Документирование кадровой деятельности

Общие положения

"Документация по личному составу" или "кадровая документация" являются обобщающими понятиями, которыми в литературе определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой. Документы по личному составу неодинаковы в кадровых службах разнородных организаций, например, документация в кадровой службе научного пи учебного заведения будет отличаться от документа­ми в кадровой службе строительной или торговой организации. В каждом конкретном случае состав документов определяется исходя из задач и функций той или иной кадровой службы. Тем не менее существует ряд документов, которые используются повсеместно.

Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе возникновения и установления трудовых правоотношений возникает значительный объем разнообразных документов. Работник пишет за­явление, заполняет анкету (личный листок по учету кадров), руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу сопровождается заключением трудового договора, составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2), внесением записей о приеме в трудовую книжку и др.

Наибольшая часть документов кадровой служб связана с процедурами движения кадров. Документирование движения кадров является неотъемлемой обязанностью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кад­ров специалисты понимают:

— перевод на другую работу;

— увольнение;

— предоставление отпусков;

— командирование и др.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление, начальник структурного подразделения составляет представление (докладную записку), которые будут являться основание: для издания распорядительного документа. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков и издания соответствующего приказа. При совершении работником проступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку, отдел кадров составлением акта фиксирует нарушения, которые могут быть основанием для издания приказа руководителя о наложении взыскания.

Необходимость издания приказов предусмотрена Трудовым кодексом РФ, приказы устанавливают от­ношения работника и работодателя, выполняют пра­вовую и учетную функции. На основе приказов кадро­вая служба ведет все учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других доку­ментов.

Таким образом, простое перечисление видов доку­ментов, создаваемых кадровой службой, свидетельству­ет об их многообразии. Столь же разнообразны правила оформления кадровой документации, часть из кото­рых регламентирована, а часть основана на традиции. Регламентация как состава, так и правил оформления документов по личному составу, как уже отмечалось, осуществлялась в разные годы разными ведомствами. В связи с этим она подвержена периодическим измене­ниям.

Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 утвержден и введен в действие "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Формы до­кументов, включенные в Альбом, согласованы с Министерством финансов, Министерством экономического развития и торговли, Министерством труда и социального развития.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных уч­реждений.

Приказ по личному составу — это распорядитель­ный документ, издаваемый руководителем организа­ции (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по воп­росам регулирования трудовых правоотношений граж­дан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

— прием на работу (формы Т-1 и Т-1а);

— перевод на другую работу (формы Т-5 и Т-5а);

— увольнение (формы Т-8 и Т-8а);

— предоставление отпусков (формы Т-6 и Т-6а);

— командирование (формы Т-9 и Т-9а);

— поощрение (формы Т-11 и Т-11а).

Все формы приказов подготовлены в двух вариан­тах, так как в практике работы кадровых служб ис­пользуются разные методы документирования. Прика­зы по личному составу по структуре текста подразде­ляют на простые и сложные. Простой приказ оформля­ет одно распорядительное действие, например прием на работу, отпуск, командирование. Такие приказы называют индивидуальными. Многие кадровые службы одним приказом оформляют распорядительные дей­ствия по учету и движению личного состава, касающиеся нескольких работников. Их называют сводными. Исходя из сложившейся практики каждая унифици­рованная форма приказа создана в форме индивиду­ального (одно распорядительное действие на одного работника) или сводного (одно распорядительное дей­ствие на нескольких работников) приказа.

Не унифицированы формы приказов, которые кад­ровые службы издают при оформлении взысканий ра­ботников и в случаях изменения фамилии.

Важно отметить, что постановлением Госкомстата России от 24 марта 2000 г. № 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, в соответствии с которым не допускается удаление каких-либо реквизитов, внесенных в формы. Прежде всего это относится к заполнению зон кодирования информации. В унифицированных формах используются Общероссийские клас­сификаторы предприятий и организаций (ОКПО), классификатор информации о населении (ОКИН), классификатор административно-территориального деления (ОКАТО), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Коды каждой формы по Общероссийскому класси­фикатору управленческой документации (ОКУД) вне­сены в формы разработчиками.

