Личное дело

Личное дело — совокупность доку­ментов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с це­лью концентрации всей информации об одном работ­нике в отдельном комплексе (досье).

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Ряд организаций ведут личные дела на всех при­нятых на работу, независимо от категории персонала, к которой они относятся. Согласно Закону РФ "Об основах государственной службы РФ" личное дело обя­зательно ведется на государственных служащих.

Личное дело, в отличие от других делопроизводствен­ных дел, ведется не в течение года, а в продолжение всего срока работы работника в одной организации.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в него группируются документы, оформляющие про­цесс приема на работу, копии документов об образо­вании и квалификации. Личное дело формируется в течение всего срока работы сотрудника и дополняется документами, характеризующими период трудовой деятельности работника в организации.

Состав документов личного дела работника не рег­ламентирован общероссийскими нормативными акта­ми. Общепринятым и нормативно закрепленным в на­чале 70-х гг.[37] является следующий состав и порядок расположения документов в личном деле:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

— личный листок по учету кадров (анкета);

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристика или рекомендательные письма;

— заявление о приеме на работу;

— трудовой договор (контракт);

— копия приказа о приеме на работу (выписка из
приказа).

В личное дело при его формировании могут вклю­чаться (помимо перечисленных) и другие виды доку­ментов:

— список научных трудов, патентов и изобретений;

— выписка из протокола заседания совета образовательного или научного учреждения (для научных сотрудников, преподавателей вузов);

— удостоверение о направлении на работу (для молодых специалистов);

— выписка из протокола совета трудового коллектива (для руководителей, которые избирались трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело в хронологической пос­ледовательности подшивают документы:

— подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельство о рождении детей и др.);

— характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Копии документов об образовании, копия приказа о приеме на работу (выписка), копии последующих приказов должны быть заверены работниками кадро­вой службы.

Заверение копий оформляется проставлением ниже реквизита "подпись" слова "Верно" с указа­нием должности, личной подписи, инициалов, фами­лии и даты.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Тропкина М.С. Тропкина

30.05.2001

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Про­ставление печати на копиях документов (выписках из них) является обязательным, если документ представ­ляется в другие организации.

Не рекомендуется включать в личное дело копии (выписки) приказов о переводах, перемещениях, по­ощрениях, изменении фамилии и т. п., так как вся информация, содержащаяся в них, отражается в допол­нении к личному листку по учету кадров (анкете). Лич­ные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имею­щих государственные и иные звания, премии, награ­ды, ученые степени и звания, - постоянно. В связи с этим в личные дела не должны входить документы вто­ростепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов.

Документы в личном деле располагаются в хроно­логическом порядке.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, является первым документом дела и содержит све­дения о наименовании, количестве и нумерации лис­тов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Первоначально во внутреннюю опись вносят те до­кументы, которые отложились при приеме на работу, затем, по мере изменений или дополнений персональ­ных данных работника, сведений о должности и др., работник кадровой службы подшивает в личное дело соответствующие документы, отмечая каждый их них в описи.

Внутренняя опись (приложение 37) подписывается ее составителем с указанием должности, расшифров­ки подписи и даты составления описи.

Сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного лист­ка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополне­нии к личному листку (анкете) (приложение 39). До­полнение к личному листку включает: фамилию имя, отчество работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

В первом разделе фиксируются сведения о работе после заполнения личного листка (перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности), ссылки на распорядительные до­кументы об утверждении и об освобождении работника. Некоторые кадровые службы дополняют первый раздел графой "Причина освобождения".

Во втором разделе отражают сведения об изменени­ях в учетных признаках работника после заполнения личного листка: образование, знание иностранных язы­ков, получение воинского звания, ученой степени, пре­бывание в заграничных командировках, участие в вы­борных органах, награждение орденами и медалями, изменение места жительства и семейного положения, повышение квалификации.

