Функции кадровой службы

Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы.

Особую группу нормативных документов составляют разработки Министерства труда РФ. Среди них надо назвать прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Существующий порядок работы кадровых служб формировался разными ведомствами на протяжении значительного времени. В стране никогда не было и до сих пор нет единого федерального органа исполнительной власти, который бы курировал разработку системы кадровой документации, определял задачи и функции кадровой службы, ее должностной и численный состав, организационную структуру. В связи с этим нет и единого нормативного документа, в котором были бы закреплены задачи и функции кадровых служб, состав кадровой документации, правила документирования.

В ряду перечисленных отдельное место занимает вопрос о целях, задачах и функциях кадровой службы. Анализ многочисленной литературы, а также типовых и примерных положений о кадровых службах позволяв сделать вывод, что практически везде используется одна и та же формулировка цели деятельности этих служб "обеспечение предприятия (организации) кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих не обходимых специальностей и квалификации". Исходяиз этой цели формулируют обычно следующие типовые задачи кадровой службы:

¾ комплектование предприятия (организации) руководящими работниками и специалистами, рабочими соответствующих профилю предприятия специальностей, профессии, квалификации;

¾ обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовка резерва для выдвижения работников;

¾ обеспечение повышения квалификации персонала;

¾ учет личного состава.

Последняя задача имеет особое значение, так как является наиболее типовой и выполняется любой кадровой службой — от управления кадрами на крупных предприятиях до инспектора по кадрам в не больших организациях. Учет личного состава обязательно ведется даже в мелких организациях, где ж выделяется отдельный работник для работы с кадрами, а ее выполняет секретарь, бухгалтер или сам руководитель.

Реализация любой из перечисленных задач требует выполнения большего или меньшего количества функций кадровой службой (инспектором по кадрам).

Какой нормативной базой мы здесь располагаем? Как уже отмечалось, единого нормативного документа, закрепляющего типовые функции кадровой службы в стране, не разработано. Тем не менее в ряде нормативно-методических документов регламент тируются функции кадровых служб. Один из таких документов общегосударственного действия — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в частности инспекторами по кадрам. Он создает только основу разработки должностных инструкций, поскольку закрепляет функции кадровой службы косвенно, через определение основных видов работ, выполняемых работниками кадровой службы.

Среди этих видов работ можно выделить ряд функций, которые соответствуют вышеперечисленным задачам.

По первой задаче — "комплектование предприятия (организации) руководящими работниками и специалистами, рабочими соответствующих профилю предприятия специальностей, профессии, квалификации" — в Квалификационном справочнике записаны следующие функции:

— участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

— изучение движения и причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.

По второй задаче — "обеспечение движения кадров, карьерного роста персонала, подготовка резерва для выдвижения работников" — в обязанности кадровых служб внесена подготовка необходимых материалов для квалификационных и аттестационных комиссий.

По третьей задаче — "обеспечение повышения квалификации персонала"— Квалификационным справочником виды работ не определены.

Наиболее полно в Справочнике перечислены виды деятельности работников кадровой службы, связанные с четвертой задачей — "учет личного состава". Квалификационный справочник в качестве обязательных предусматривает следующие функции:

— оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

— формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

— заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

— подсчет трудового стажа;

— оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников предприятия (организации);

— ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

— контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

— оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

— подготовка документов к сдаче в архив;

— составление установленной отчетности.

Среди типовых задач кадровой службы мы не нашли задач, связанных с обеспечением порядка работы предприятия, а в Квалификационном справочнике зафиксирована функция "осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в структурных подразделениях организации, соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка". На практике учет рабочего времени, как правило, является функцией кадровых служб.

Вторым документом общего действия, по которому мы можем составить представление об официальном закреплении функций кадровой службы, являются Нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Если проанализировать содержание укрупненных нормативов с точки зрения функций кадровой службы, то можно отметить, что количество функций в этом документе расширяется по сравнению с Квалификационным справочником. Помимо тех, что мы уже отметили, за кадровой службой закреплены такие виды работ, как:

¾ оформление поощрений и взысканий, изменения фамилии, командировок;

¾ подготовка аттестации работников;

¾ составление и оформление разнородных и разнообразных документов, среди которых исполнительные листы и листы нетрудоспособности, трудовые договоры, документы на получение всех видов пенсий (по старости, инвалидности, по случаю потери кормильца и др.);

¾ табельный учет;

¾ работа бюро пропусков;

¾ работа военно-учетного стола.