В то же время любая кадровая служба для удобства пользования имеет право по своему усмотрению вно­сить в унифицированные формы три вида изменений.

1. В формы документов могут быть внесены дополнительные реквизиты, например должности и фамилии лиц, визирующих документ.

2. Графы и строки в табличных формах могут быть расширены или сужены с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится.

3. Рекомендуемые форматы могут заменяться на более удобные.

Заголовочная часть каждого приказа имеет одинако­вый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа (фор­мы) и ее код по ОКУД, номер и дата документа.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире. Так, общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами. Про­ведение аттестации персонала сопровождается запол­нением целого ряда документов — протокола заседа­ния аттестационной комиссии, аттестационного лис­та, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, в деятельности кадровой службы значительную роль играют и такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должно­стные инструкции ее сотрудникам. Исходя из анализа законодательных, нормативно-правовых и норматив­но-методических документов, регламентирующих до­кументирование работы с кадрами, все документы можно разделить на несколько групп:

— организационные документы: положение о кад­ровой службе, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работни­кам кадровой службы, штатное расписание, структура и штатная численность, график от­пусков;

— распорядительные документы: приказы (распоря­жения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с рабо­ты, командирования, предоставления отпуска, по­ощрения, взыскания, изменения фамилии;

— учетные документы: личная карточка Т-2, личная карточка научного, педагогического работника Т-4, журналы принимаемых и увольняемых работников, трудовые книжки работников;

— информационно-справочные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.

Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил. Это не только повышает куль­туру документирования, но и способствует ускорению его создания и обработки за счет формирования у ра­ботников кадровых служб четких представлений о внеш­нем виде документа. Однако главное в соблюдении требований к установленным правилам оформления — это закрепление юридической силы документа.

..Юридическая сила документа — это свойство, со­общаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления[29].

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающие документ обязаны:

— соблюдать при его подготовке действующие мы законодательства;

— издавать документы только в пределах своей компетенции;

— соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Для придания различным документам юридичес­кой силы используются различные элементы (рекви­зиты). Так, заявление должно быть адресовано долж­ностному лицу, содержать слово "заявление", текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись работника. Для составления штатно­го расписания организации необходимо использо­вать установленную форму, которая включает подпись руководителя подразделения, подготовивше­го документ, гриф утверждения руководителя орга­низации, заверенный печатью.

Приказ руководителя по личному составу должен быть составлен с использованием установленной формы или на бланке организации, содержать указание на вид документа "приказ", текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистра­ционный индекс, дату и подпись. Кроме того, в прика­зах и других документах по личному составу часто ис­пользуется виза ознакомления работника, которая яв­ляется доказательством того, что работник с докумен­том ознакомлен. Однако отказ работника удостоверить своей подписью факт предъявления ему того или иного документа (приказа, должностной инструкции, уведом­ления об увольнении и др.) не имеет юридического значения. В таких случаях практикуется оформление визы ознакомления работником кадровой службы с указа­нием факта "от подписи отказался (лась)", личной подписи, должности и подписями присутствующих сви­детелей.

Практически для каждого вида документов в дей­ствующих правилах оформления разработаны требова­ния к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. Минимальный обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленчес­кой деятельности, включает указание: автора доку­мента (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), вида докумен­та (приказ, положение и т. д.), даты создания документа, регистрационного индекса, текста (содержание), подписи.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроиз­водит содержание документа и все его внешние при­знаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (вклю­чая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Заверение копий выполняется работником, отвеча­ющим за документы, в кадровых службах — инспекто­ром по кадрам. Оформляется заверение копий простав­лением ниже реквизита "подпись" слова "Верно", ука­занием должности, фамилии и личной подписи и даты.

Например:

Верно

Инспектор канцелярии (личная подпись) М.Ю. Машина

30.05.2002

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удо­стоверяется, кроме того, проставлением печати. Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставление печати.

Трудовой кодекс РФ предусматривает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанные с работой в данной организации (ст. 62). Такие копии обязательно должны быть заверены пе­чатью.

Дубликат — повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника[30].

Дата добавления: 2015-07-18