Комплекс документов по установлению трудовых отношений

Установление трудовых отношений между работником и администрацией организации на­чинается с беседы должностного лица, ответственного за прием на работу, с претендентом на рабочее место.

В службе кадров оформляется прием на работу, что предусматривает проверку личных документов работ­ника, в числе которых паспорт, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (Трудовой кодекс РФ, ст. 65). Прием на работу без предъявления этих документов не допуска­ется. При приеме на работу, требующую специальных знаний, проверяется документ (документы) об образо­вании (дипломы, свидетельства и др.) или полученной профессии с указанием разряда (квалификации). Воен­нообязанные предъявляют военный билет, лица, подлежащие призыву, — приписное свидетельство.

Гражданин, поступающий на государственную служ­бу, обязан представить справку из органов государ­ственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении и медицинское заключение о состоянии здоровья (Федеральный закон "Об основах государственной службы Российской Федера­ции", ст. 21).

Запрещено требовать от работника документы, не пре­дусмотренные законодательством (Трудовой кодекс РФ, ст. 65).

В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовой договор — соглашение между работодате­лем и работником, в соответствии с которым работо­датель обязуется предоставить работнику работу по обус­ловленной трудовой функции, обеспечить условия тру­да, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными право­выми актами, коллективным договором, соглашения­ми, локальными нормативными актами, содержащи­ми нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать дей­ствующие в организации правила внутреннего трудо­вого распорядка (Трудовой кодекс РФ, ст. 56).

Сторонами трудового договора являются работода­тель и работник. От лица работодателя, как правило, выступает руководитель организации (или его замес­титель по кадровой работе).

Трудовой договор заключается в письменной фор­ме, составляется в двух экземплярах, каждый из ко­торых подписывается сторонами. Один экземпляр тру­дового договора передается работнику, другой хранит­ся у работодателя (в кадровой службе) (Трудовой ко­декс РФ, ст. 67).

Трудовые договоры могут заключаться:

— на неопределенный срок;

— на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный договор, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключается в тех случаях, когда тру­довые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор:

— фамилия, имя, отчество работника;

— фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица.

Кроме того, к существенным условиям трудового договора законом отнесены:

— место работы (с указанием структурного подразделения);

— дата начала работы;

— срок действия (в случаях заключения срочного трудового договора);

— наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

— права и обязанности работника;

— права и обязанности работодателя;

— характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

— режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

— виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Возможно включение в трудовой договор других условий:

— об испытании;

— о нераспространении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

— об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя.

Работодатель не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым до­говором.

Из сказанного вытекает, что организации имеют право разработать и использовать индивидуальную форму трудового договора, однако многие кадро­вые службы используют примерную форму трудо­вого договора, рекомендованную Министерством труда РФ (приложение 5).

Трудовой договор является основанием для из­дания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.

Личное заявление работника о приеме на работу пишется обычно от руки в произвольной форме (приложение 6). Распространена практика использования для заявлений трафаретной формы. В заяв­лении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия руководителя организации), автор (инициа­лы, фамилия работника, его паспортные данные, адрес проживания, номер телефона), наименование до­кумента (заявление), дата, текст (в котором указыва­ется, на какую должность (по какой профессии и ква­лификации), в какое структурное подразделение ав­тор заявления просит принять его на работу), подпись. На заявлении обычно оформляется виза руководителе структурного подразделения и руководителя кадровой службы, после чего оно передается руководителю орга­низации для оформления резолюции.

Следует отметить, что заявление о приеме на рабо­ту документ не унифицированный, не упоминается oн и в Трудовом кодексе. Единственным правовым ак­том, который называет заявление о приеме на работу, является Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 "О порядке ведения личных> дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения на государственные должности федеральной государственной службы". В условиях обязательного заключения трудового договора, подписав который работник тем самым выражает в письменной форме согласие на работу, обязательность написания заявления представляется проблематичным.

Личный листок по учету кадров (приложение 7) является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера о работнике. Документ введен в практику еще в 20-е гг. и постепенно трансформиро­вался в современный вид, обретя достаточно стабиль­ный состав вопросов. Под влиянием времени часть когда-то обязательных вопросов изымается из личного листка (например, сведения о партийности, членстве в ВЛКСМ и др.), а часть заменяется другими (например, вопрос о национальности заменен вопросом о гражданстве). Применяемая в настоящее время форма личного листка не была утверждена в качестве единого документа, обязательного для применения во всех организациях, и, как отмечают специалисты, не имеет правовой основы[32].

Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в лич­ных документах поступающего на работу. Сведения о фамилии, имени, отчестве, дате и месте рождения дол­жны соответствовать сведениям паспорта (удостовере­ния личности). Сведения об образовании заполняются на основании диплома (удостоверения, свидетельства) с указанием названия учебного заведения, продолжи­тельности обучения, полученной специальности. Отве­ты на вопросы о наличии ученых степеней, званий да­ются на основании документов Высшей аттестацион­ной комиссии, об изобретениях — на основании патен­тов. Сведения о работе с начала трудовой деятельности должны соответствовать записям в трудовой книжке с указанием полных лет и месяцев работы, названия орга­низации, ее местонахождения, занимаемой должности. Пункт об отношении к воинской обязанности заполня­ется на основании военного билета.

