Исправление записей на титульном листе

Сведения об изменении фамилии (например, в связи с вступлением в брак или расторжением бра­ка), образования (например, в связи с окончанием вуза) и др. заносятся в трудовую книжку по месту последней работы на основании соответствующих до­кументов. При этом прежняя запись зачеркивается од­ной чертой и сверху записываются исправления. Ссыл­ки на документы — основания для исправлений — де­лаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации (его заместите­ля) и печатью организации (отдела кадров).

Сведения о работе (приложение 33) представлены в трудовой книжке в виде таблицы:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
число	месяц	год

Заполнение раздела "Сведения о работе" начинает­ся с записи полного наименования предприятия (орга­низации). Эта запись делается в графе 3 и выделяется как заголовок.

В трудовые книжки по месту работы вносятся от­дельной строкой со ссылкой на дату, номер и наимено­вание соответствующих документов следующие записи:

a) о времени службы в составе Вооруженных Сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на прохождение распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

в) времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и переподготовке кадров;

г) времени обучения в высших и средних учебных заведениях (включая время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении работ научно-исследовательской хоздоговорной тематики), а также о времени пребы­вания в аспирантуре;

д) работе в качестве члена колхоза - в тех случа­ях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий тру­довой стаж рабочих и служащих.

Предусмотренные выше записи вносятся в трудо­вую книжку до занесения сведений о работе на дан­ном предприятии.

В графе 1 ставится порядковый номер вносимой за­писи, в графе 2 — дата приема на работу.

В графе 3 записываются сведения о приеме на работу с указанием наименования структурного подразделе­ния (цеха, отдела, участка и др.), а также наименова­ния должности или профессии и присвоенного разряда. Записи о профессии, по которой принят работник, про­изводятся: для рабочих — в соответствии с наименова­ниями профессий, указанными в Едином тарифно-ква­лификационном справочнике работ и профессий рабо­чих; для служащих — в соответствии с наименованиями должностей, указанными в Квалификационном спра­вочнике должностей руководителей, специалистов и слу­жащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Изменения и дополнения, внесенные в установ­ленном порядке в указанные справочники, а также штатное расписание доводятся до сведения работ­ников, после чего в их трудовые книжки на основа­нии приказа руководителя предприятия вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Кадровые службы обязаны внести в этот раздел трудовой книжки записи:

— о присвоении новых разрядов;

— установлении рабочему второй и последующих профессий;

— выполнении работ по вновь установленной профессии;

— работе в составе специализированных и комплексных бригад с одновременным указанием совмещения нескольких профессий;

— назначении бригадиром производственной бри­гады и освобождении от руководства бригадой.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о вре­мени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Период работы указанных лиц в студенческих от­рядах, при прохождении производственной практики и при проведении научно-исследовательской хоздого­ворной тематики подтверждается соответствующей справкой, на основании которой вносится запись в трудовую книжку.

В разделе "Сведения о работе" указываются также иные сведения, знание которых необходимо для под­счета общего и непрерывного трудового стажа работ­ника. Например, в трудовые книжки лиц, отбываю­щих исправительные работы без лишения свободы, вносится запись о том, что такой-то период времени не засчитывается в общий и непрерывный (или только в непрерывный) трудовой стаж. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для пособий по государственному социально­му страхованию в трудовую книжку работника вно­сится соответствующая запись о сохранении непре­рывного трудового стажа.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится администрацией по месту основной работы на основании приказа ру­ководителя того предприятия, где работник принят на работу по совместительству.

По желанию работника (по письменному его заяв­лению) запись в трудовой книжке о работе по совме­стительству может не производиться.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же по­рядке, как и прием на работу.

При восстановлении в установленном порядке непре­рывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудо­вую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", а в графе 4 делается ссылка на соответствующий нормативный документ.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправитель­ные работы без лишения свободы, администрация предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж.

В тех случаях, когда судом в установленном зако­ном порядке время отбывания исправительных ра­бот без лишения свободы включено в общий трудо­вой стаж, в трудовых книжках производится запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.

Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам, выданным соот­ветствующими органами внутренних дел.

Записи в трудовую книжку о причинах прекра­щения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудо­вого кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.

Например: "Уволен по соглашению сторон, ст. 78, Трудовой кодекс РФ" или: "Уволен по истечению срока трудового договора, п. 2 ст. 58, Трудовой кодекс РФ".

