Визначення службових обов’язків персоналу

Першим кроком та однією з найважливіших складових частин процесу розробки структури організації є визначення службових обов'язків працівників. Оскільки склад працівників організації увесь час змінюється, процес укомплектування кадрами триває постійно.

Службові обов'язки можна визначити як низку завдань, за виконання яких несе відповідальність одна людина. У типовій організації можуть виникати тисячі окремих завдань, що потребують виконання. Існує безліч шляхів поєднання цих завдань у службові обов'язки. Не дивно, що деякі з цих шляхів кращі за інші.

За останні двадцять років уявлення, згідно з якими керівники повинні описати, чим саме, на їхній погляд, слід займатися підлеглим, зазнали певних змін. В наш час набуває поширення практика загального визначення службових обов'язків керівниками і їхніми підлеглими і досягнення ними згоди і взаєморозуміння з цих питань. Внаслідок цього діяльність службовців краще відповідає поставленим перед ними вимогам, тому що всі причетні працівники добре розуміють, що від них вимагається. Не слід визначати службові обов'язки занадто формально, але вони повинні охоплювати усі види діяльності, передбачені даною посадою.

Функціональна роль кожного співробітника визначається посадовими інструкціями, у яких зазначені цілі даної діяльності й права співробітника, його відповідальність, офіційні взаємозв'язки з іншими членами колективу, основні вимоги до його професійних характеристик. Докладна і зрозуміла посадова інструкція створює основу для адекватного усвідомлення кожним своєї функціональної ролі. Дані соціологічних і психологічних досліджень свідчать про те, що нечіткість посадових інструкцій для різних категорій працівників (як рядових, так керівників) негативно позначається на їхній професійній діяльності та призводять до дублювання ряду функцій, службовим перевантаженням одних співробітників, ослабленню контролю за діяльністю інших, а в підсумку - конфліктам і незадоволеності роботою.

Однак, поряд з регламентацією різних параметрів професійної діяльності співробітника, необхідно, щоб посадова інструкція також установлювала відомий ступінь його самостійності в рамках даної ролі. У цьому випадку відзначається більше висока продуктивність професійної діяльності й більше сприятливий моральний стан співробітників. Головну роль у цьому грає позиція самого індивіда, тому що якість виконання тієї або іншої соціальної ролі багато в чому залежить від того, наскільки він сам розуміє її специфіку й у якому ступені дана роль їм краще приймається й засвоюється.

Посадова інструкція повинна містити наступні розділи:

· загальні положення (до якої категорії належить посада, чим керується у своїй діяльності спеціаліст, порядок призначення, кому безпосередньо підпорядкований);

· завдання та обов’язки (функціональні обов’язки);

· права;

· відповідальність;

· повинен знати;

· кваліфікаційні вимоги;

· взаємовідносини (зв’язки) за посадою (з ким співпрацює, хто виконує його обов’язки підчас його відсутності, чиї він виконує обов’язки в разі необхідності).

Визначення посадових повноважень повинно починатися з розподілу обов’язків між керівником установи та його заступниками. Закріплення функціональних повноважень та розподіл обов’язків визначається розпорядчим документом (наказ, розпорядження).

6.4. Розподіл обов’язків в установі

Важливим фактором в організації роботи з добору та розстановки кадрів є уміння керівника вірно розподілити функціональні обов’язки підлеглих та правильно поставити завдання перед ними. Разом з цим, державний службовець (як керівник так і виконавець) повинен бути відповідальним за виконувану справу і у встановленому порядку має нести відповідальність за допущені ним порушення чинного законодавства, невиконання чи неналежне виконання своїх службових обов’язків.

Зокрема, в управлінні (відділі) земельних ресурсів повинен видаватись наказ в якому чітко визначається коло безпосередніх функціональних повноважень начальника та його заступників, відповідно визначаються структурні підрозділи (відділи, підвідділи, сектори) установи, які безпосередньо підпорядковані даному керівнику. В цьому ж наказі визначається яка адміністративно-територіальна одиниця (регіон, район, місто) відноситься до сфери відповідальності керівника та його заступників. Всі функції, які покладені на орган влади повинні бути розподілені між керівником та його заступниками в наказі про розподіл обов’язків.

Наступний крок – розробка положень про структурні підрозділи: управління, відділи сектори, підвідділи. Знову ж таки, всі функції, які покладені на орган влади повинні бути розподілені між самостійними структурними підрозділами. В разі, якщо самостійний структурний підрозділ поділяється на більш дрібні підрозділи, положення на них розробляються з урахуванням повноважень, покладених на структурний підрозділ вищого рівня. Функціональні повноваження структурних підрозділів не повинні дублюватися. Посадова інструкція керівника структурного підрозділу складається не в обов’язковому порядку. Але, в такому разі кваліфікаційні вимоги до керівника та його підпорядкованість зазначається у положенні про відповідний структурний підрозділ. Положення про самостійні структурні підрозділи затверджуються керівником установи, а про структурні підрозділи нижчого рівня – відповідним заступником керівника. Підписується положення (із зазначенням дати підпису) керівником відповідного структурного підрозділу. Цей підпис засвідчує, що особа ознайомлена із колом своїх повноважень.

Наступний крок – розробка посадових інструкцій на всі посади в усіх структурних підрозділах згідно із штатним розписом. Підбір кадрів відбувається під функціональні повноваження, які визначені у посадовій інструкції, а не навпаки, коли посадова інструкція складається під спеціаліста, якого призначають на посаду. Кожен працівник в перший день роботи на посаді ознайомлюється зі своїми функціональними повноваженнями, про що засвідчує підписом і ставить дату. В разі, якщо особа звільнилась з посади і на її місце призначена інша, новопризначена особа ознайомлюється з цією ж посадовою інструкцією і ставить свій підпис і дату ознайомлення.

Тільки чітке визначення кола обов’язків, як керівника установи та його заступників, так і керівників структурних підрозділі та спеціалістів забезпечить ефективне, якісне та своєчасне виконання функцій, покладених на установу. Тільки в разі чіткого розподілу повноважень і знання всіма працівниками своїх обов’язків забезпечить відповідальність за результати виконуваної роботи кожним.

Дата добавления: 2015-11-14