Все отрицательные ответы при заполнении личного листка по учету кадров даются без повторения вопроса. Например: "Отношение к воинской обязанности" — не военнообязанный; "Ученая степень, звание" — не имею и т.д.

Работник подписывает личный листок по учету кадров, проставляет дату заполнения и сдает на проверку инспектору кадровой службы вместе с фотографией 4x6 см. Инспектор обязан проверить соответствие заполненного личного листка представ­ленным документам, после чего в него вклеивается фотография.

Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.

Такую же функцию, как и личный листок по учету кадров, выполняет анкета - документ, содержащий расширенные анкетно-биографические данные работника с перечислением не только родственников, проживающих вместе с работником, но и всех-близких родственников (жена (муж), отец, мать, взрослые братья и сестры, взрослые дети) с указанием степени родства, фамилии, имени и отчества, года и места их рождения, места работы и должности, местожи­тельства, а также девичьей фамилии жены, сведений о бывших женах (мужьях), если ранее гражданин со­стоял в браке. В анкете указываются и паспортные дан­ные. Кроме того, анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела кадров с распис­кой в том, что "фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе соответствуют документам, удос­товеряющим личность", которая заверяется печатью организации (приложение 8).

Ряд специалистов считает целесообразным самостоятельную разработку кадровой службой современ­ных анкет[33]. При этом следует помнить, что работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, рели­гиозных и иных убеждениях, частной жизни, а также о членстве работника в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности. В случаях, непос­редственно связанных с вопросами трудовых отноше­ний, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия (Трудовой кодекс РФ, ст. 86).

Резюме - не унифицированный и не имеющий пра­вовой поддержки документ, получивший распростра­нение в нашей стране в 1990-е гг. Первоначально ре­зюме использовали только представительства или фи­лиалы действующих в России иностранных фирм. Позднее резюме стал документом, широко применяе­мым в практике работы российских рекрутинговых фирм и кадровых агентств для сбора первоначальной информации претендентов на трудоустройство. Кадро­вые службы и службы управления персоналом отечественных коммерческих структур также широко ис­пользуют этот документ при проведении первоначаль­ного отбора кандидатов на вакантные должности.

Резюме по сути дела представляет собой разно­видность анкеты и содержит краткие сведения био­графического характера, сообщаемые работником о себе. Чаще всего работник самостоятельно составляет и рассылает резюме при поиске работы. Структура резюме уже сложилась. Как правило, оно содержит следующие разделы:

— название вида документа;

— дату заполнения;

— персональные данные (фамилия, имя, отчество, должность и почтовый адрес претендента, телефон, семейное положение);

— цель трудоустройства (с указанием должности или вида работы, на которую претендует составитель резюме);

— образование;

— опыт работы;

— дополнительные сведения;

— рекомендации (с указанием должностей, организаций, фамилий и телефонов).

Характерной особенностью резюме является запол­нение сведений об образовании и опыте работы. Они записываются в обратной хронологической последова­тельности — начиная не с первого места учебы (рабо­ты), а с последнего. При этом следует полностью ука­зывать названия учебных заведений и организаций, в которых ранее работал (или в настоящее время работа­ет) автор резюме. Поскольку кадровые службы всегда интересует причина, по которой меняется место рабо­ты, в разделе следует это отразить, уместно дать не только указание должности, но и должностных обя­занностей. Для секретарей это особенно важно, так как при одинаковых названиях должности их обязанности существенно отличаются по содержанию: секретари выполняют не только технические функции, но и функции, связанные с организационной, админист­ративной, аналитической деятельностью.

В разделе "Образование, переподготовка, повыше­ние квалификации" перечисляют не только наимено­вания учебных заведений и полученную квалифика­цию, но и дополнительное образование, например, курсы иностранного языка (или скорописи, стеногра­фии, бухучета и т. д.), продолжительность обучения, даты поступления и окончания.

Кадровым службам при анализе резюме следует об­ращать особое внимание на такой раздел, как "Цель", в которой соискатель вакантной должности указывает должность, на которую претендует. При этом учитывается соответствие уровня подготовки, образования, практического опыта работы и деловых качеств соис­кателя этой должности.

Текст резюме оформляется в виде двух столбцов: в левой части располагают заголовок раздела, в пра­вой — информацию. Резюме обычно превышает одну страницу текста. В разделе "Дополнительные сведения" могут сообщаться любые данные, характеризующие профессиональные навыки или личность претендента, а также его деловые и личные качества (приложение 9).

Автобиография — документ, часто используемый кадровыми службами для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров (ан­кетой)) данных о работнике (приложение 11). Автоби­ография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной фор­ме, но в хронологической последовательности жизни и трудовой деятельности. Как правило, в автобиографии подробно раскрываются вопросы, которые не отраже­ны в личном листке по учету кадров (анкете), — о причинах незаконченного образования, перехода на другие места работы, смены профессии и др.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудо­вому договору.