Трудовой кодекс РФ закрепляет за работодателем несколько новых правовых норм, которые, таким образом, становятся обязательными для всех организаций. Их выполнение будет реализовываться кадровыми службами и приведет к расширению функций кадровых служб. Среди новых функций следует отметить:

1. Введение новой нормы, направленной на защиту трудовых прав работников. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62).

2. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем (ст. 65).

3. Новые задачи возникают перед кадровыми службами и в связи с введением Кодексом такого понятия, как "персональные данные", под которыми понимается информация, касающаяся отдельного работника. С целью их охраны работодатель (в лице своей кадровой службы) обязан разработать локальный нормативный акт, в котором установлен порядок передачи персональных данных работника в пределах организации, и ознакомить с ним работников (ст. 88).

4. Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков. В обязанности кадровых служб входит составление, ведение график; и предупреждение работника о времени начал; отпуска не позднее чем за две недели (ст. 123).

5. Кадровые службы традиционно осуществляют хранение и передачу в архив документов по личному составу, которые содержат, в том числе, и анкетно-биографические сведения о работниках. Однако эта функция получает новое значение Кодекс вводит понятие персональных данных "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника" и устанавливает требования к обработке, хранению, использованию, порядку передачи персональных данных, а также ответственность за нарушение установленных норм.

Можно отметить, что реально функции действующих кадровых служб зачастую отличаются от выше­перечисленных и характеризуются значительным разнообразием. Помимо названных, многие кадровые службы выполняют функции, далекие от основной цели этих служб, — "Обеспечение предприятия (организации) кадрами руководителей, специалистов, рабочих и служащих необходимых специальностей и квалификации". Известны примеры, когда на кадровую службу возлагается организация и ведение работы по выдаче персоналу пластиковых карт на получение зарплаты или медицинского страхования и др.

В коммерческих структурах большое внимание уделяется подбору персонала. Это связано с выполнением множества функций по проведению анкетирования, собеседований, тестирования, поиску кадров необходимой квалификации. В таких организациях функции кадровой службы значительно расширяются.

В то же время на практике далеко не во всех организациях кадровые службы выполняют нормативно закрепленные виды работ. Например, очень часто вся работа, связанная с оформлением командировок, ведется делопроизводственной службой, пропускной режим контролирует и выполняет служба безопасности, трудовые договоры готовит юридическая служба и т. д.

Деятельность кадровых служб в нашей стране традиционно сводится к оформлению движения и учета личного состава организации. Работой с людьми, их обучением, повышением профессиональных и квалификационных характеристик, оптимизацией использования трудовых ресурсов кадровые службы не занимаются или занимаются в самом незначительном объеме. Примером тому является такая важная функция, как аттестация работников, которая должна быть направлена на рациональную расстановку кадров по участкам, звеньям, рабочим местам. Участие кадровых служб в аттестации работников организации зачастую сводится к составлению графиков и планов проведения аттестации, а затем оформлению результатов заседаний аттестационных комиссий. Эта функция ограничивается документированием, выполнением технических, а не творческих работ. Поэтому, формулируя цели деятельности кадровой службы, следует исходить из ее реальной деятельности в той или иной организации. Если кадровая служба создается для управления персоналом и должна будет решать аналитические вопросы, связанные с формированием и оптимальным использованием рабочей силы, то общая цель кадровой службы может быть изложена, например, в следующем виде:

"Целью деятельности отдела по работе с персоналом является формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников организации".

Из такой формулировки цели деятельности кадровой службы следует, что наряду с традиционными функциями (документирование, учет личного состава и др.) служба будет выполнять и ряд маркетинговых функций, например:

¾ текущее и перспективное планирование потребности организации в рабочей силе;

¾ прогнозирование рынка рабочей силы;

¾ планирование и реализация профессиональной карьеры персонала;

¾ определение эффективности деятельности персонала;

¾ анализ деловых и профессиональных качеств работников организации.

Таким образом, вопрос о функциях кадровой службы в каждой конкретной организации остается практически открытым, должен решаться индивидуально и закрепляться в положении о кадровой службе.

Дата добавления: 2015-07-18