Номенклатура дел

Номенклатура дел — это система­тизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сро­ков хранения, оформленный в установленном по­рядке[42].

В этом определении следует обратить внимание на то, что номенклатура дел должна:

— закрепить систематизацию всех документов;

— содержать сроки хранения каждого дела;

— быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами.

Номенклатура дел разрабатывается с целью:

— обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела (то есть формирования дел);

— учета количества дел, заведенных в структурном подразделении и организации в целом за год;

— индексации дел;

— составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;

— учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

При разработке конкретной номенклатуры дед пользуются нормативными документами Росархива, регламентирующими методику составления и офор­мления номенклатуры дел, и типовым перечнем доку­ментов с указанием сроков хранения, кроме того, су­щественную помощь в составлении номенклатуры дел на будущий год могут оказать номенклатуры дел за прошлые годы.

Номенклатура дел составляется в конце календар­ного года делопроизводственной службой организации и вводится в действие с января очередного года. Но­менклатура дел кадровой службы является разделом общей номенклатуры; ее проект готовит один из со­трудников, подписывает руководитель службы. Де­лопроизводственная служба может вносить изменения и корректировки в подготовленный проект (уточ­нять заголовки дел, сроки хранения и др.).

Номенклатура дел организации тиражируется в не­обходимом количестве экземпляров. При этом ее пер­вый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый — в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организа­ция.

После утверждения общей номенклатуры дел кад­ровая служба получает выписку из нее, которая и яв­ляется основой формирования документов в дела на протяжении календарного года. Номенклатура дел по­мещается рядом со стеллажом (полками, шкафами, сейфами), на котором хранятся дела структурного под­разделения, и используется в течение года для под­шивки документов (формирования дел).

В оформлении номенклатуры дел есть существен­ные различия в зависимости оттого, сдает организа­ция документы на государственное хранение или нет.

Если организация сдает документы на государственное хранение	Если организация не сдает документы на государственное хранение
1 -и экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно	1 -и экземпляр номенклатуры дел хранится постоянно
Виза - заведующего архивом
Подпись - руководителя служ­бы делопроизводства	Подпись - руководителя служ­бы делопроизводства
Одобрение - ЦЭК (ЭК) организации	Одобрение - ЭК организации
Согласование - ЭПК госархива
Утверждение - руководителя организации	Утверждение - руководителя организации

Номенклатура дел организации оформляется по анало­гии с другими внутренними документами и имеет следую­щие реквизиты: наименование организации, наименова­ние вида документа (номенклатура дел), дата, номер, мес­то разработки, срок действия. Справа располагается гриф утверждения. Номенклатура дел организации и структур­ного подразделения имеет отличия по составу реквизитов, их расположению и оформлению (приложения 49,50).

Информация номенклатуры дел оформляется в виде таблицы.

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по перечню	Примечания

Таблица в готовой номенклатуре должна быть за­полнена, за исключением графы 3, которая заполня­ется по окончании календарного года, когда становит­ся ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговремен­ным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе 3.

В графе 4 помимо срока хранения каждого дела дол­жны быть проставлены номера статей по перечню. На­пример: "75 лет ст. 66". Если использовался только один перечень, можно на первой странице сделать общую ссылку на его название и выходные данные. Если по­мимо типового перечня использовались типовая или примерная номенклатуры дел, законодательные акты или нормативные документы, по которым установле­ны сроки хранения дела, то должна быть ссылка на эти документы.

Если в номенклатуре встречаются заголовки дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнем документов, то срок их хранения устанавлива­ется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по пред­ставлению ведомственного архива и центральной экс­пертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комисси­ей (ЭК) организации. В этом случае рядом со сроком хранения указывается соответствующая экспертная комиссия. Например: "10 лет ЭК".

В графе 5 "Примечания" в течение всего срока дей­ствия номенклатуры кадровая служба указывает: на­звания перечней документов со сроками их хранения, использованных при определении сроков хранения дел; делает отметки:

— о заведении дел;

— переходящих делах;

— выделении дел к уничтожению;

— лицах, ответственных за формирование дел;

— передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании календарного года службой делопро­изводства организации в конце номенклатуры дел за­полняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Итоговая запись и сведения графы 3 "работают" на выполнение учетной функции номенклатуры дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке со­общаются ведомственному архиву, о чем в номенклату­ре делается отметка с указанием должности лица, сде­лавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи, форма итоговой записи к номенклатуре дел организа­ции унифицирована (приложение 51).

