Форма бухгалтерского учета

В первую очередь необходимо отметить недостатки мемориально-ордерной формы

бухгалтерского учета, которая принята для бюджетных учреждений. Общеизвестно так же, что трудоемкость ведения бухгалтерского учета по мемориально-ордерной системе выше, чем по журнально-ордерной. Необходимо отметить, что бюджетные учреждения имеют пра­во вести учет и по журнально-ордерной системе, но только для учреждений тех министерств и ведомств, которые согласовали с Минфином РФ соответствующие указания.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется издавна. Особенно­стью существующей мемориально-ордерной системы является формирование мемориальных ордеров по ограниченному перечню счетов. Для того чтобы определить обороты по счетам, не входящим в этот перечень, необходимо вести дополнительный аналитический учет по этим счетам, что увеличивает трудоемкость учета. Недостатком данной формы является от­сутствие однообразности и четкого правила разноски мемориальных ордеров в итоговую на­копительную ведомость - книгу "Журнал - главная".

К недостаткам так же необходимо отнести и то, что мемориальные ордера значительно отличаются между собой по своей структуре. Структура мемориальных ордеров жесткая и не позволяет вести учет в разрезе дополнительных (не предусмотренных инструкцией) уровней аналитического учета.

Установленный перечень мемориальных ордеров и пояснения по их формированию часто неудобно использовать на практике. Часто приходится сталкиваться с тем, что формы и взаимосвязь регистров бухгалтерского учета разрабатываются самими учреждениями, что является нарушением инструкции.

Кроме того, необходимо отметить, что мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета менее формализована и значительно сложнее, чем журнально-ордерная. Трудоемкость учета по мемориально-ордерной форме значительно выше.

Казалось бы, снизить трудоемкость и повысить качество бухгалтерской информации можно было бы с помощью автоматизации учета. Но в существующей нормативно-правовой базе бюджетного бухучета существует ряд противоречий по этому поводу. С одной стороны, Инструкция № 107н рекомендует вести автоматизированный учет. С другой стороны, выдви­гается требование формирования мемориальных ордеров по формам, утвержденных Инст­рукцией № 107н.

Необходимо отметить, что даже при наличии определенных оговорок, данная инструк­ция регламентирует бухгалтерский учет по "ручной" мемориально-ордерной форме. Формы мемориальных ордеров, утвержденные инструкцией, являются учетными регистрами. Они построены таким образом, чтобы регистрировать в них хозяйственные операции в хроноло­гическом порядке с указанием некоторых аналитических параметров. В компьютерной про­грамме учетным регистром служит реестр документов или журнал проводок, а мемориаль­ный ордер является отчетной формой. Поэтому требование формирования компьютерного мемориального ордера по установленной инструкцией форме ставит с ног на голову всю ме тодологию учета.

Мемориальные ордера, составляемые при "ручной" форме учета не являются опти­мальными с точки зрения содержательности информации. На основании мемориального ор­дера сложно составить акт сверки, составить инвентаризационную опись, определить сальдо по аналитическим и синтетическим счетам. Но эти формы удобны для регистрации хозяйст­венных операций. Учет же аналитических параметров в этих формах минимален. Так, на­пример, в накопительной ведомости по расчету с подотчетными лицами (мемориальный ор­дер 8) ф.386 предусматривается учет по кодам экономической классификации только сумм расхода по авансовым отчетам. Суммы авансов, выдаваемых под отчет, по экономическим кодам не разбиваются. Вместе с тем, бухгалтер обязан следить за соответствием целей, на которые были выданы средства подотчетному лицу и целей, на которые они были израсхо­дованы. Компьютерная же система бухучета может представить данные в виде одного или нескольких отчетных форм без дополнительных трудозатрат. Но формировать заранее неин­формативный отчет только для того, чтобы он соответствовал инструкции бессмысленно.

Проблема даже не в том, что формируется не нужный отчет. Некоторые "ручные" фор­мы попросту достаточно сложно автоматизировать, так как правила их заполнения с трудом поддаются формализации. Рассмотрим все тот же мемориальный ордер № 8 ф. 386. Форма построена таким образом, чтобы одна строка таблицы предназначалась для учета выдачи де­нежных средств и их списания по одному авансу. Так, в столбцы 8-10 вводится сумма аванса, выдаваемая расходньм ордером. Сумма авансового отчета по средствам, полученным по кассовому ордеру, указанному в столбцах 8-10, вводится в столбцы 17-23. Если сумма аван­сового отчета меньше суммы аванса - то остаток средств вносится в кассу и разносится в столбцы 14-16, иначе подотчетному лицу возмещается перерасход и эта операция разносится в столбцы 11-13. Таким образом, в одной строке мемориального ордера группируются пер­вичные документы, связанные одним фактом хозяйственной деятельности. Причем взаимо­связь этих документов неявна. Бухгалтер определяет, какой кассовый ордер к какому авансо­вому отчету относится скорее интуитивно, принимая решение на основании дат документов, назначений платежа в кассовом ордере и статей расходов авансового отчета. Но строгой свя­зи между этими документами нет. А значит и автоматизация формирования данного мемори­ального ордера либо невозможна, либо будет сопровождаться дополнительными настройка­ми и уровней аналитики, что приведет к утяжелению программы. При значительном доку­ментообороте соотнести кассовые ордера с авансовыми отчетами вообще невозможно соот­нести между собой даже при ручном учете.

Дата добавления: 2015-07-12