При расторжении трудового договора по инициати­ве работника по причинам, с которыми законодатель­ство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Например: "Уволен по собственному желанию в свя­зи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 80, Трудовой кодекс РФ".

При переводах работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю в графе 3 делается запись:

"Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие, п. 5 ст. 77, Трудовой кодекс РФ".

Днем увольнения считается последний день рабо­ты. Например, трудовой договор с работником пре­кращается в связи с сокращением штатов. 10 октября 2001 г. является последним днем его работы. В трудо­вой книжке работника должна быть произведена следу­ющая запись:

"Уволен по сокращению штатов, п. 2 ст. 81, Трудовой кодекс РФ".

При переводах на другое предприятие по распоря­жению вышестоящих организаций по согласованию между руководителями этих предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование или решение вышестоящих организаций:

"Уволен в связи с переводом на другую работу в такое-то предприятие по распоряжению такой-то вышестоящей организации, п. 5 ст. 29, Трудовой кодекс РФ".

При переходе на выборную должность в графе 3 делается запись:

"Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 77, Трудовой кодекс РФ".

Кадровые службы должны быть очень вниматель­ными при внесении в трудовую книжку работника записей об увольнении. Если работник обращается в суд за разрешением трудового спора, то суд может признать причину формулировки увольнения неправиль­ной или не соответствующей закону, изменить ее и указать в своем решении причину и основание увольнения в точном соответствии с формулировкой закона. Суд может принять решение об изменении формули­ровки основания увольнения на увольнение по соб­ственному желанию. Если неправильная формулиров­ка причины увольнения в трудовой книжке препят­ствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула (ст. 394). При назначении пенсии по старости, пенсии за выслугу лет, персональной пенсии в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп "Пенсия назначена" в разделе "Сведения о назначе­нии пенсии". В трудовых книжках ранее установленно­го образца (1938 г.) указанный штамп проставляется на первой странице.

4.1.2. Занесение сведений о награждениях и поощрениях

В трудовые книжки работников вносятся следующие сведения о награждениях:

а) орденами и медалями;

б) о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством министерствами, ведомствами, органами местной администрации совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами (например, присвоение звания "Почетный горняк", "Почетный металлург", "Почетный шахтер"), присвоении звания лучшего работника по данной профессии, награждении почетной грамотой министерства, ЦК профсоюза и др.

Сведения о поощрениях включают информацию:

а) о поощрениях за успехи в работе на предприятии, предусмотренных положением о персонале, объявлении благодарности, выдаче премии, награжде­нии ценным подарком, награждении Почетной грамотой, занесении в Книгу почета и др.), а так­же других поощрениях в соответствии с действу­ющим законодательством;

б) об открытиях, на которые выданы дипломы об использованных изобретениях и рациона­лизаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях. В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой оплаты труда (выпла­чиваемые регулярно).

Порядок внесения сведений о поощрениях следую­щий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книж­ки пишется в виде заголовка наименование предприя­тия; в графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 ставится дата поощрения, в графе 3 записы­вается, кем поощрен работник, за какие достижения и вид поощрения; в графе 4 указывается основание вне­сения записи (дата, номер и наименование документа).

4.1.3. Внесение изменений в записи

В случаях изменения наименования предприятия в разделе "Сведения о работе" в графе 3 делается отдельной строкой запись: "Предприятие... с такого-то числа переименовано в...", а в графе 4 проставляется основание переименования — дата и номер приказа.

При обнаружении неправильной или неточной за­писи в сведениях о работе, переводе на другую по­стоянную работу, о награждениях и поощрениях и Др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая за­пись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Если предприятие, внесшее неправильную или не­точную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии — выше­стоящей организацией, которой было подчинено лик­видированное предприятие.

Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощ­рениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа или рас­поряжения либо несоответствия их фактически выпол­нявшейся работе исправление сведений о работе про­изводится на основании других документов, подтвер­ждающих выполнение работы, не указанной в трудо­вой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основа­нием для исправления внесенных ранее записей.

В разделах "Сведения о работе", "Сведения о на­граждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесен­ных неточных или неправильных записей не до­пускается.