Номенклатура дел организаций, которые сдают до­кументы на хранение, согласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. Чаще (независи­мо от срока ее согласования) это необходимо делать в том случае, если произошло коренное изменение фун­кций, направлений деятельности или организацион­ной структуры организации. В этом случае она состав­ляется, согласовывается и утверждается заново.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел явля­ется документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

Конкретная номенклатура дел должна предусмот­реть заголовки дел для всех документов, образую­щихся в деятельности организации (входящих, исходящих, внутренних), а также:

— для документов, возникающих в деятельности общественных организаций, органов и подразделений, как постоянных, так и действующих на общественных началах;

— группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочных картотек, журналов (книг) учета документов выдачи и учета трудовых книжек, командировок, справок и др.;

— дел временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для под­тверждения полномочий организации или пре­кращения ее деятельности (например, дела лик­видационной комиссии организации включают­ся в номенклатуру дел ликвидируемой организации);

— не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печат­ных изданий (бюллетени, тарифы, справочники и т. д.).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в те­чение одного года, являются "переходящими" и вно­сятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В номенклатуре дел кадровой служ­бы к таким делам относятся лицевые счета, личные дела, трудовые книжки, журналы (книги) учета.

В номенклатуру дел организации включаются заго­ловки не завершенных делопроизводством дел ликви­дированных организаций, правопреемником которых является организация.

В процессе составления номенклатуры дел видят­ся две реальные трудности:

— составление заголовков дел, которые дают представление о содержащихся в папках документах;

— систематизация дел (установление последовательности расположения дел внутри номенклатуры).

Основное правило составления заголовков дел сво­дится к следующему: заголовок должен четко и в обоб­щенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела не­конкретных формулировок ("разные материалы", "об­щая переписка", "иностранный отдел", "входящая до­кументация", "исходящая документация", "факсы" и т. д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе форми­рования и оформления дел.

Заголовок дела может состоять из нескольких эле­ментов, располагаемых в следующей последовательно­сти:

— название вида дела (дело, переписка, журнал, книга и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы, справки, докладные за­писки и т. д.);

— название организации, структурного подразделения, должностного лица (то есть указание автора документа);

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— даты (период), к которым относятся докумен­ты дела;

— указание на копийность документов дела.

Конкретный заголовок дела формулируется исходя из характера отложенных в деле документов.

Например:

— для дел с распорядительными документами используют название вида документов, указание автора документа, периодов, к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела;

— для дел с перепиской используют название вида дела, адресата или корреспондента документа, краткое содержание документов дела (вопрос);

— для дел с информационными документами используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос).

В заголовках личных и других дел, содержащих до­кументы, связанные последовательностью дело­производства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью дело­производства, в качестве вида дела употребляется тер­мин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например: "Документы (учебные планы, списки уча­стников, программы курсов и др.) о проведении ре­гиональных семинаров по повышению квалификации" или "Документы (докладные записки, сводки, графи­ки и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Например: "Документы (положения, характеристи­ки, аттестационные листы и др.) к протоколам засе­дания аттестационной комиссии".

Заголовки дел, где будут храниться документы одного вида или одной разновидности, начинают с указания этого вида (разновидности) документов во множественном числе.

Название организации — автора документов указыва­ется кратко или приводится его общее видовое название.

Например: "Протоколы заседания кадровой комиссии",

или "Приказы генерального директора по личному

составу",

или "Распоряжения начальника кадровой службы".

Заголовки дел, содержащих переписку, должны от­ражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Переписка составляет около 80% от всей документации, но в разных организациях (или струк­турных подразделениях) ее количество может быть различным. Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской используют различные принципы фор­мулировок заголовка, исходя из ее реального объема.

Если документов сравнительно немного и перепис­ка ведется с однородными корреспондентами, то в за­головке дела их можно назвать обобщенно.

Если дело содержит переписку с разнородными кор­респондентами, то их можно в заголовке не указывать.

Например: "Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно-технической про­паганды и обмена опытом работы".

Если переписка ведется только с одним конкрет­ным корреспондентом, он должен быть назван.

Например: «Переписка с фирмой "БИТТА" о стажи­ровке работников»

или "Переписка с военкоматом об учете военнообя­занных".

