Тема 9. Класифікація документів

Розглядаючи дану тему, знайдіть відповіді на такі запитання:

1. Що таке справочинство?

2. За якими ознаками класифікуються документи?

3. Які існують групи документів?

4. Що таке система документації?

Справочинство - це саме та діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного справочинства полягають, насамперед, у переведенні його на українську мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів із справочинства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свічення культури виконавця.

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації. Вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якої установи, закладу, підприємства чи організації, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи мають велике правове значення, оскільки є засобом засвідчення, доведення певних фактів.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Пам’ятайте, що документи не пишуться, а складаються з певних реквізитів, мовних кліше, усталених конструкцій.

Відповідно до цих вимог виділяють види документів за ознаками класифікації та групами.

Оскільки найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності, виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами.

Отже, класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див.сс.170 – 172 джерела № 1). У будь-якому із запропонованих джерел Ви можете знайти класифікацію за такими ознаками:

1) спосіб фіксації інформації;

2) зміст;

3) назва;

4) вид;

5) складність;

6) місце складання;

7) строки виконання;

8) походження;

9) гласність;

10) юридична сила;

11) стадія виготовлення;

12) строки зберігання;

13) рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

· письмові;

· графічні;

· фото- й кіно документи;

· фотодокументи.

За змістом документи поділяють на:

· організаційно-розпорядчі (ОРД);

· фінансово-розрахункові;

· постачально-збутові та ін.

Документи, що належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

а) організаційні;

б) розпорядчі;

в) довідково-інформаційні;

г) з кадрових питань;

д) особові офіційні.

За назвою розрізняють:

· накази;

· положення;

· протоколи;

· розпорядження;

· службові листи;

· заяви;

· статути тощо.

За видами документи поділяють на:

· типові;

· трафаретні;

· індивідуальні.

За складністю документи бувають:

· прості;

· складні.

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні;

· зовнішні.

За строками виконання документи бувають:

· термінові;

· нетермінові.

За походженням документи поділяють на:

· службові;

· офіційно-особисті.

За гласністю документи бувають:

· звичайні;

· для службового користування (ДСК);

· таємні;

· конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

· справжні (істинні);

· фальшиві (підроблені).

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

· оригінали;

· копії (різновиди: відпуск; витяг; дублікат).

За строками зберігання розрізняють:

· документи постійного зберігання;

· документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

· документи тимчасового (до 10 років) зберігання).

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

· організаційно-розпорядча;

· первинно-облікова;

· планова;

· звітно-статистична;

· конструкторська;

· технологічна;

· банківська;

· фінансова;

· торговельна;

· зовнішньоторговельна;

· цінова;

· бухгалтерсько-облікова та ін.

Отже, система документації - це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними специфічними рисами. Як вище бачили, систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Детальнішу інформацію Ви знайдете на сс.5 – 8; 170 – 172 джерела № 1, сс. 30 – 33 джерела № 2 та на сс.5 – 6; 13 – 448 джерела № 3.

Література:

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000.

2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.:”А.С.К.”, 2002.

3. Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра,1998.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К., 2001.

5. Л.Ю.Шевченко та ін. Сучасна українська мова. Довідник. - К., 1993.

Дата добавления: 2015-07-08