Анализ деятельности и времени как процесс контроля

Анализ деятельности и времени в рамках контроля как функции самоменеджмента означает сравнение фактического использования Вашего времени в течение дня и недели с запланированным.

Таблица

Задача	Затраты времени	Выигрыш + (перерасход -)	Причина
План	Факт
Оформление отчета по требованиям нормоконтроля	1,5 часа	3 часа	- 1,5 часа	Неумение пользоваться инструментами Ворд
Совещание у руководителя	1 час	2,3 часа	-1,3 часа	Неумение выступающих говорить по существу дела; Нет формального регламента
Обоснование раздела инвестиционного проекта	2 часа	1,5 часа	+0,5 часа	Использовал готовый шаблон от старого проекта

Контроль деятельности и времени может осуществляться следующим способом.

Запланированное время (целеустановка).

Запишите, какие из важных задач (категория А) Вы могли бы выполнять, если бы ежедневно имели на 1 час больше времени в своем распоряжении:

Восприятие фактического течения времени и деятельности.

Фиксируйте в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.

Фактическое состояние	Фактически затраченное время (ч, мин)	Планируемое состояние	Планируемое время ч, мин
Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности	День	Неделя	Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени	День	Неделя

Регистрируйте сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследуйте причины и детали.

Разработка планируемого состояния.

Проанализируйте теперь каждый вид деятельности в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей изменения трудового процесса в целях экономии времени:

— Что произойдет, если в принципе отказаться от данной деятельности?

— Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично передать другим людям?

— Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени?

Если не произойдет ничего или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Запишите эти меры по рационализации в графе «Планируемое состояние» и отведите для этого новое предусмотренное время.

Пример.

Таблица

Матрица мер по оптимизации работы с документами

Фактическое состояние	Фактически затраченное время (ч, мин)	Планируемое состояние	Планируемое время ч, мин
Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности	День	Неделя	Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени	День	Неделя
Составление отчета о работе отдела	0,8 часа		а) составление отчета на основе перечня заранее составленных вопросов;	0,5 часа
Подготовка приказов и писем в другие организации	0,6 часа		а) делегировать другим сотрудникам б) использование шаблонов	0,1 часа
Сведение воедино заявки подразделений об объемах потребления ресурсов и финансировании	2,5 часа		применение инструментов Excel для работы с массивами данных	0,2 часа
Подготовка докладов для руководителя	3 часа		использовать в качестве исходного документа старые доклады	1 час
Подготовка документов в соответствии с регламентов СМК	1,5 часа		упростить регламент и исключить пункт о подготовке ряд документов	0

4. Сравнение «план — факт» (контроль).

Последним шагом попытайтесь определить:

— Насколько велика фактическая временная нагрузка?

— Сколько времени может быть сэкономлено?

— Какие меры по экономии времени необходимо предпринять?

— Как можно со смыслом использовать сэкономленное время?

Постоянно или по крайней мере через равные промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс на предмет возможности разгрузки!

Анализ дневных «помех» как метод контроля

Как и в результате анализа деятельности и времени, с помощью контроля и анализа текущих «помех» можно вскрыть дополнительные источники экономии времени. Здесь также наряду с отдельными видами деятельности и «помехами» следует зафиксировать возможности улучшения.

Факт	План
Время «от—до»	Отдельные виды деятельности, во время которых Вам мешают	Вид «помех» (телефон, посетители)	Продолжительность помех	Возможности улучшения использования времени

Определите новые меры для улучшения Вашего рабочего процесса (план) и сравните их затем с результатами реализации.

Дата добавления: 2015-10-13