Документированные процедуры

Документированные процедуры описывают сеть процессов вуза, различные уровни его управления в соответствии с требованиями, предъявляемыми к системе менеджмента качества в ISO 9001:2005.

В общем виде, процесс разработки документированных процедур включает следующие этапы:

выделение основных подпроцессов документируемого процесса, установление их взаимосвязи, а также задействованных в про­цессе структурных подразделений и должностных лиц;

выбор метода описания порядка выполнения процесса (вербаль­ного, графического);

описание порядка выполнения реального процесса, составление «идеального» процесса;

обсуждение хода процесса с руководителями структурных под­разделений и должностными лицами;

рассмотрение предложений и внесение изменений в процессы;

составление и согласование спецификации процесса;

оформление документированной процедуры;

согласование документированной процедуры с руководителями всех структурных подразделений, участвующих в процессе;

окончательный анализ и утверждение документированной про­цедуры ректором.

Требованиями к оформлению документированной процедуры являются: наличие на титульном листе грифа утверждения и подписи руководителя, даты утверждения, названия вуза, названия и идентифи­кационного шифра документированной процедуры. Каждая страница документированной процедуры должна быть идентифицирована, т. е. содержать колонтитулы, включающие название вуза, наименование документированной процедуры, шифр документа, номер страницы и общее количество страниц. К документированной процедуре обяза­тельно прилагается лист внесения изменений¹.

Рабочие экземпляры Руководства по качеству и документирован­ных процедур передаются под роспись руководителям структурных подразделений или должностным лицам в соответствии со списком рассылки.

Контрольные экземпляры Политики в области качества, Руководства по качеству и документированных процедур, информационные листы и расписки в получении для каждого документа хранятся у ответствен­ного за СМК.

Предложения для внесения дополнений и изменений в Руковод­ство по качеству и документированные процедуры могут вносить все сотрудники вуза. Руководство вуза должно гарантировать, что каждое из этих предложений будет учтено и рассмотрено.

Изменения, вносимые в Руководство по качеству и документиро­ванные процедуры, утверждаются ректором и вводятся в действие при­казом по вузу (датой ввода в действие последней редакции документа является дата утверждения).

При актуализации Руководства по качеству и документированной процедуры заполняется информационный лист изменений. Изменения к документу передаются руководителям структурных подразделений и другим должностным лицам в соответствии со списком рассылки.

Процедура управления записями имеет целью обеспечить руко­водство вуза и другие заинтересованные стороны достоверной и полной информацией о качестве осуществления и конечных результатах про­цессов вуза, которая необходима для принятия управленческих решений по коррекции процессов и их улучшению. Управление записями, должно в первую очередь, обеспечить их упорядоченность, однозначность и удоб­ство пользования, а также точность, достоверность и своевременность представления информации, исключить ненужное дублирование и риски, связанные с принятием решений на основе недостоверных данных.

' Левшина В. В., Бука Э. С. Формирование системы менеджмента качества вуза. — Крас­ноярск, 2004.

Согласно стандарта могут существовать следующие виды записей:

записи анализа качества со стороны высшего руководства (отчеты проверяющих органов, решения Ученого совета, приказы и рас­поряжения и пр.);

записи о качестве персонала (аттестационные листы, копии докумен­тов об образовании, повышении квалификации, наградах и пр.);

записи анализа требований потребителей (результаты опросов, аттестация преподавателей глазами студентов, данные о трудоу­стройстве выпускников и пр.);

записи о качестве поставщиков (результаты вступительных испы­таний, договоры, контракты и пр.);

записи мониторинга и измерений качества образования (экзамена­ционные ведомости, учетные карточки, журналы учета посещае­мости занятий, копии приложений к диплому и пр.).

Вопросы для самоконтроля

Что входит в документацию СМК в соответствии со стандартами

ISO?

Перечислите обязательные документированные процедуры.

Какие преимущества дает вузу внедрение процедуры управления документацией по сравнению с документооборотом?

Что такое записи по качеству? Приведите пример записей по каче­ству применительно к деятельности вуза.

Дата добавления: 2015-11-14