При внесении в заголовки дел административно-территориальных единиц учитывается следующее.

Если содержание дела касается нескольких одно­родных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные на­звания, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с районными администра­циями о проведении семинаров по повышению ква­лификации служащих".

Если содержание дела касается одной административ­но-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: "Переписка с филиалом в... области о проведении семинаров по повышению квалифика­ции служащих".

Названия населенных пунктов приводятся в следую­щем порядке: село (деревня), город, район, область, край.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчет­ную документацию, указывается период (месяц, квар­тал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а за­тем при необходимости составляются заголовки каж­дого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Систематизация заголовков дел внутри номенкла­туры дел организации проводится по структурным подразделениям.

Названиями разделов номенклатуры дел органи­зации будут названия структурных подразделений, расположенные в последовательности, соответству­ющей штатному расписанию или утвержденной структуре. После структурных подразделений в по­рядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системам; назва­ния ее разделов определяются содержанием управ­ленческих функций и направлений деятельности организации.

Например: "Финансирование", "Учет и отчет­ность", "Кадры" и т. д.

Порядок расположения заголовков дел внутри раз­делов и подразделов номенклатуры определяется сте­пенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагается заголовок(ки) дел, содержа­щих организационно-распорядительную документацию. В кадровой службе в отдельных делах будут находиться положение о кадровой службе и должностные инст­рукции ее работников, правила внутреннего трудово­го распорядка, коллективный договор, утвержденное штатное расписание с изменениями к нему и др. В составе распорядительных документов будут дела с при­казами руководителя о приеме, переводе, увольнении, командировании, поощрениях, взысканиях, предоставлении отпусков. Затем размещают дела с приказами руководителя по основной деятельности (копии), рас­поряжениями по административным вопросам.

Далее располагаются заголовки дел, содержащих пла­новые и отчетные документы, — отчеты о численности работников, по труду, о трудоустройстве и др.

Затем в номенклатуре дел располагают дела с пе­репиской. Заголовки дел, заведенных по географи­ческому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В систематизации заголовков дел соблюдается прин­цип "иерархии" - заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заго­ловками дел с приказами руководителя организации, затем размещают распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчинен­ными) организациями. Докладные записки на имя ру­ководителя организации размещают перед докладными записками на имя руководителей структурных подраз­делений. Годовые отчеты и планы - перед квартальны­ми и месячными и т. д.

Личные дела включают в номенклатуру дел как два дела: личные дела руководителей (а также лич­ные дела работников, имеющих ученые степени и зва­ния, государственные награды), личные дела сотруд­ников. Критерием именно такого порядка хранения лич­ных дел являются разные сроки хранения — личные дела руководителей хранятся постоянно, личные дела сотрудников — 75 лет.

Личные карточки работников (форма Т-2) вклю­чаются в номенклатуру как одно дело.

Самостоятельным делом номенклатуры будет каж­дый журнал (книга) учета движения трудовых кни­жек, личных дел, трудовых договоров (контрактов), командировок и др.

Индексы дел переносят из номенклатуры дел на корешки папок (скоросшивателей), они определяют порядок хранения документов, помогают найти нуж­ное дело, т.е. являются своеобразным шифром дела.

После того как в номенклатуре дел перечислены заголовки всех реально существующих дел, принято проставлять еще несколько индексов, а в графе "Заго­ловок дела" пишут "Резерв". Включение в номенкла­туру резервных номеров предназначено для учета но­вых, не предусмотренных номенклатурой дел, если они возникнут в течение года.

Закрепляется систематизация документов индекса­ми (графа 1). Индекс состоит из цифрового обозначе­ния структурного подразделения (или направления его деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения (общественной организа­ции) или организации в целом. Порядок индексирова­ния закрепляется в инструкции по делопроизводству. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 16-07, где 16—обозначение структурного подразделения, 07 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса разделяются дефисом (тире). Если в организации разработан классификатор воп­росов деятельности, то индекс дела состоит из циф­рового обозначения структурного подразделения, ус­ловного цифрового обозначения вопроса по классифи­катору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организа­ции) или организации в целом.

Например: 16-25-07, где 16 - обозначение структурного подразделения, 25 — условное обозначение вопроса по классификатору, 07 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Пример номенклатуры дел кадровой службы -в приложении 52.

Дата добавления: 2015-07-18