Объяснительные записки, справки

Объяснительная записка — доку­мент, составляемый для пояснения отдельных по­ложений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительные за­писки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являют­ся документы, составляемые сотрудниками организа­ции по указанию прямых или вышестоящих руково­дителей в связи с возникающими в процессе производственной и трудовой деятельности отношениями, конфликтными ситуациями, должностными проступ­ками и др. В деятельности кадровых служб широко при­меняются объяснительные записки, составляемые при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях тру­довой и производственной дисциплины, дисциплинар­ных нарушениях. Оформляется объяснительная запис­ка по тем же правилам, что и докладная. Текст содер­жит разъяснения должностного лица по конкретной ситуации.

Справка - документ, содержащий описание и под­тверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторон­них учреждений и организаций (органов суда, след­ствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составление справок применяется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя.

Текст информационной справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справка должна иметь следующие реквизиты: наи­менование организации, наименование вида документа, регистрационный индекс, дату, текст, подпись, печать.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в имени­тельном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана...", "Настоящим подтверждается, что... действительно работает..." и т. д. Типовой состав информации спра­вок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых ос­новная часть текста напечатана заранее, а перемен­ные данные могут вноситься от руки или на пишу­щей машине.

В тексте таких справок обязательно указывается наименование организации, в которую предостав­ляется справка.

Справки личного характера, как правило, выдают­ся сотрудникам организаций для подтверждения фак­та их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

При этом в справке должна быть ссылка на доку­мент-основание, подтверждающий соответствующие факты. Например, при выдаче справки о занимаемой должности основанием будет приказ (с указанием даты и номера), которым работник принят на работу (или переведен на занимаемую должность). Заканчивать та­кие справки следует выражением "по настоящее вре­мя". В справках принято указывать орган, в который направляется данная справка. Проставление печати на справках обязательно и оформляется по общим пра­вилам — оттиск печати захватывает часть наименова­ния должности и подписи лица, выдавшего справку.

Дата добавления: 2015-07-18