Личное дело. Личное дело – сформированная в установленном порядке совокупность документов о

Личное дело – сформированная в установленном порядке совокупность документов о работнике предприятия. Уточним, что сведения, содержащиеся в документах личного дела, можно условно разделить на две группы:

Ø сведения об основных персональных данных работника, необходимых в связи с трудовыми отношениями;

Ø сведения о профессиональной деятельности работника.

Порядок обращения с личными делами устанавливается соответствующим локальным нормативным актом предприятия: инструкцией по кадровому делопроизводству, положением о персональных данных, инструкцией (регламентом) по предприятию обращения с личными делами и т.п. Как правило, личные дела ведутся на работников из числа руководства и аппарата управления, а также материально ответственных лиц.

Личное дело заводится на работника в сроки, предусмотренные (см. выше) для иных документов индивидуального учета. При заведении личное дело учитывается по соответствующему журналу, затем заполняются реквизиты обложки дела.

Хранение личных дел организуется в местах (средствах хранения), исключающих их повреждение (утрату), а также доступ к ним посторонних лиц. Примерный состав личного дела представлен в боксе 7. Поскольку личное дело – это так называемое переходное дело, период ведения которого не ограничивается рамками календарного года – то, как правило, оно ведется в течение всего периода работы работника на предприятии.

Примерный состав личного дела работника:

1. Заявление о заключении трудового договора.

2. Согласие на обработку персональных данных.

3. Лист ознакомления с локальными нормативными актами, непосредственно связанный с предстоящей трудовой деятельностью сотрудника.

4. Личный листок по учету кадров.

5. Трудовой договор (с отметкой о выдаче 2-го экземпляра на руки).

6. Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

7. Личная карточка (форма Т-2).

8. Учетная карточка (форма Т-4).

9. Соглашения (иные аналогичные документы) к трудовому договору.

10. Заявление о переводе на другую работу.

11. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (у этого же работодателя)

12. Приказы о поощрении, наказании, временном отстранении от работы, допуске к работе и т.п. (если таковые издавались в отношении сотрудника).

13. Аттестационный лист (для сотрудника, прошедшего аттестацию).

14. Отзыв об исполнении сотрудником профессиональных обязанностей.

15. Документы, связанные с оформлением сотруднику допуска к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.

16. Документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение должности.

17. Копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).

18. Вторые экземпляры выданных сотруднику документов, связанных с работой.

19. Объяснения сотрудника (в связи с совершением дисциплинарного проступка, проведением внутреннего расследования и т.п.)

20. Заявление об изменении персональных данных.

21. Заявление об увольнении.

22. Предупреждение о предстоящем увольнении.

23. Заявление об отказе от перевода на другую работу.

24. Лист ознакомления с вакантными местами работы.

25. Акт об отказе от росписи.

26. Приказ (распоряжение) об увольнении (прекращении трудового договора).

27. Расчетный листок.

28. Записка-расчет (форма Т-61).

29. Уведомление о необходимости получить трудовую книжку.

30. Запросы о получении персональных данных сотрудника от третьих лиц и ответы на них.

31. копии документов, предъявленных при заключении трудового договора.

32. Копии свидетельств о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ, о регистрации актов гражданского состояния, о прохождении военной (иной) службы и т.п.

33. Медицинской заключение установленной формы.

34. Фотография установленного вида.

35. Лист-заверитель дела.

Документы в личном деле, как правило, располагаются в прямом хронологическом порядке, который соблюдается и в случае группировки документов в самостоятельные разделы в составе дела: документы по приему на работу, документы о переводе на другую работу и т.д.

Личные дела работников хранятся в помещении службы (отдела) кадров – в специально предназначенных и пригодных для этого средствах хранения: сейфах, металлических шкафах и т.п. Все виды работ с личными делами выполняются только в отведенных для этого местах, исключающих порчу (повреждение) и утрату (хищение) личных дел и документов, а также несанкционированный доступ к содержащимся в них персональным данным.

К обращению с личными делами допускаются только специально уполномоченные работники службы (отдела) кадров. В процессе хранения личных дел:

1. обеспечиваются их рациональное размещение и учет;

2. организуется выдача личных дел во временное пользование;

3. осуществляется контроль за их движением и физическим состоянием;

4. выполняется текущая работа по включению в состав личных дел новых документов, уточнение персональных данных работников и т.п.

5. производится подготовка личных дел и учетной документации к передаче в архив.

---

Дата добавления: 2015-07-18