Тема 10. Особливості оформлення деяких документів та роботи

З ними

Проблема розробки, систематизації та уніфікації документів набула особливої актуальності в наш час у зв’язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно використовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата і т. ін.).

Пропонуємо розглянути такі питання теми:

1. Як адресувати кореспонденцію?

2. Як датувати документ?

3. Хто і як повинен підписувати документ?

4. Де розташовувати ініціали того, хто підписує документ?

5. Де поставити печатку?

6. Як затвердити документ?

7. Як зазначити погодження змісту документа?

8. Як зазначити наявність додатків?

9. Як зазначається проходження і виконання документів?

10. Як нумерувати сторінки?

Відповіді на запропоновані запитання знайдете в джерелі № 1 на сс.7 – 12.

Щоб виконати контрольну роботу за даними запитаннями, запам’ятайте зразки відповідей:

1.

· Конкретній посадовій особі кореспонденція адресується так:

Запорізький інститут економіки

та інформаційних технологій

Проректорові з навчальної роботи

проф.Сипку А.В.

(адреса)

· Керівникові підприємства, установи тощо:

Ректорові Запорізького інституту економіки

та інформаційних технологій

проф.Туровцеву Г.В.

(адреса)

· Кільком посадовим особам (керівникам) - не більше 4-х адресатів:

Президентові АТ „Борисфен”

Директорові з комерційних питань

Начальникам виробничих відділів

· Коли адресатів більше 4-х осіб – додають список розсилки.

· Відповідь на скарги, заяви тощо може адресуватися із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса.

Запам’ятайте, що розділові знаки між окремими елементами адреси не ставляться.

Не пишуть також прийменників в, на, до тощо в адресах типу:

Верховний суд України

252025, м. Київ,

вул.. П.Орлика, буд.. 5

2.

Дата

- день написання листа або наказу;

- день затвердження плану, звіту, інструкції;

- день фіксації вчинків у протоколах, актах;

- день набирання чинності розпорядчого документа після одержання

адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Способи датування:

19.09.03; 19 вересня 2003 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

Місце датування:

- на бланку:

№_____________

„19” вересня 2003 р.

- не на бланку - після тексту перед або під підписом:

Завідувач кафедри українознавства

19.09.03 (підпис) М.Д.Некоз

Або:

Бухгалтер-аудитор Бухгалтер-економіст

(підпис) (підпис)

Іваненко П.С. Петренко І.С.

19.09.03 19.09.03

3.

- Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:

Брокер митний _____________ В.М.Малий

підпис

- При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства при назві того, хто підписує, не треба, а лише вказати: ректор, директор, головний бухгалтер, інженер тощо.

- Коли документ підписує кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однією посадою розташовують на одному рівні:

Директор заводу Директор магазину

________ І.М.Савенко ________ К.П.Равенко

(підпис) (підпис)

________ (дата) _________ (дата)

- Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого

підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним

послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Проректор інституту _____________ Д.П.Кириченко

(підпис)

Головний бухгалтер _____________ В.В.Волошина

(підпис)

4.

Ініціали того, хто підписує документ, розташовуються:

- на адресуванні – після прізвища, напр.: Олексієнкові С.Г.;

- при підписуванні документа, його затвердженні - перед прізвищем, напр.: О.К.Усатенко;

- на резолюції – після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Симоненко; Йоржику К.П.;

- у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) - після прізвища, напр.: „Зарахувати Сидоренка Я.П. до групи МЕ...”;

- ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

5.

- Печатка повинна частково (лівим крилом) захопити частину найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис (правим крилом). У фінансових документах - тільки найменування посади.

- На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться, оскільки там є штамп установи, організації тощо.

6.

- Якщо вимагається затвердження документа (акта приймання-здавання

матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його

підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у

відрядженні, а затверджує - начальник, директор, голова правління,

генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому

правому куті перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

________________________________

(посада, підпис, ініціали та прізвище)

„___”_________ рік

- Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

19.09.03 № 54

Або:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

акціонерів товариства

19.09.03 № 3

7.

Зазначення погодження змісту документа роблять для зовнішнього і

внутрішнього погодження з метою оцінки документа – його попереднього

розгляду (наприклад, звернення адміністрації до колективу через профком)

чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

- Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО:

Ректор інституту

(підпис)

19.09.03 О.М. Юрчук

Директор ліцею

(підпис)

19.09.03 П.Р.Кравець

Головний бухгалтер

(підпис)

19.09.03 З.М.Вишиванюк

- Або – колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання правління

19.09.03 № 5

8.

Наявність додатків до документа зазначають так:

- Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

- Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

- Додаток: лист Міністерства освіти і науки України від 11.06.03 № 5-5/123 на 8 арк.

- Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу.

9.

Проходження і виконання документів зазначається в:

- резолюції: На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтерові

Завідувачу лабораторії

Терміново вирішити

Доручити Морозові тощо.

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті).

- про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 20/03. Відповідь дана 12-34/56 від 19.09.03.

В.Чайка

20.09.03

- про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

Клименко 272-13-49

- про розмноження документа – також індекс друкарки (перші літери

імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату

друкування:

Білоусенко 123-45-67 ПБ 15. 19.09.03

10.

Неправильно: Правильно:

- 54 -; 54.; 54 с. Починаючи з другого аркуша вгорі

справа на відстані не менше 10 мм

від країв: 3; 15

Література:

1. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра,1998.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

3. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.:”А.С.К.”, 2002.

Дата добавления: 2015-07-08