Инструкция по кадровому делопроизводству

Таким образом, положение о кадровой службе и должностные инструкции ее работникам являются основными нормативными документе ми, разрабатываемыми самой кадровой службой для установления направлений деятельности, круга обязанностей. Гораздо реже службы кадров разрабатывают нормативно-методические документы, которыми устанавливается технология работы с документами по личному составу. Несмотря на то что нормативная база обще государственного действия, регламентирующая составление и оформление документов, достаточно обширна во многих организациях присутствует и специфика документирования трудовых правоотношений, и свои традиции организации кадрового делопроизводства. Кроме того, существенные отличия имеются в техно­логии создания документов, их составе, особенностях учета кадров.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нор­мативный акт, регламентирующий технологию рабо­ты с документами, определяющий правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Наличие инструкции особенно необходимо в тех кад­ровых службах, которые являются достаточно круп­ными структурными подразделениями, со сложной организационной структурой. В небольших организа­циях, где вся кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение.

Создание каждой конкретной системы работы с кадровыми документами (делопроизводства) опре­деляется множеством факторов — размерами организации, ее организационной структурой, числен­ностью работников, особенностями учета кадров, квалификацией персонала кадровой службы и др. Каждая конкретная делопроизводственная система ос­новывается на некотором наборе общепринятых пра­вил, закрепленных в законодательных и подзаконных актах, нормативных документах общегосударственно­го действия, и в то же время содержит специфические черты, особенности, характерные для той или иной организации.

Структура текста инструкции включает общие по­ложения, тематические разделы и приложения.

В разделе "Общие положения" записывают сферу распространения инструкции, ответственность за ее несоблюдение, название подразделения, которое отвечает за организацию работы с кадровыми до­кументами, перечисляют законодательные акты, нормативно-методические документы, а также организационные и распорядительные документы, на ос­нове которых подготовлена инструкция и осуществ­ляет свою деятельность кадровая служба, устанавли­вают порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логи­ческой последовательности, поэтому структура инструкции определяется ее составителями исходя из существующей системы делопроизводства.

Инструкция обычно включает два основных раздела — по правилам составления и оформления документов и по организации работы с ними. В первом разделе возможно использование следующей структуры:

— Порядок документирования приема на работу.

— Порядок оформления перевода на другую работу.

— Порядок оформления увольнения.

— Порядок оформления отпусков.

— Порядок оформления командировок.

— Порядок оформления поощрений и взыскание

— Порядок оформления и ведения трудовых книжек.

— Учет кадров (дается описание применяемых учетных форм, справочных массивов, определяется их доступность для различных категорий руководителей и различных структурных подразделений, излагается порядок составления, ведения систематизации и классификации справочной информации, ее хранения).

В каждом разделе определяются:

— виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности по учет и движению кадров;

— правила подготовки распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

— порядок изготовления, размножения и рассылки приказов;

— правила оформления и заверения копий и приложений.

В раздел "Организация работы с документами" вклю­чают, как правило, следующие подразделы:

— "Регистрация документов"— устанавливается порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов кадровой службы, сроки, формы и методы регистрации, дается описание принятой технологии и порядок индексации документов. Устанавливаются формы журналов (книг) регистрации, применяемых для каждой категории документов.

— "Оперативное хранение документов " — излагаются правила хранения документов в кадровой службе и ее структурных подразделениях и устанавливаются ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, личных дел, порядок разработки и использования номенклатуры дел, систематизации и индексации дел.

Инструкцией должны быть определены правила формирования дел, которые в кадровом делопроиз­водстве имеют особое значение, так как часть доку­ментов формируется в дела в традиционном смысле — комплекс документов в одной обложке, и в этом слу­чае действуют общие правила подшивки документов в дела. В то же время значительное количество "дел", имеющих по номенклатуре один индекс (например, личные карточки, трудовые книжки и др.), делами не являются. Инструкция по делопроизводству должна установить правила систематизации этих документов на стадии их оперативного хранения.

— "Подготовка документов к сдаче в архив " — за­крепляются порядок и организация проведения экспертизы ценности документов (отбора для хра­нения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, включая оформление дела (подшив­ка или переплет, нумерация, составление итоговой записи, оформление обложки дела). В разделе необходимо установить требования к составлению описи документов по личному составу, акта выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, порядок передачи дел архив и уничтожения документов.

Состав тематических разделов может изменяться дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкцию могут быть включен разделы по оформлению документов воинского учет учета и использования рабочего времени, оформления аттестации работников и т. д., по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. д.), по правилам хранения и использования печати.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, учетные и регистрационные формы, формы номенклатуры дел, описи, акта, о ложки дела и другой справочный материал.

Подготовку инструкции осуществляет кадровая служба при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. Она является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Необходим пересмотр инструкции и в случаях изменений в действующем законодательстве о труде, в нормативно-методических документах, стандартах.

Следует отметить, что ряд организаций используют другую практику закрепления принятой технологии работы с документами — к давно устаревшим инструкциям разрабатываются "поправки" в виде регламентов, памяток, приказов руководителей. Часть этих документов практически дословно повторяет отдельные положения законодательства. Например, порядок ведения личных дел государственных служащих установлен указом Президента РФ, нет смысла вводить сдельным распоряжением по организации документ, дословно повторяющий текст указа, если в нем не отражена специфика или особенности этой работы.

Часто в организации не разрабатывается и не создается инструкция как целостный локальный нормативный акт, распорядительными документами руководства кадровой службы вводятся в действие отдельные разделы, например: "Порядок оформления вновь принимаемых на работу", "Правила хранения трудовых книжек" и т. п. Таким образом и осуществляется регламентация отдельных операций работы с документами или правил их оформления. Эта практика давно себя зарекомендовала как бесперспективная, так как основной смысл создания инструкции заключается именно в комплексной регламентации документационных процессов, фактически в закреплении наиболее целесообразной для данной организации системы делопроизводства.

Дата добавления: 2015-07-18