Порядок работы экспертной комиссии

Экспертная комиссия создается при­казом руководителя организации (в министерствах — руководителя структурного подразделения) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается заве­дующий ведомственным архивом (или лицо, ответствен­ное за архив), работники делопроизводственной служ­бы, а в состав ЦЭК — представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Председателем комиссии организации назначается один из руководящих работников организации.

Документирование деятельности комиссии и фор­мирование дел, отложившихся в результате ее деятель­ности, возлагаются на секретаря комиссии.

Комиссия проводит заседания в соответствии с пла­ном работы, утверждаемым руководителем организа­ции, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. За­седания экспертной комиссии протоколируются. Про­токолы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем организации.

Протоколы, содержащие решения:

— об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

— одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

— изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

— установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, — утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.

Экспертиза ценности документов постоянного и вре­менного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопро­изводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Первый этап экспертизы проводится, как уже отме­чалось, в структурных подразделениях и состоит:

— в отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив;

— отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

— выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, со­блюдение работниками кадровой службы установ­ленного порядка оформления документов и форми­рования дел.

Документы постоянного хранения отбирают на ос­новании ведомственного (а при его отсутствии — ти­пового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации. Чле­ны комиссии должны полистно проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заго­ловков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры доку­ментов, черновики, неоформленные копии докумен­тов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также по­листному просмотру с целью определения и выделе­ния из их состава документов, подлежащих постоян­ному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержа­щие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что сре­ди таких документов могут быть документы, имею­щие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хране­ния дел, содержащих оставшиеся документы времен­ного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии — по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклату­ре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экс­пертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ве­домственный архив в структурных подразделениях прово­дится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хра­нения с истекшими сроками хранения. При этом учитыва­ются такие отметки в номенклатуре дел организации, как "до минования надобности", "при условии проведения (за­вершения) ревизии", "после окончания договора" и т. п.

Дата добавления: 2015-07-18