Читайте также:
|
|
Під обліком розуміють комплекс операцій, що забезпечують документування документів, що поступають у фонд, або вибувають з нього, з метою його надійного зберігання та правильного розвитку. Облік ДФ має важливе значення оскільки: 1. Розкриває динаміку розвитку фонду; 2. Дозволяє оцінювати роботу фондоутримувача по формуванню фонду; 3. Дозволяє співставити однотипні ДФ та оцінювати фонд; 4. Одиниці обліку ДФ знаходяться на основі розрахункових величин приміщень фондоутримувача, визначення кількісного складу персоналу.
Облік виконує 2 функції: 1. Інформаційну – надає інформацію про фонд; 2. Контролюючу – яка спрямована на забезпечення збереження ДФ, вказує на наявність або відсутність документів у фонді. До постановки обліку висуваються наступні вимоги: 1. Повнота і безперервність; 2. Точність і охайність проведення обліку – чітке оформлення документації;3. Оперативність тобто своєчасна реєстрація документів, що поступають у фонд; 4. Уніфікація і стабільність облікових одиниць фонду; 5. Відповідність одиниць обліку одиницям використання фонду,тобто облік документів повинен вести один фахівець. Існує 2 види обліку: сумарний та індивідуальний. Сумарний облік забезпечує реєстрацію документів, що поступають або вибувають з фонду партіями. Цей облік дозволяє одержати інформацію про обсяг фонду, його склад, джерела його комплектування, про під фонди його ДФ, про оновлення фонду. Основною формою цього обліку є книга сумарного обліку ДФ. Індивідуальний передбачає реєстрацію кожному документу, що надійшов до фонду надається інвентарний номер. Цей вид обліку надає інформацію про кожний док., що знаходиться у фонді. Форми індивід. обліку залежать від виду документів, величини ДФ. Під перевіркою ДФ розуміють співставлення ДФ з формами індивідуального обліку ДФ, з метою встановлення наявності в ньому зареєстрованих документів. На практиці застосовують 2 способи перевірки ДФ: 1. За допомогою форм індивідуального обліку; 2. За допомогою спеціально створеного апарату, зокрема за допомогою контрольних талонів, за допомогою картотеки-індикатора. Перевірка здійснюється згідно наказу керівника установи, створена комісія з перевірки фонду, до якої включені представники від адміністрації, бухгалтерії, представники профспілки, особа,яка відповідає за фонд. Підсумки комісії оформляються такими документами: складається акт комісії, додається список док. невиявлених у фонді, довідка в якій вказуються виявлені недоліки в роботі по постановці обліку, даються рекомендації щодо усунення недоліків. Обробка ДФ – це комплекс операцій по забезпеченню документів, необхідними реквізитами з метою їх правильного використання та зберігання. Обробка має відповідати таким вимогам: 1. Оперативність опрацювання документів; 2. Точне проставлення реквізитів у відведених встановлених для них місцях на документах; 3. Правильність проставлення реквізитів; 4. Охайність проставлення реквізитів; 5. Послідовність і повнота усіх операцій з обробки документів. Етапи обробки: 1. Підготовчий. На цьому етапі здійснюється поділ документів на групи(за видами, галузями знань, дублетні документи) 2. Наукова обробка – передбачає такі операції: визначення класифікаційного індексу документа, визначення поличного шрифту документа, вигляд якого залежить від виду розстановок, що використовуються у ДФ, БО документа, його редагування, оформлення каталожних карток; 3. Технічна обробка, на цьому етапі документи забезпечуються в залежності від їх виду, різними елементами. Автоматизований облік ДФ пришвидшує облік документів, сприяє швидшому надходженню до користувачів, дає можливість оперативно видавати інформацію про ДФ, забезпечує точність обліку, автоматичний контроль правильності вводу інформації в облікові форми документів, оперативно редагувати цю інформацію.
Дата добавления: 2015-08-21; просмотров: 85 | Нарушение авторских прав
<== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
Документний фонд в системі документальних комунікацій | | | Спеціальні методи вивчення |