Прием на работу оформляется унифицированной формой Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на ра­боту работника" (приложение 10), которая заполняет­ся работником кадровой службы, ответственным за прием. Форма Т-1 предназначена для документирова­ния индивидуального приема.

Заголовочная часть формы содержит название орга­низации и ее код по ОКПО, название вида документа, его код по ОКУД, номер и дату приказа, распоряди­тельное действие и его продолжительность ("Принять на работу с... по..."). Таким образом, здесь содержатся практически все реквизиты, используемые в традици­онной практике документирования приема на работу.

Наименование организации — автора документа — Должно соответствовать наименованию, закрепленно­му в ее учредительных документах.

Регистрационный номер приказа необходим для Учета документов, но, кроме того, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Номер приказа проставляется при его регистрации. Распространена практика регистрации кадровых при­казов порядковыми номерами в пределах календарно­го года и буквенного индекса "ЛС" (личный состав) или "К" (кадры). Ряд кадровых служб с индексом "ЛС" регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом "К" — кратковременных.

Система индексации документов создается в каж­дой кадровой службе и зависит от принятых в орга­низации правил регистрации и количества издаваемых приказов.

Текст приказа о приеме на работу традиционно со­держал распорядительное действие ("ПРИНЯТЬ", "НА­ЗНАЧИТЬ"), фамилию, имя, отчество, должность ра­ботника, наименование структурного подразделения, в которое он принимается на работу, дату начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совмес­тительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), усло­вия оплаты труда.

В унифицированной форме Т-1 содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит сле­дующие данные: фамилию, имя, отчество, табель­ный номер работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должно­сти), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, усло­вия оплаты труда, установленный испытательный срок.

Содержание приказа должно соответствовать усло­виям заключенного трудового договора.

Ссылка на документ — основание издания приказа является обязательным реквизитом любого приказа по личному составу. Основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу в форме Т-1 яв­ляется трудовой договор с указанием его даты и номе­ра, кроме него возможно также указание в качестве ос­нования личного заявления.

Оформляющая часть формы содержит подпись ру­ководителя организации и отметку об ознакомлении работника с приказом (виза ознакомления).

Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя организации, его личной подписи, инициалов и фамилии. В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему.

Категорически не допускается исправление долж­ности или фамилии в подлиннике приказа от руки, проставление предлогов "За" или "Зам.", косой черты перед должностью. Использование подобных приемов лишает документ юридической силы.

В Альбоме унифицированных форм первичной учет­ной документации не регламентирован порядок визи­рования распорядительных документов. Однако, исхо­дя из раздела "Общие положения", любая организа­ция вправе добавить необходимые ей реквизиты в уни­фицированные формы.

Как правило, приказы о приеме на работу визиру­ют руководитель структурного подразделения, в кото­ром работает данный сотрудник, главный бухгалтер, юрисконсульт и инспектор или руководитель кадро­вой службы, другие должностные лица. Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях определяется их организационной струк­турой и порядком работы над документами. Правила визирования приказов по личному составу закрепля­ются в инструкции по работе с кадровыми документа­ми, где устанавливается, какие должностные лица, в какой последовательности визируют документ, где рас­полагаются визы.

В соответствии с требованиями нормативно-мето­дических документов виза проставляется в нижней ча­сти на оборотной стороне последнего листа подлинни­ка приказа, она должна состоять из подписи лица, визирующего документ, указания его должности, рас­шифровки подписи (инициалы и фамилия), даты ви­зирования.

Например:

Начальник ПФУ

Румынов В.Р. Румынов

24.05.2001

Отметка об ознакомлении работника с приказом рас­полагается ниже подписи руководителя и включает слова: "С приказом ознакомлен(а)", личную подпись работни­ка, его инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работо­датель обязан выдать ему надлежаще заверенную ко­пию указанного приказа (Трудовой кодекс РФ, ст. 68).

В Альбом унифицированных форм включена также форма Т-la "Приказ (распоряжение) о приеме работ­ников на работу" (приложение 12). По реквизитам за­головочной и оформляющей части она полностью со­впадает с формой Т-1. Форма этого приказа спроекти­рована по аналогу сводных приказов, когда одним при­казом оформляется прием нескольких человек, ее содержательная часть включает столько пунктов, сколь­ко человек оформляют на работу. Форма Т-la построе­на в виде таблицы, графы которой содержат те же сведения, что и индивидуальная форма.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранении в кадровой службе, копия передается в бухгалте­рию для оформления лицевого счета и начисления зарпла­ты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа: для передачи в струк­турные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий уве­личивается — одна из них подшивается в личное дело.

Унифицированные формы приказа о приеме Т-1 и Т- 1а являются основанием для заполнения службой кадров учет­ной формы "Личная карточка работника Т-2" (или "Лич­ная карточка государственного служащего Т-2 ГС"), вне­сения в трудовую книжку отметки о зачислении на рабо­ту или ее выдачи (для поступающих на работу впервые), оформления пропуска, служебного удостоверения.

Дата добавления: 2015-07-18