При необходимости, например при изменении записи сведений о работе, после указания соответ­ствующего порядкового номера и даты внесения запи­си в графе 3 пишется: "Запись за № таким-то недей­ствительна. Принят по такой-то профессии (должнос­ти)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно вне­сена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоян­ную работу в случае незаконного увольнения или пе­ревода, установленного органом по рассмотрению тру­довых споров, и восстановлении на прежней работе или изменении формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись за № таким-то недей­ствительна, восстановлен на прежней работе". При из­менении формулировки причины увольнения пишет­ся: "Запись за № таким-то недействительна, уволен..." и указывается новая формулировка причины увольне­ния.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формули­ровки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об уволь­нении или переводе на другую работу, впоследст­вии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействи­тельной.

4.1.4. Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих раз­делов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ве­дется администрацией в том же порядке, что и трудо­вая книжка. На титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша. При каждой после­дующей выдаче вкладыша делаются новые записи того же содержания.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

4.1.5. Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника все за­писи о работе, награждениях и поощрениях, внесен­ные в трудовую книжку за время его работы на предприятии, заверяются подписью руководителя предпри­ятия или специально уполномоченного им лица и пе­чатью предприятия или печатью кадровой службы.

Работодатель обязан выдать работнику его трудо­вую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем уволь­нения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись признается недействительной.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книж­кой либо согласие отправить ее по почте. Со дня на­правления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия самого работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выда­ется на руки его ближайшим родственникам под рас­писку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе "Све­дения о работе" после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: "Работа прекраще­на в связи со смертью", далее заполняется графа 4 (указываются дата и номер приказа). Эта запись заве­ряется в установленном порядке.

4.1.6. Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книж­ку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую тру­довую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу ти­тульного листа.

Дубликат трудовой книжки или вкладыша к ней заполняется по общим правилам. В разделах "Сведе­ния о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вно­сятся записи о работе, а также о награждениях и по­ощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.

Если работник до поступления на данное пред­приятие уже работал рабочим или служащим, то при заполнении трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, под­твержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в ка­кие периоды времени и на каких должностях рабо­тал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал ра­бочий или служащий, а также функциональная служ­ба (отдел, цех, структурное подразделение) и долж­ность (работа), на которую был принят работник.

Если из представленных документов видно, что ра­ботник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответству­ющая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат пол­ностью указанных выше сведений о работе в про­шлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер Документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждаю­щие стаж работы, возвращаются их владельцу. Админист­рация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предше­ствующий поступлению на данное предприятие.

При выдаче дубликата трудовой книжки работни­ки кадровой службы должны использовать соответ­ствующие справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек Т-2, лицевых счетов работников, ве­домостей на выдачу заработной платы и других доку­ментов, подтверждающих наличие трудового стажа.

При отсутствии названных документов письмен­ным свидетельством наличия трудового стажа явля­ются трудовые договоры с отметками об их испол­нении, а также расчетные книжки и членские билеты профсоюзов и учетные карточки членов профсоюзов. По расчетным книжкам подтверждается период ра­боты, за который имеются отметки о выплате зара­ботной платы, а по членским билетам и учетным карточкам — период работы, за который имеются отметки об уплате членских взносов.

Копии приказов по личному составу и других доку­ментов (или выписки из них) должны иметь отметку о заверении и оттиск печати.

В справках о работе необходимы ссылки на осно­вание их выдачи, то есть на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки подписываются руководителем организации или началь­ником кадровой службы.

В исключительных случаях могут быть использо­ваны справки, не имеющие основания выдачи:

— справки предприятий и колхозов, выданные работнику в период его работы (справки с места работы) и оставшиеся у работника;

— справки, выданные при увольнении с работы;

— справки, выданные колхозами, впоследствии прекратившими свою деятельность.

В документах, подтверждающих трудовой стаж, мо­гут быть указаны лишь годы работы. В этих случаях за дату принимается 1 июля соответствующего года (при отсутствии числа и месяца) или 15 число соответству­ющего месяца (при отсутствии числа).

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Вза­мен выдан дубликат". При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъя­вить дубликат трудовой книжки.

4.1.7. Хранение трудовых книжек и расчеты за них

При выдаче трудовой книжки (дуб­ликата, вкладыша) администрация предприятия взи­мает с работника денежный взнос.

В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в слу­чаях порчи бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предпри­ятием. Неправильно заполненные бланки трудовых кни­жек списываются по акту (приложение 35).

При утрате трудовой книжки работника предприя­тия по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книж­ки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении ука­занного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке. Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое количе­ство бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Дата добавления: 2015-07-18