Управление документацией

К разработке документации СМК вуза целесообразно привлечь пер­сонал, который непосредственно участвует в документируемых процессах и деятельности. Это будет способствовать как точности описаний, так и лучшему пониманию необходимых требований, позволит обеспечить чувство причастности персонала к управлению вузом.

Подготовка документации СМК должна начаться с анализа суще­ствующих в вузе документов. Часто возникает ситуация, когда суще­ствующая документация не требует замены, а лишь доработки, поэтому использование существующей документации вуза может значительно сократить время на разработку документации СМК. Кроме того, анализ существующей системы документирования деятельности вуза поможет в идентификации областей его деятельности. Анализ процессов является движущей силой для определения количества документации, необходи­мой для системы менеджмента качества^[13].

Последовательность подготовки документации системы менед­жмента качества не должна в обязательном порядке соответствовать иерархии, приведенной на рис. 10, так как документированные процедуры и рабочие инструкции часто бывают готовы задолго до завершения раз­работки руководства по качеству.

Последовательность действий по разработке документации СМК может включать:

определение требований к каждой группе документации системы менеджмента качества и конкретному документу;

установление и составление списка существующих документов, анализ их применимости в СМК;

обучение персонала, привлеченного к подготовке докумен­тации;

определение структуры и формата разрабатываемых документов;

подготовка необходимых ресурсов, информационно-справочных материалов;

разработка первоначального комплекта документов;

опытная проверка адекватности разработанной документации потребностям вуза и СМК;

комплектование окончательного пакета документации системы менеджмента качества;

утверждение документации и ее ввод в обращение.

До ввода в обращение все документы СМК должны быть проана­лизированы и согласованы, чтобы гарантировать ясность, точность, адекватность и надлежащую структуру. Потенциальные пользователи документации также должны иметь возможность оценить и проком­ментировать документы на предмет их применимости и соответствия документов реальной практике.

Разработка и введение любого документа должна быть санкциони­рована руководством, ответственным за их внедрение. Документ должен быть зарегистрирован, каждая копия должна быть учтена.

Порядок тиражирования и распространения документов должен гарантировать доступность соответствующих документов всему персоналу, которому необходима информация, включенная в доку­мент.

Необходимо обеспечить процесс для инициирования, разра­ботки, анализа, контроля и внесения изменений в документы. При внесении изменений должен применяться такой же процесс анализа и утверждения, который использовался при разработке оригинальных документов.

Процесс внесения изменений в существующие документы должен быть организован таким образом, чтобы гарантировать использование только актуальных документов. Все пересмотренные документы должны быть заменены последней редакцией.

Документы, распространяемые для тендеров, сторонних заказчиков и других специальных целей, когда управление изменениями не предусмо­трено, должны быть четко идентифицированы как неконтролируемые копии.

Управление документацией заключается также в создании условий, обеспечивающих получение и хранение необходимой документации и содержащейся в ней информации, ее быстрый поиск и доведение до пользователей в установленные сроки с наименьшими затратами.

В целях рациональной организации документооборота все документы вуза распределяются на документопотоки:

регистрируемые и нерегистрируемые;

входящие, исходящие и внутренние.

Под управлением документацией в СМК понимается:

организация разработки;

разработка и оформление документов в соответствии с уста­новленными потребностями и существующими нормами;

согласование, утверждение, регистрация и организация механизма ввода документов в действие;

создание механизма рассылки документов;

хранение;

внесение изменений в документы;

архивирование и уничтожение документов.

Выбор типа носителя информации также находится в компетенции вуза, однако стандарт рекомендует использовать, где это возможно, электронные средства информации, поскольку в этом случае:

соответствующий персонал имеет доступ к необходимой актуа­лизированной информации в любой момент;

распространение происходит немедленно и легко управляемо с возможностью выбора печати бумажной копии;

изъятие устаревших документов просто и эффективно';

доступ и изменения легко выполнимы и управляемы;

имеется доступ к документам отдаленных мест расположения;

Однако в ряде случаев применение бумажных носителей является

необходимым. Например, Политика вуза в области качества должна быть оформлена в бумажном варианте и вывешена на видных местах, чтобы с ней могли ознакомиться все сотрудники и другие заинтересованные лица. Это относится и к большинству записей по качеству.

Документирование СМК требует от руководства вуза значитель­ных усилий: в разработку документации должно быть вовлечено большое число сотрудников, они должны быть мотивированы; для согласования всех необходимых документов приходится достаточно часто проводить обсуждения и совещания рабочих групп; необходимо также выделять достаточные ресурсы на внедрение разработку, вне­дрение и поддержание в рабочем состоянии документации системы менеджмента качества. Однако получаемый при правильной органи­зации работ эффект быстро окупает все издержки. В руки руковод­ства вуза и структурных подразделений попадают данные, которые отражают реальное состояние дел, процессов, исследуемых в СМК. На основе разработанных документов принимаются и реализуются более эффективные решения.

Документирование системы менеджмента качества дает руковод­ству вуза и структурных подразделений, всем сотрудникам очевидные выгоды^[14]:

Воспроизводимость деятельности. Гораздо проще повторить те действия, которые четко и подробно описаны в документе, чем те, которые выполняются бессистемно.

Независимость деятельности от отдельных исполнителей. Любая организация не застрахована от потери работников. Достаточное число сотрудников вуза работают по совместительству или на условиях почасовой оплаты. В вузе с высокими требованиями к квалифика­ции и опыту персонала (особенно профессорско-преподавательского состава) проблема может возникнуть в случае ухода (или угрозы ухода) незаменимого специалиста. В том числе и поэтому сегодня предъяв­ляются столь высокие требования к разработке учебно-методических комплексов.

Детализированное описание выполняемой деятельности может слу­жить также удобным инструментом для скорейшего ввода в строй вновь прибывшего сотрудника.

Ответственность и полномочия. Четко установленные обязанности и полномочия устраняют неразбериху в организации, безответственность, ненужное дублирование, предупреждают появление ошибок и способствуют созданию благоприятного психологического климата в коллективе.

Хранение и передача знаний. Хорошо разработанная документация очень полезна при обучении персонала. В ней закрепляется накопленный опыт, эффективные решения.

Контролируемость. Гораздо проще выполнять и проверять исполнение документально изложенных требований, чем тех, которые сформулированы устно.

Помощь в принятии решений. Обычно рекомендуемый для вклю­чения в должностные инструкции раздел по действиям в нестандартных ситуациях часто остается незаполненным. Но именно в нем указываются действия в случаях возникновения той или иной периодически встречаю­щейся проблемы, нештатной ситуации, ценный опыт принятия решений в которых уже накоплен, и который желательно передавать сотрудникам.

Таким образом, если документы создавались абстрактно, без учета существующей практики, то негативное отношение к документам на этапе разработки перерастает в открытое сопротивление на этапе их внедрения. Решить проблему можно за счет привлечения к разработке документации наиболее квалифицированных и активных сотрудников, их мотивирова­ния и решительного отказа от порочной практики копирования докумен­тации других вузов.

На сегодняшний день актуальной задачей для большинства россий­ских вузов является переход на электронную систему документообо­рота. Внедрение информационных систем необходимо и во все другие области, связанные с документированием СМК и деятельности вуза. Сегодня для этого имеются все необходимые условия.

Вопросы для самоконтроля

В чем заключается управление документацией СМК?

Какие преимущества дает вузу внедрение процедуры управления документацией?

Какие проблемы управления документацией Вы знаете?

Дата добавления: 2015-11-14