Правила приёма заказа на обслуживание массовых банкетных мероприятий

Заказ на проведение мероприятия, или просто заказ на банкетное обслуживание принимает директор ресторана или специальный администратор (банкетный менеджер). Заказ оформляется на каждое мероприятие отдельно и содержит большое количество информации.

Чтобы гарантировать успех, необходимо уточнить все пожелания Заказчика и обсудить следующие важные детали и вопросы:

1. место проведения мероприятия;

2. дата мероприятия;

3. число участников мероприятия;

4. время прибытия гостей;

5. ориентировочное время окончания мероприятия;

6. вид мероприятия и форма обслуживания: официальный приём, неофициальный прием, банкет, фуршет, коктейль, завтрак, обед, ужин и пр.;

7. типы и схемы расстановки столов и стульев;

8. вид сервировки стола по каталогу;

9. расписание мероприятия и план рассадки гостей;

10. будет ли присутствовать кто-нибудь из важных персон, и какого типа особое внимание следует ему оказывать;

11. необходимое гостям техническое оборудование;

12. меню;

13. время подачи закусок и горячих блюд;

14. время работы бара, тип напитков, когда и как они должны подаваться;

15. другие детали обслуживания за столом;

16. художественное оформление, цветы и свечи;

17. гардероб;

18. бланки меню, визитные карточки, номера для столов;

19. музыкальное сопровождение;

20. предварительная стоимость, полный адрес и реквизиты плательщика.

Рекомендуется сведения, полученные от Заказчика, заносить в специальную картотеку. Необходимо в бланке заказа записывать все данные Заказчика: домашний или служебный адрес, род занятий, чин, должность, семейное положение, телефоны, фамилии и имена основных помощников или координаторов мероприятия. Уточняя у Заказчика предполагаемое количество гостей, обязательно надо спрашивать, сколько из них мужчин, женщин, детей и делать соответствующие записи в бланке заказа. У корпоративного заказчика необходимо узнавать сферы деятельности фирмы, даты рождения руководителя фирмы и его заместителей, их кулинарные и музыкальные предпочтения, а также данные о гостях и партнёрах фирмы.

Все полученные данные могут использоваться для маркетинговой и рекламной деятельности ресторана и позволят в дальнейшем:

· выявлять предпочтения клиентов и изменение спроса;

· напоминать клиентам о Вашем ресторане, направляя им поздравительные открытки, информацию об изменении меню, развлекательной программы или специальных акциях;

· направлять коммерческие предложения накануне праздников или аналогичных событий.

При первой встрече рекомендуется узнать, есть ли у Заказчика опыт заказа или участия в банкетных мероприятиях. Если «да», то спросите, что ему понравилось и чего хотелось бы избежать.

Чтобы сделать обслуживание качественным, необходимо обсудить и согласовать с Заказчиком особенности возможных вариантов обслуживания за столом, в том числе особенности подачи (накрытия) отдельных блюд: «в стол», «в обнос», «с колес» (при помощи сервировочных столиков).

Можно предложить Заказчику сделать заказ на основе заранее разработанных вариантов меню, отличающихся как перечнем блюд, так выходом и стоимостью. В случае необходимости надо пригласить шеф-повара для обсуждения особенностей приготовления отдельных блюд и их подачи.

Обязательно необходимо согласовать с Заказчиком, какие напитки и в каком количестве должны быть выставлены при первоначальном накрытии. Потому что, перед началом мероприятия нужно предъявить Заказчику все заказанные (или закупленные) им напитки. Лучше всего расположить их в отдельном месте, которое было бы видно Заказчику (сервировочный столик, буфет, барная полка или стойка и т.п.). Это позволит Заказчику контролировать расход напитков и повысит доверие к вашему ресторану.

При заказе банкета важно оговорить стоимость часа работы заведения в неурочное время. Надо включить эту услугу в Перечень дополнительных услуг и согласовать с Заказчиком, кто из обслуживающего персонала и в каком количестве должен задержаться после окончания работы заведения для обслуживания мероприятия.

Следует помнить, что администратор зала и официанты всегда остаются до конца обслуживания мероприятия. Повар и бармен нужны только в том случае, если Заказчик намерен сделать дополнительные заказы в неурочное время.

Очень важно определить схему расстановки столов и план рассадки гостей. Можно посоветовать Заказчику, как это лучше сделать. Для этого надо использовать заранее приготовленные типовые схемы расстановки столов и стульев в банкетном зале. Например:

Схема 1 - банкет на 48 персон (гости рассаживаются по 12 человек за прямоугольными столами)

Схема 2 – банкет на 32 персоны (гости рассаживаются за общим столом, который составлен по форме «каре»)

Схема 3 – совещание на 63 персоны (гости рассаживаются за отельными трехместными столами, которые расставлены по стилю «классная комната»)

Примечание: для обслуживания совещаний, семинаров и конференций кроме стиля «классная комната», также используют стили «театр», «директор», «круглый стол» и другие.

Схема 4 – банкет на 72 персоны (гости рассаживаются за общим столом, который составлен по форме «буква П»)

Схема 5 – банкет на 310 персон (гости рассаживаются за круглыми 10-местными столами, которые расставлены равномерно по всему залу)

На уже согласованной схеме необходимо специальным образом отметить столы и места для гостей, которым должно быть оказано особое внимание, где надо сделать специальное накрытие или расположить элементы декора, где поставить подсобные столы и разместить дополнительное оборудование.

План зала с указанием номера стола и списками гостей располагают перед входом в зал (на специальных подставках). Размещение гостей регулируют на входе путем сообщения номера столика, проверки списков и пригласительного билета или выдачи соответствующей карточки.

После согласования всех вопросов и для подтверждения приёма заказа на банкетное обслуживание можно предложить Заказчику сразу внести задаток. Задаток является частью авансовых расчетов, он подтверждает серьезность намерений Заказчика, особенно в ситуации, когда между датой внесения задатка и датой внесения аванса должно пройти значительное время, либо когда предполагаемая дата проведения мероприятия приходится на период пикового спроса на услуги ресторана.

Размер задатка должен покрыть затраты ресторана на формирование заказа и обсчет меню, проведение переговоров с поставщиками, музыкальными коллективами, артистами и т.п. Сумма задатка, равно как и аванса, учитывается при окончательных расчетах за мероприятие.

При расчетах наличными деньгами всегда пробивают кассовый чек, вносят его № и дату в бланк заказа и выдают чек плательщику.

Во всех случаях, при проведении масштабных банкетных мероприятий совершенно необходимо уделить очень серьёзное внимание всем вопросам оплаты, чтобы ресторан (или предприятие выездного обслуживания) имел заслуженное материальное вознаграждение.

Дата добавления: 2015-07-08