Составление и оформление описи дел

Опись дел — это архивный справоч­ник, представляющий собой систематизированный пе­речень заголовков дел. Опись предназначена для раскры­тия состава и содержания дел, закрепления их система­тизации внутри фонда и учета дел. Опись дел одновре­менно является и учетным документом, и основным ви­дом научно-справочного аппарата в архиве, обеспечива­ющим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно надела:

— постоянного хранения;

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.);

— служебные ведомственные издания.

Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

В делопроизводстве описи дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации, за­веденные в каждом календарном году.

Если в организации нет внутренней организацион­ной структуры, то опись составляется на все дела, об­разовавшиеся в процессе ее деятельности.

При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с ведомственным архивом на них может составляться одна опись (внутри которой дела располагаются по годам их заведения).

В тех случаях, когда при проведении экспертизы обнаруживается отсутствие дел, числящихся по но­менклатуре дел, должны приниматься меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на такие дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью структурного подразделения в двух экзем­плярах в ведомственный архив.

Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи;

— индекс дела (тома, части);

— заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (томе, части);

— срок хранения дела.

При составлении описи дел кадровой службы необ­ходимо соблюдать следующие требования.

1. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером.

2. Систематизация дел в описи, как правило, соответствует их систематизации в номенклатуре дел.

3. Присвоение номера описи проводится ведомственным архивом.

4. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

5. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

6. Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной ста­тьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера) (приложение 56).

Опись дел кадровой службы подписывается соста­вителем (лицом, ответственным за делопроизводство) с указанием его должности, согласовывается с руко­водителем службы делопроизводства организации, Рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем кадровой службы. По требова­нию ведомственного архива к описи могут состав­ляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

Опись дел кадровой службы составляется в трех эк­земплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй - остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. Третий эк­земпляр описи должен быть приложен в качестве осно­вания к протоколу заседания ЭК (ЦЭК), на котором она была рассмотрена и одобрена.

Дата добавления: 2015-07-18