Формы регистрации

В кадровом делопроизводстве наи­большее распространение имеет журнальная форма регистрации.

Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой гра­фе фиксируется определенная информация о документе: дата и номер приказа, его краткое содер­жание (заголовок к тексту), должность руководи­теля, подписавшего документ. При регистрации могут фиксироваться и другие сведения по усмотрению орга­низации и в соответствии с заведенным порядком.

Формы журналов регистрации должны быть даны в приложениях к инструкции по делопроизводству кад­ровой службы. Типовая форма регистрации внутрен­них документов дана в приложении 48.

При использовании журнальной формы хорошо обеспечена задача охраны и учета документов, так как последняя запись дает представление об общем коли­честве зарегистрированных документов, а все данные о регистрации компактно сгруппированы в одной учет­ной форме, которая подлежит особому хранению. Ис­ходя из этого, журнальная форма применяется в кад­ровом делопроизводстве и для регистрации докумен­тов, и для учета личного состава. Для целей регистра­ции кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удо­стоверений, выдачи справок (о заработной плате, ста­же, месте работы).

Целям учета личного состава служат журналы (книги) приема, перевода, увольнения; работни­ков, направляемых в командировки; военнообязан­ных; отпусков, трудовых договоров (контрактов); дви­жения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Обязательность ведения учетных форм установлена нормативными документами[41]. В некоторых случаях нормативно закреплены и формы журналов (книг). Например, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек установлена форма журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма приход­но-расходной книги по учету бланков трудовых кни­жек и вкладышей к ним.

В силу особой значимости документации по лично­му составу большая часть перечисленных книг и жур­налов имеет срок хранения 75 лет. Пять лет хранятся книги учета работников, направляемых в командировки, и выдачи командировочных удостоверений; 3 года после увольнения — журналы учета военнообязанных.

Регистрация документов кадровой службы может вестись и в карточной форме.

По сравнению с журнальной формой карточная форма регистрации имеет ряд существенных преиму­ществ:

— копийные экземпляры регистрационных карточек могут использоваться в качестве форм контроля;

— карточки возможно систематизировать в любой выбранной последовательности, создавая из них справочно-информационные массивы, сформированные по разным признакам — по структурным подразделениям, по содержанию, по номиналу (виду документа);

— регистрация на карточках может одновременно проводиться несколькими сотрудниками независимо друг от друга, в то время как регистрация в журнале — только одним сотрудником.

—

Дата добавления: 2015-07-18