Учетные карточки

4.2.1. Личная карточка работника

Основной формой, используемой кадровыми службами для анализа состава и учета до­кументов, является личная карточка.

Личная карточка разработана органами статисти­ки и применяется около тридцати лет. Периодически в нее вносятся изменения и дополнения. В унифици­рованные формы по учету труда включены новые фор­мы личной карточки Т-2, она разработана в двух ва­риантах: Т-2 — для работников и Т-2 ГС — для госу­дарственных служащих.

Форма Т-2 (приложение 34) заполняется на всех работников, принятых на работу после подписания приказа (распоряжения) о приеме на работу.

В заголовочной части личной карточки указыва­ется полное наименование организации, ее код по ОКПО и код карточки по ОКУД.

Далее проставляется дата составления карточки, указывается табельный номер работника, начальная буква фамилии работника (в графе "Алфавит"), вид работы, пол. В составе этих сведений надо отметить изменения, отличающие современную форму Т-2 от действовавших ранее. Они связаны с введением двух новых реквизитов — идентификационного номера на­логоплательщика и номера страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Основани­ем для заполнения этих реквизитов являются соответ­ствующие документы — свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и страховое свидетельство.

Личная карточка работника Т-2 состоит из один­надцати разделов. Первый раздел содержит общие сведения о работнике. В нем указываются номер и дата трудового договора (контракта), затем фамилия, имя, отчество, дата, место рождения и гражданство. Осно­ванием для заполнения этих сведений является пас­порт работника.

Следующий пункт первого раздела отражает знание иностранного языка и включает сведения о наимено­вании языка и степени его знания. В соответствии с Общероссийским классификатором информации о на­селении (ОКИН) при этом должны использоваться следующие стандартные формулировки: "читает и пе­реводит со словарем", "читает и может объясняться", "владеет свободно". Эти пункты заполняются со слов работника.

Пункт 6 содержит сведения об образовании и пре­дусматривает указание на общую характеристику об­разования. В соответствии с ОКИН общая характерис­тика образования предусматривает следующие форму­лировки:

— основное общее образование;

— среднее (полное) общее образование;

— начальное профессиональное образование;

— среднее профессиональное образование;

— неполное высшее образование;

— высшее образование.

Далее идет заполнение данных о наименовании об­разовательного учреждения, квалификации по дипло­му, его серии и номере, годе окончания учебного за­ведения. Пункт дополняют сведениями о послевузовском профессиональном образовании (аспирантура, адъ­юнктура, докторантура) с указанием наименования образовательного учреждения, квалификации по диплому, его серии и номера, годе окончания учебного заведения и специальности.

В седьмом пункте записываются сведения о про­фессиях (основной и др.) работника.

В пункте 8 "Стаж работы" стаж рассчитывается работником кадровой службы на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих стаж документов. Стаж работы указывается по состоянию на день приема на работу с указанием в днях, меся­цах, годах отдельно общего стажа, непрерывного и стажа, дающего право на надбавку за выслугу лет.

Девятый пункт заполняется на основе документов загса и фиксирует сведения о состоянии в браке.

Десятый пункт содержит сведения о составе семьи работника с указанием степени родства, фамилии, имени, отчества, года рождения. В карточку включа­ются сведения о ближайших родственниках работника.

В пункте 11 отмечаются паспортные данные.

В пункте 12 проставляется адрес места жительства работника по паспорту и фактический с указанием даты регистрации. В этом же пункте указывается номер телефона работника.

Второй раздел личной карточки Т-2 содержит све­дения о воинском учете и заполняется на основании:

— военного билета;

— удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Все сведения вносятся в личную карточку в соот­ветствии с действующими инструкциями о порядке учета военнообязанных и призывников.

Помимо текстовой информации личная карточка содержит зоны кодирования. Коды в этих зонах про­ставляются в соответствии с Общероссийскими клас­сификаторами технико-экономической и социальной информации. Данные о месте рождения, гражданстве, знании иностранного языка, категории образования, состоянии в браке кодируются по ОКИН (Классифи­катор информации о населении); квалификация по дип­лому — по ОКСО (Классификатор специальностей по образованию); профессия — по ОК ПДТР (Классифи­катор профессий рабочих, должностей служащих и та­рифных разрядов).

Первый и второй разделы заполняются на момент приема, подписываются работником кадровой службы (с указанием должности, инициалов и фамилии), ра­ботником с проставлением даты.

Следующие разделы карточки Т-2 отражают сведе­ния об изменении служебного положения, перемеще­ниях, увольнениях, повышении квалификации и др.

Раздел третий "Прием на работу и переводы на дру­гую работу" включает первоначальные сведения о дате приема на работу, структурном подразделении, про­фессии (должности), разряде, классе (категории) квалификации, окладе (тарифной ставке) и надбавках. В дальнейшем в том же порядке отмечаются сведения о переводах сотрудника на другую работу. В разделе обя­зательно указывается основание каждой записи — дата и номер приказа (распоряжения). С каждой записью в этом разделе кадровая служба обязана ознакомить ра­ботника под расписку в последней графе.

