Индексация документов при регистрации

Индексация документов — это присвоение при регистрации документу порядко­вого (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, место его хране­ния. Индексы используются при поиске, учете, систематизации документов. Регистрационные индексы на входящем документе проставляют на нижнем поле, на исходящих и внутренних — в заголовочной части до­кумента.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах выделенного массива и условного обозначения структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.

В индексах обозначение массива и порядковый но­мер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС, где 145 — порядковый но­мер документа в регистрируемом массиве, ЛС — обо­значение кадровых приказов.

Индекс распорядительных документов, как прави­ло, состоит из порядкового номера, присваемого документу в пределах года.

В небольших организациях обычно используется простая система индексации — к порядковому но­меру приказа добавляют буквенные индексы "К" (кад­ры) или "ЛС" (личный состав). Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранят­ся отдельно от приказов по основной деятельности, то эти индексы только отличают их от приказов по ос­новной деятельности. Ряд кадровых служб с индексом "ЛС" регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом "К" — кратковременных.

Однако в крупных кадровых службах разрабаты­вается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, пере­вод, увольнение). Но при большой штатной числен­ности и различных категориях персонала (специали­сты, руководители, рабочие, служащие) к перво­начальному индексу "К" приходится разрабатывать Условные обозначения каждой категории персонала.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, при­нятыми в той или иной организации, и зависит, преж­де всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала ис­числяется в тысячах и соответственно количество кад­ровых приказов также будет очень значительным, а каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработ­ка системы индексов, позволяющих отличать каж­дую разновидность приказа. Например, "П" — прика­зы о приеме на работу, "ПР" — приказы о приеме на работу рабочих, "ПС" — о приеме специалистов (ИТР); "К" — командировки, "KB" — внутренние команди­ровки и т. д. В случае использования различных индек­сов система индексации должна быть закреплена в ин­струкции о делопроизводстве кадровой службы.

Индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кро­ме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и при­ложениях к ним.

Дата добавления: 2015-07-18