Формирование дел

Формированием дел принято назы­вать группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внут­ри дел.

Основой формирования дел является номенклату­ра дел — ее наличие во многом облегчает этот про­цесс, так как в этом документе закреплены состав заводимых дел и их заголовки, установлены научно обоснованные, регламентированные общегосударствен­ными нормативными документами сроки хранения. Но само по себе наличие даже качественной номенклату­ры дел не поможет грамотно сформировать дела, если тому, кто несет за это ответственность, неизвестны нормативные требования к формированию дел.

Придерживаться существующих правил формиро­вания дел необходимо, так как их выполнение:

— позволяет обеспечить качественное документационное обслуживание за счет возможности оперативно осуществлять поиск документов;

— дает возможность рационального формирования дел и их компактного хранения, тем самым экономит затраты на выполнение этой операции;

— ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку документов;

— облегчает проведение экспертизы ценности документов, их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения;

— обеспечивает сохранность документов, так как исключается возможность попадания документов постоянного хранения вдела с временными сроками хранения;

— является одним из направлений организационной защиты информации, предупреждает несанкционированный доступ как к конфиденциальной, так и иной управленческой информации;

— позволяет осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.

Делом (первичным комплексом) считается совокуп­ность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную об­ложку (регистратор или скоросшиватель)[43].

Работа по формированию дел состоит из следу­ющих операций:

— раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов;

— расположения документов внутри дел в определенной последовательности;

— оформления обложки дела.

Первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года. В конце календарного года в кадровой службе заготавливают на следующий год столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На корешки папок переносят индексы.

Дело считается заведенным после подшивки в пап­ку первого исполненного документа.

Основные требования к формированию дел сво­дятся к следующему[44].

1. При формировании дел необходимо соблюдать под­шивку документов только в дела, предусмотрен­ные номенклатурой, в соответствии с установ­ленными в ней заголовками. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации появляются доку­менты, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в конце номенклатуры дел принято предусматри­вать резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.

2. Документы подшиваются в дела только после их исполнения, то есть окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело, которая является одним из обязательных реквизитов. Она должна включать краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии ответного документа на нижнем поле исполнитель от руки пишет: "В дело №...", проставляет дату и свою подпись. В государственных нормативных документах запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы, документы с пометкой "Подлежит возврату". В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

3. Документы подшиваются в дела в день их исполнения.

4. Документы могут подшиваться в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися крещению данного вопроса. Однако при большом объеме последних допускается формировать раздельно дела с документами и дела с приложениями к ним. Например: приказы отдельно от оснований для их издания, протоколы отдельно от решений и др.

5. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельных делах подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, а также документы одного назначения (например, распорядительные), но разных номиналов и сроков хранения — приказы и распоряжения и др.

6. He следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же до­кумента: это засоряет дела ненужными документа­ми, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов. Исключение могут состав­лять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняю­щие содержание первого экземпляра документа.

7. Каждое дело должно содержать не более 250 лис­тов (30—40 мм). Более толстые дела неудобны в пользовании ими. Если в деле откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из не­скольких томов, должно иметь общий заголо­вок и индекс дела с добавлением номера тома.

8. Дела формируются за календарный год. Исклю­чение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопро­сам, не решенным в течение одного года.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их оперативного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации документов внутри дела зависит и объем информации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвя­занных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации. Основной принцип систе­матизации документов в делах хронологический. При этом документы располагаются по датам, начиная с самой ранней и заканчивая самой поздней, соблюде­ние этого правила обеспечивает расположение доку­ментов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в архив. Кроме того, возможно системати­зировать документы внутри дела по алфавиту, по номерам, в логической последовательности решения управленческого вопроса. Естественно, что особое вни­мание уделяется правильной систематизации докумен­тов внутри дел постоянного хранения.

Распорядительные документы (приказы, распоряже­ния, постановления и др.) формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним при­ложениями. Приказы по основной деятельности и при­казы по личному составу группируют в отдельные дела.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу формировать в дела в со­ответствии с определенным действием. Например, могут формироваться в отдельные дела приказы о приеме на работу, увольнении с работы, коман­дировании, премировании, предоставлении отпус­ка и др. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении с работы, поощре­нии, премировании, длительных командировках, из­менении фамилии формируются в одно дело, прика­зы о командировках, предоставлении отпусков, взыс­каниях — в другое дело, так как срок хранения пер­вой группы документов 75 лет, а второй — 5 лет.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распоря­дительными документами и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, ти­тульные списки группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

Личные карточки в дела не подшивают, они хранят­ся по алфавиту начальной буквы фамилий работников; при большом количестве работников личные карточки первоначально систематизируют по структурным подразделениям, а затем по алфавиту.

Документы, связанные последовательностью дело­производства (например, личные, персональные, ар­битражные и др.), формируются по принципу "до­сье", то есть отдельного дела. По этому принципу це­лесообразно формировать дела о выдаче лицензий, ав­торских свидетельств (патентов). Внутри таких дел до­кументы располагаются, начиная с инициативного документа, по хронологии.

Документы в личных делах обычно рекомендуется размещать в последовательности, установленной зако­нодательными, нормативно-методическими документами или отраслевыми актами (см. разд. 4.3). При формирова­нии личных дел необходимо соблюдать логическую и хронологическую последовательность расположения до­кументов, отражающих анкетно-биографические дан­ные работника и изменения в трудовой деятельности.

Лицевые счета рабочих и служащих и другие доку­менты по заработной плате располагают по алфавиту начальной буквы фамилий и группируют в самостоя­тельные дела в пределах года.

Предложения граждан по улучшению работы учреж­дения или организации формируют отдельно от обра­щений граждан по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют отдельные тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии, например, от А до Д, от Е до К и т. д. Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, одно дело отделяется от другого чистым листом бумаги.

Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последо­вательности: письмо-ответ помещается после поступив­шего письма-запроса. Хронология соблюдается и при подшивке инициативных писем.

Трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел, хранятся в самостоятельном деле, группируются по алфавиту начальных букв фамилий работников.

Квитанции, счета, наряды, накладные и другие до­кументы, имеющие порядковый номер, размещают внутри дела в порядке номеров.

Таким образом, формирование документов в дела — это достаточно несложная процедура подшивки доку­ментов, выполняемая изо дня в день. Но незнание или несоблюдение общих правил формирования дел приводит к тому, что сформированные на этапе хра­нения в кадровой службе дела придется пересматри­вать полистно и формировать заново при подготовке документов для сдачи в архив. При этом из дел будут изыматься дублетные, копийные, черновые докумен­ты, заверяться "задним числом" незаверенные копии, разделяться на два (или несколько) дела, в которых оказались документы разных (постоянного и времен­ных) сроков хранения. Все это приведет к увеличе­нию трудоемкости подготовки документов к сдаче.

Дата добавления: 2015-07-18