Все вносимые в дополнение к личному листку из­менения должны быть подтверждены соответствующими документами:

— о перемещениях по службе, поощрениях и взысканиях — приказами по личному составу;

— изменении фамилии, имени, отчества, семей­ного положения — приказами по личному со­ставу, изданными на основе документов орга­нов загса и изменении паспортных данных;

— образовании и повышении квалификации — документами учебных заведений;

— присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий — документами ВАК и т. д.

Ежегодно в кадровой службе должна проводить­ся проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров, в котором предусмотрен рек­визит "отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел". Отметки размещаются внизу обо­ротной стороны листа, состоят обычно из надписи "Личное дело проверено", даты, должности и подпи­си работника, проводившего проверку. При выявле­нии недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты провер­ки доводятся до сведения руководителя организации.

Работники кадровых служб, в должностные обя­занности которых входит ведение личных дел, обяза­ны постоянно следить за сохранностью, состоянием личных дел, своевременно вносить изменения в учет­ные данные работника и соблюдать правила формиро­вания личного дела. Категорически запрещается вно­сить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров, менять его форму, требовать от работника повторного заполнения личного листка и написания автобиографии в целях обновления лично­го дела. Все изменения в учетных данных работника отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личные дела могут выдаваться во временное пользо­вание отдельным должностным лицам, их состав оп­ределяется в положении о кадровой службе или уста­навливается руководителем организации. Высылка лич­ного дела в другие организации по соответствующим запросам осуществляется с разрешения руководителя данной организации.

При работе с личным делом, выданным во вре­менное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вно­сить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, раз­глашать сведения, содержащиеся в документах лич­ного дела. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя организации Работник кадровой службы обязан сделать во внут­ренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они введены.

Личные дела хранятся в отделе кадров как доку­менты строгой отчетности. Ответственность за хране­ние личных дел возлагается на руководителя кадровой службы и руководителя организации.

Каждое личное дело работающих сотрудников хра­нится в кадровой службе в папке-регистраторе, что позволяет формировать дело, помещая в него новые документы в прямой хронологической последователь­ности. В зависимости от принятой системы хранения личные дела могут систематизироваться:

— по алфавиту первой буквы фамилий работников;

— по структурным подразделениям, а внутри — по алфавиту;

— по номерам личных дел.

В отделе кадров хранятся личные дела только рабо­тающих сотрудников. При переходе работника на дру­гую работу личное дело не передается. Для хранения личных дел как документов строгой отчетности ис­пользуются сейфы или специальные закрывающиеся шкафы, в которых личные дела располагаются по по­рядку номеров.

Дела уволившихся в течение года работников кад­ровая служба изымает из общего хранения и собирает в отдельную папку. При сдаче документов в архив лич­ные дела уволенных за год сотрудников либо оформ­ляются в одно дело с отделением каждого дела от дру­гого чистым листом бумаги, либо как отдельная еди­ница хранения.

Законом установлено положение, по которому на государственных служащих ведется одно личное дело в течение всего срока работы. Состав документов лично­го дела государственного служащего определен Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. Он имеет существен­ные отличия от общепринятого как по набору доку­ментов, так к по последовательности их расположения. Так, помимо уже названных документов, в личное дело государственного служащего включаются:

— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности федерального государственного служащего (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

— медицинское заключение установленной формы;

— сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на должность;

— сведения о доходах лица, замещающего госу­дарственную должность, и об имуществе, при­надлежащем ему на правах собственности;

— справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности или должности федеральной государственной службы;

— информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на должность;

— первичные документы и справки подразделения федерального государственного органа, организующего проверку;

— информация о представлении сведений о доходах и имуществе, принадлежащем служащему на правах собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращении;

— данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела.

При переходе государственного служащего на ра­боту в другую организацию личное дело передается в ее кадровую службу. При освобождении государ­ственного служащего от замещения государственных Должностей личные дела хранятся кадровой служ­бой федерального органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности и затем передаются в архив.

Дата добавления: 2015-07-18