Экспертизы ценности документов

Экспертизой ценности документов называется изучение документов в целях определения сроков их хранения и отбора для хранения. Необходи­мость этой операции объясняется неравнозначностью информации управленческих документов. Одни из них имеют только кратковременное оперативное значение (например, заявление, докладная записка) и теряют ак­туальность вскоре после своего составления. Другие (на­пример, приказы по основной деятельности, о приеме на работу и др.) длительное время остаются носителями хотя и ретроспективной информации, но сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. Из таких документов формируется Архивный фонд России, и они хранятся в государствен­ных архивах. Но начинается отбор документов на дли­тельное и постоянное хранение еще в делопроизводстве. Документы по личному составу имеют большое соци­альное значение, многие из них хранятся 75 лет.

Если организация сдает свои документы на государ­ственное хранение, то экспертиза будет проводиться с участием работника этого архива. Если не сдает, то экс­пертиза проводится делопроизводственной службой.

Далеко не все государственные и муниципальные учреждения, организации и предприятия сдают свои документы на государственное хранение. Правовая ос­нова хранения документов частных фирм разработана в начале 90-х гг. В соответствии с Основами законода­тельства РФ об архивах[45] в состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории государства архивные фонды и документы независимо от источ­ника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Но Архивный фонд РФ разделен на две части: государственную (документы фе­деральных органов, органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий федеральной собственности) и негосударственную (до­кументы, находящиеся в частной собственности). От­несение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы РФ.

Сроки и порядок передачи на государственное хра­нение негосударственной части Архивного фонда опре­деляются с согласия их собственников, то есть государ­ственный архив может принять на хранение документы частной фирмы на договорной основе.

Документы по личному составу являются той ка­тегорией документов, которую как государственные, так и частные фирмы должны хранить на основе дей­ствующих правил. Эти документы имеют большое со­циальное значение - отражают трудовой стаж необ­ходимый для начисления пенсий, являются докумен­тальным подтверждением прав работников на соци­альное обеспечение по старости. Распоряжение Пра­вительства РФ[46] обязало учредителей юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, вести учет и сохранность документов по личному составу в установленном порядке.

Для отбора документов выработаны четкие крите­рии - происхождение документа, время и место его создания, вид документа, значимость содержания, юридическая достоверность и др.

Нормативно-методической основой экспертизы цен­ности документов являются разработки Росархива и дру­гих учреждений Государственной архивной службы РФ, в которых определены сроки хранения документов, разработана методика проведения экспертизы и оформ­ления ее результатов, определены функции дело­производственной службы и ведомственного архива[47].

Дата добавления: 2015-07-18