Прием и отправка корреспонденции

8.1.1. Отправка всей корреспонденции в адрес УО почтовой, курьерской связью, а также междугородней экспресс-почтой осуществляется только через УИиДО УК. Отправка корреспонденции в адрес конкретного УО может быть осуществлена через филиалы УК в регионах.

8.1.2. Документы, предназначенные для отправки в УО, отправляются на общих основаниях, изложенных в стандарте УК «Управление корреспонденцией Компании. Оформление, регистрация, прием, отправка и передача на хранение» (SP.1.6-S-02-2008).

8.1.3. Отправка документов в УО осуществляется экспресс-почтой с примерными сроками доставки:

- гг. Иркутск, Красноярск, Владивосток - 1-2 дня;

- гг. Ургал, Черногорск, Чита, угольные разрезы и предприятия - 5-6 рабочих дней.

Выходные и праздничные дни в расчет сроков доставки не включаются.

8.1.4. Прием корреспонденции, поступающей в адрес УК из УО, осуществляется УИиДО УК на общих основаниях. Секретари приемных руководителей УК имеют право принимать и регистрировать корреспонденцию, поступившую по факсу и электронной почте.

8.1.5. Все конверты с поступившими документами вскрываются сотрудниками УИиДО УК и/или секретарями приемных руководителей УК, кроме конвертов с пометкой «лично». Конверты с пометкой «лично» передаются сотрудниками УИиДО УК и/или секретарями приемных руководителей УК должностным лицам по принадлежности.

8.1.6. Письма, адресованные руководителям УО (исполнительному и финансовому директору, главному бухгалтеру) по вопросам взаимодействия в рамках ЕИО могут направляться на официальный почтовый ящик УО (или обязательно в него – в копии). Администратором почтового ящика со стороны УО является секретариат УО (либо лицо, ответственное за делопроизводство), которые обеспечивают получение руководителями соответствующих сообщений, их учет, архивирование и обеспечение сохранности в течение не менее 5 лет.

8.2. Регистрация входящих/исходящих документов УО

8.2.1. Регистрация входящей корреспонденции от УО осуществляется сотрудниками УИиДО УК и секретарями приемных руководителей УК в электронной форме в системе электронного документооборота (СЭД) Lotus Notes в разделе «Входящие документы» по системе регистрации, принятой в УК.

8.2.2. Документы, поступившие в адрес УК без указания конкретной фамилии получателя, направляются на рассмотрение руководителям УК, исходя из утвержденного распределения обязанностей между ними.

8.2.3. После рассмотрения документы УО с резолюцией руководителя УК в обязательном порядке возвращаются в УИиДО УК или секретарю приемной руководителя УК. После сканирования и внесения резолюций в электронную базу данных документы направляются на исполнение в структурные подразделения УК и для сведения в УО.

8.2.4. Контроль за сроками исполнения поручений, данных руководителями в резолюциях на документах, осуществляет ОКВиК УК.

8.2.5. Исходящие письма УК в адрес УО готовятся, согласовываются, подписываются и регистрируются на общих основаниях в соответствии со стандартом УК SP.1.6-S-02-2008.

8.2.6. УО осуществляют регистрацию документов в соответствии с действующими в УО стандартами. УО обязано привести действующие стандарты по информационному и документационному обеспечению в соответствии со стандартами УК.

Дата добавления: 2015-09-06