В четвертом разделе фиксируются данные о про­хождении работником аттестации — указывается дата аттестации, решение аттестационной комиссии, дата и номер протокола и ссылка на документ — основа­ние для записи. Таким основанием может быть, на­пример, приказ руководителя об утверждении итогов аттестации.

Пятый раздел служит для внесения данных о повы­шении квалификации. Здесь указываются даты и вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, наименование докумен­та (удостоверение, свидетельство и др.), его номер, серия и дата.

В шестом разделе записывают аналогичные данные, связанные с профессиональной переподготовкой ра­ботника.

Седьмой раздел предназначен для сведений о поощрениях и наградах с указанием их наимено­вания, даты, номера и наименования соответствую­щего документа.

В восьмом разделе фиксируют данные о всех видах отпусков, предоставляемых работнику. В каждой запи­си указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.), период работы, за который предоставляется отпуск, его продолжительность, даты начала и окончания. Для каждой записи дается ссылка на документ — основание для предос­тавления отпуска.

Девятый раздел включен в форму Т-2 впервые, он содержит сведения о социальных льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. В разделе указывается наимено­вание льготы, дата и номер документа, ее подтверж­дающего.

Десятый раздел "Дополнительные сведения" пред­назначен для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работаю­щих инвалидов и других сведений, не вошедших в первый раздел.

Одиннадцатый раздел заполняется при увольнении работника и включает основание увольнения, его дату, номер и дату приказа (распоряжения) об увольнении. Под этой записью проставляется подпись работника кадровой службы с указанием должности, инициалов и фамилии, а также подпись работника.

4.2.2. Личная карточка государственного служащего

Форма Т-2 ГС (приложение 36) разработана как личная карточка государственного слу­жащего. По своему содержанию, оформлению и структуре текста она во многом повторяет форму Т-2. Однако есть и отличия:

— пункт 7 предусматривает фиксацию ученой степени (кандидата наук, доктора наук);

— в пункте 8 помимо общего и непрерывного стажа указывается стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии, исчисление стажа ведется с указанием дней, месяцев, лет;

— раздел 4 содержит сведения о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания. В разделе отмечаются дата присвоения, размер надбавки в рублях, основание (ссылка на но­мер и дату документа). С каждой записью кад­ровая служба знакомит государственного слу­жащего под расписку.

Формы личных карточек подготовлены на формате A3 с заполнением лицевой и оборотной стороны листа.

4.2.3. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

Форма Т-4 (приложение 38) при­меняется для учета научных работников. Ее ведут кадровые службы научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждений и организаций, осуществляющих деятель­ность в сфере образования, науки и технологии. Форма Т-4 не заменяет форму Т-2, последняя ведется на каждого работника.

Форма Т-4 в заголовочной части должна содер­жать полное наименование организации, ее код по ОКПО, код формы документа по ОКУД, номер и дату составления документа. Документ заполняется при приеме на работу научного работника.

Карточка содержит сведения о наименовании структурного подразделения, должности, табель­ном номере, виде работы (основная, по совмести­тельству).

В начале карточки Т-4 помещаются сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения и выс­шем профессиональном образовании.

В пункте 4 "Послевузовское профессиональное образование" перечисляются наименование организа­ции (учреждения), в котором была окончена аспи­рантура (адъюнктура, докторантура), дата ее оконча­ния, номер, серия и дата выдачи удостоверения.

Пункт 5 "Ученая степень" включает сведения об имеющейся ученой степени, дате ее присуждения, отрасли науки, диссертационном совете (включая название организации, при которой он был создан), номере, серии, дате выдачи диплома и наименовании организации, выдавшей диплом. Сведения заполняют­ся на основании представленных документов (дипло­мов) научного работника.

Далее в карточку Т-4 вносятся сведения об ученом звании, дате его присвоения, номере и дате аттестата, наименовании организации, его выдавшей, научной специальности (для научных работников) и направле­ния (для доцентов и профессоров). Сведения заполня­ются на основании аттестата.

Пункты 4, 5, 6 имеют зоны для кодирования ин­формации. Информация о послевузовском образова­нии, ученой степени и ученом звании кодируется по ОКИН, научная специальность по профессиональному образованию и полученная — по ОКСО.

В карточку Т-4 заносятся также данные об общем научно-педагогическом и педагогическом стаже ра­боты, о наличии или отсутствии научных трудов и (или) изобретений.

Карточку подписывают работник кадровой службы и научный работник.

В дальнейшем в карточке фиксируются даты, се­рии, номера, наименования документов о присуж­дении ученой степени, ученого звания, получении научной специальности, наименование организации, выдавшей документ.

Дата добавления: 2015-07-18