Документний фонд в системі документальних комунікацій

Документ – матеріа. носій, що містить інф., основними ф-ми якого є її збереж. та передавання у часі та просторі. ДФ – це систематизоване зібрання док., призначених для збер. та викор. Комунікація – це обмін інф. між індивідами через посередництво загальної для них знакової системи. Докум. комунік. назив. с-ть процесів,надання,передачі,та отримання докум. комун. в суспільстві. Документний фонд є важливою підсистемою системи документ. комунікацій,вони мають прямі і зворотні зв’язки з усіма іншими її підси-ми. Документовиробники забезпечуютьвироб. док., які є основ. елем. ДФ. Вони мають важливе значення для розвитку ДФ,оскільки забезп. оновлення змісту ф., підтримання його на рівні завдань фондоутримувача та потреб користувачів. Мають зв’язки з розповсюджувачами, які є джерелами документних постачал., комплектування ДФ профільних док. Забезпечують зв’язок між документовиробниками і ДФ, сприяють поповненню новими док., забезп. його автоалізацію.ДФ також має тісний зв’язок з користувачами, для яких він власне і призначений. Необхідно постійно вивчати як ДФ так і інф. потреби його користувачів.
ДФ покликаний сприяти поліпшенню зв’язків між документами і користувачами: 1. величина і склад фонду повинен відповідати інф. потребам користувачів і ця відповідність потребує підтримки. 2. документні ф. повинні забезп. оперативне задоволення корист.. 3. ДФ повинен формувати нові потреби користувачів. На основних рівнях систем ДФ України формуються різні види фондів: бібліотечні, архівні, музейні, довідк.-інф. Під бібліот. ф. розуміють систем. зібрання документів підібраних у бібліотеку у відповідності до її завдань та інф. потреб її користувачів. Довідково-інф. фонд – це сукупність впорядкованих масивів док. і довідково-пошукового характеру признач. для задовол. потреб фахівців у науково-технічній інф.. Арх. ф. – це комплекс історично,або логічно пов’язаних між собою документів,що утворилися в результаті д-ті певної установи, організації,чи окремої особи.Музейні ДФ – це науково-орган. с-ть матеріалів,які мають історико-культурне значення та прийнятих музеїв на постійне зберіг. Музейний ф. виконує для експозиції, для задоволення наук.,культур. потреб населення, корист. цими фондами є платними.

14.Комплектування д.ф. – це постійне поповнення ДФ док. з метою оновлення та актуалізації.Це творчий процес оскільки в цьому процесі здійснюється оцінка док. на предмет їх цінності, наукової, практичної, історичної,навчальної.Це ще двобічний процес,який передбачає поповнення фонду документами, а з іншого боку вилучення документів, які втратили свою цінність. Комплектування – це багатоетапний процес: 1. Аналіз докум. потоку, 2. Первинний відбір документів у фонд, 3. Замовлення документів, 4. Прийняття док. у фонд, 5. вилучення документів з фонду. Виділяють такі види комплектування: поточне,ретроспективне,початкове та рекомплектування. Початкове реалізується на початку створення ДФ з урахуванням ідеальної моделі ДФ,завдань фондоутримувача потенційних інформаційних потреб користувачів,здійснюється відбір до ДФ,нових документів,а також документів за минулі роки по профілю фонду.Поточне комплектування передбачає поповнення ДФ новими документами,які видані в світ упродовж двох останніх років. Ретроспективне комплектування передбачає поповнення фонду документами, назвами, примірниками за минулі роки,які відсутні,або яких не вистачає у фонді. Рекомплектування спрямоване на вилучення з фонду документів,які застарілі за змістом, фізично зношені, або які не підлягають ремонту,документи зайвої дублетності. Технологія комплектування ДФ є традиційна та автоматизована. Традиційна здійснюється ручним способом,як правило вона реалізується в такій послідовності: на І етапі з урахуванням профілю фонду здійснюється відбір інформаційно-бібліографічних видань,в яких відбувається документ ний потік. На цьому етапі здійснюється пошук та вивчення профільних документів для поповнення фонду. На ІІ етапі технології комплектування здійснюється первинний відбір виявлених в інформаційно-бібліографічних виданнях документів у фонд. Первинний відбір документів у ф. складається з кількох стадій: 1. Встановлюється відповідність виявлених в інформаційно-бібліографічних виданнях документів профільного фонду за формальними ознаками документів; 2. Здійснюється співставлення документів за своїм змістом; 3. Встановлюється к-сть необхідних документів для придбання у фонд; 4. Співвідношення необхідних для включення у фонд документів з фінансовими можливостями фондоутримувача; 5. Прийняття кінцевого рішення про придбання чи включення тих, чи інших документів для придбання документів у фонд. На ІІІ етапі відбувається замовлення документів у фонд. Після визначення документів необхідних для придбання у фонд фондоутримувач здійснює пошук джерел комплектування фонду, під якими розуміють установи,організації,в яких можна придбати документи. На IV етапі прийняття нових надходжень документів у фонд. Останній етап – це вилучення документів з фонду. Будь-яке вилучення документів з фонду оформляється актом в 2 примірниках і списком назв документів,що вилучаються з фонду. Фондоутримувачі, які функціонують в інформаційно-пошуковій системі створюють підсистеми з комплектування ДФ. Така підсистема дозволяє здійснювати більшість операцій в автоматизованому режимі. Зокрема вона дозволяє складати електронні картотеки ретроспективного комплектування, а також оформляти замовлення на документи в автоматизованому режимі. Як правило в підсистемі комплектування функціонує програма в якій передбачено 3 режими роботи: 1. Введення відомостей про документ; 2. Пошук необхідних профільних док.; 3. Корекція необхідних записів.

Дата добавления: 2015-08-21