степени и характера затрат сл и энергии	-2;-1;0;+1;+2
Эфф.	Оценка степени реальной эффективности	-2;-1;0;+1;+2
Дел.	Оценка возможности делегирования дела	1;0

Вместо графы «Примечания» добавлена целеориентированная графа «Результат». Необходимость указывать конкретный результат события: - обладает мощным мотивирующим и контрольным эффектом, позволяет более жестко выявлять бесполезные траты времени (помехи) - развивает «позитивное мышление», помогая обнаруживать «другую выгоду» даже там, где ее на первый взгляд нет.

Предлагаемая система не идеальна. Например, 5-балльная шкала удобна для математической обработки, а кому-то эта шкала покажется избыточной. Выбор самих категорий осуществляется для анализа собственных «слабых мест» в управлении временем.

Поэтому лучше не слепо заимствовать категории качественного анализа времени, а разработать их самостоятельно. Когда приходилось работать одновременно на 3—4 работах сразу, крайне важно было решить «энергетический кризис», так как зачастую человек просто валился от усталости или внезапно заболевал от хронического перенапряжения.

Категория «Затраты энергии» позволила: во-первых, выявить собственные энергетические «ритмы», точно узнав периоды подъема и спада сил в течение суток, недели, месяца. во-вторых, очень точно определить людей, события и ситуации, выступающие для в роли «энерговампиров». в-третьих, выявить события и ситуации, связанные с позитивной мобилизацией энергии, более творчески заниматься собственным «энергетическим самоменеджментом».

Категории «Эффективность» и «Делегирование» были введены как «средство лечения» от излишней ответственности и стремления все и всегда делать самому. Работа с категорией «Делегирование» помогла развить «аутсорсинговое мышление» и укрепить чувство глубинного доверия к людям. Учет времени по категории «эффективность» позволил пересмотреть нормативы на разные виды деятельности.

Появилось понимание, что «укреплять силу воли», проявляя упрямство и настойчивость, — не всегда полезно и продуктивно. Многих результатов можно достичь гораздо быстрее, если не «брать противника измором», а приложить «точное усилие в нужное время и в нужном месте».

Изучите предложенные категории для качественного учета времени и систему их оценивания (запланированность/незапланированность, эффективность, затраты энергии, возможность делегирования или решения другим способом). Приведите по 2—3 аргумента как «за», так и «против» каждой из выделенных категорий и системы их оценивания. Предложите (и обоснуйте) собственные категории качественного учета времени, а также систему их оценивания.

Главный смысл инвентаризации трат времени — проведение тотального хронометража. Это означает, что независимо от вида выбранного вами органайзера в графу «Дело, задача» необходимо тщательно записывать все, что происходит, с периодичностью в 10-15 минут. Уже через 2—3 недели такой инвентаризации вы можете ужаснуться от полученного «винегрета». Событий и дел так много, что становится крайне трудно их анализировать и выявлять какие-то общие закономерности.

Рекомендуется обобщить все события, сведя их к небольшому числу качественных категорий затрат. Можно разработать совершенно произвольные категории учета времени, наиболее удобные для изучения ваших персональных трат времени. Ниже приводится пример кодификатора для качественного учета персональных временных затрат.

«Стобалльная система» маркировки категорий и субкатегорий — была сделано для того, чтобы категории «лучше понимал» компьютер для статистической обработки.

100. Работа.

101. Подготовка к работе (любые действия, связанные с самоорганизацией на рабочем месте — планирование, сверка со списками запланированных дел, поиск и сортировка документации и т. п.).

102. Выполнение основных трудовых функций (могут быть расписаны детально).

103. Исправление ошибок в работе, доделывание дел, которые не были завершены вовремя (все — по собственной вине).

104. Регламентированные перерывы в работе (например, обед, обусловленное организацией трудового процесса ожидание).

105. Общение с коллегами, связанное с работой (может быть расписано детально).

106. Дорога (на работу и с работы).

200. Помехи.

201. Потеря времени из-за объективной нехватки ресурсов (информации, техники, инструментов и т. п.) в организации. Ресурсы могут быть получены, но доступ к ним затруднен и требует дополнительных трат времени. трат времени.

202. Потеря времени из-за организационных «нестыковок» и управленческой неэффективности руководства (нечеткость постановки задач, дублирование функций, отсутствие полномочий и т. п.).

203. Незапланированные встречи, посетители, общение (неважно — деловое общение или неформальное).

204. Потери времени из-за собственной лени (отсутствие интереса, мотивации, долгая «раскачка», отвлечения из-за пустяков и т. п.).

205. Потери времени из-за собственной некомпетентности (ошибочные действия из-за отсутствия необходимых знаний и навыков и т. п.).

300. Самообслуживание.

301. Сон.

302. Пассивный отдых.

303. Еда.

304. Гигиена.

400. Домашний труд.

401. Магазины.

402. Уборка, наведение порядка в доме.

403. Ремонт, в том числе мелкий.

404. Забота, уход, воспитание, помощь близким людям.

405. Разное (например, дача).

500. Свободное время.

501. Общение с друзьями, треп по телефону, гости и т. п.

502. Чтение книг, прессы. 503. Телевизор. 504. Творчество, хобби. 505. Спорт (утренняя гимнастика + бег).

506. Путешествия, поездки, походы, прогулки.

В принципе, для начала он оказался довольно неплох, хотя и возникали некоторые затруднения.

Вот, например, субкатегория «Еда» — в большей степени относится к категории «Самообслуживание» или к категории «Домашний труд»?

Следует отметить, что кодификатор не является чем-то «вечным» — его можно и нужно изменять в соответствии с актуальными задачами ТМ.

В приведенном кодификаторе — 5 категорий и 26 субкатегорий, но было время, когда использовались 8 категорий и порядка 40 субкатегорий!

Оптимальное число категорий равно 5—6, а число субкатегорий не должно превышать 30.

Уменьшение числа категорий (субкатегорий) делает анализ слишком поверхностным. Увеличение числа категорий (субкатегорий) сделает его громоздким и запутанным, затруднит понимание четких тенденций в качественных затратах времени. Изменение кодификатора может быть механическим: «укрупнение» (объединение каких-либо субкатегорий в более обобщенные) или «дробление» (деление субкатегорий на более детализированные). Изменение кодификатора может быть качественным, когда: - какие-либо субкатегории «мигрируют» в другие категории, добавляются новые категории исключаются старые, утратившие свою актуальность.

Изучите предложенный кодификатор затрат времени. Если бы вы решили использовать этот кодификатор качественных затрат времени, то как бы вы хотели его оптимизировать? Какие субкатегории учета времени вы хотели бы добавить в предложенный список? Какие — исключить из предложенного списка? Может быть, какие-либо из предложенных субкатегорий вы хотели бы «укрупнить», «раздробить», «передвинуть» в другие категории?

Дата добавления: 2015-10-13