Журналы (книги) учета

Документирование основных опе­раций по движению личного состава сопровожда­ется ведением учетных журналов (книг). Кадровая служ­ба вносит в эти формы сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.

Журнал регистрации приема на работу (прило­жение 40) содержит сведения о фамилии, имени, отчестве принятого на работу работника, его табель­ном номере, дате поступления, структурном подразде­лении, должности (профессии).

В журнале регистрации переводов на другую работу (приложение 41) фиксируются сведения о фамилии, имени, отчестве переведенного работника, его табель­ном номере, структурном подразделении, должности (профессии) до и после перевода.

Журнал регистрации увольнения с работы (прило­жение 42) содержит сведения о фамилии, имени, от­честве уволенного работника, его табельном номере, дате увольнения, структурном подразделении, долж­ности (профессии).

Все три журнала (книги) предназначены для учета действий по кадровой работе и содержат сведения, уже зафиксированные в приказах, частично дублируя их информацию.

Кроме того, кадровые службы обязаны вести учет трудовых книжек и личных дел.

Заведение личных дел на работников организации сопровождается их регистрацией в журнале учета личных дел (приложение 43). Работник кадровой службы отмечает в этой форме фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделе­ние. Каждое личное дело получает свой номер, который должен быть проставлен на обложке личного дела.

Все учетные формы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе организации. Они хранятся в течение 75 лет после увольнения со­трудников, книга учета движения трудовых книжек — 50 лет[38].

Для учета трудовых книжек работников, приня­тых на работу, Инструкцией о порядке ведения тру­довых книжек рекомендована форма журнала (кни­ги) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в котором отмечается факт приема на хранение трудовой книжки (или выдачи вкладыша к трудовой книжке) с указанием фамилии ее владельца, ее се­рии и номера, со ссылкой на приказ, по которому ра­ботник принят на работу, профессии (должности) и структурного подразделения. В журнале (книге) предус­мотрено место для отметки о полученных за трудовую книжку (вкладыш) суммах и расписках кадрового ра­ботника за факт приема трудовой книжки и владельца книжки за факт получения трудовой книжки в день увольнения (приложение 44).

Учет бланков трудовых книжек ведут, как прави­ло, бухгалтерии. Форма учетной книги — в приложе­нии 45.

Дата добавления: 2015-07-18