Организация работы по изданию и отмене приказов и распоряжений по УО

8.3.1. Процедура подготовки и согласования распорядительных документов УК в отношении УО должна соответствовать стандарту «Распорядительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согласования, подписания, регистрации и отмены» (SP.1.6-S-01-2008). Проекты распорядительных документов УК в отношении УО разрабатываются либо сотрудниками структурных подразделений УК, либо сотрудниками УО по поручению своих руководителей. Ответственность за подготовку распорядительных документов возлагается на руководителей структурных подразделений УК/УО.

8.3.2. Проекты РД по вопросам работы всех или нескольких УО готовятся на бланке УК, по вопросам работы одного УО - на бланке конкретного УО.

8.3.3. Проекты всех РД, подготовленные сотрудниками УК в отношении УО, подлежат согласованию в УО. Проект такого РД направляется на согласование в УО с электронного почтового ящика РД_Секретариат в рамках общей процедуры согласования. Визы согласования направляются в установленные сроки в электронном виде на почтовый ящик РД_Секретариат.

8.3.4. Проекты РД, подготовленные сотрудниками УО и подлежащие подписанию руководителями УК, направляются в электронном виде для согласования в УИиДО УК (на общий почтовый ящик РД_Секретариат) с визой руководителя инициирующего подразделения и ЮС УО.

8.3.5. После согласования и подписания проекта РД руководителем УК в соответствии с установленной процедурой документ регистрируется:

- в системе электронного документооборота УК, либо

- в регистрационной системе УО (в зависимости от того – на бланке какого юридического лица издается РД).

Регистрация РД в системе электронного документооборота УК осуществляется УИиДО УК.

8.3.6. После регистрации УИиДО УК осуществляет рассылку копий РД согласно утвержденному списку рассылки с обязательным получением подтверждения о прочтении документа всеми адресатами. Рассылка может производиться:

- через систему электронного документооборота УК;

- по электронной почте (в адрес исполнительного директора и руководителя службы делопроизводства УО через официальный почтовый ящик УО).

Оригиналы приказов по УО, подписанные на бланках УО, направляются в службу делопроизводства УО для дальнейшего хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

8.3.7. Контроль своевременного исполнения поручений по утвержденным РД осуществляется ОКВиК УК в соответствии с нормативными документами, изданными в УК.

8.3.8. Руководители и сотрудники УО могут иметь удаленный доступ к регистрационной базе РД в УК. Доступ предоставляется при наличии технических возможностей по установке СЭД и по согласованию с начальником УИиДО УК.

Дата добавления: 2015-09-06