Документ як система

Відповіді на державний іспит

Сутність поняття документ

З документознавчих позицій документ – це матеріальний об'єкт, що спеціально створений людиною для фіксування та подальшої передачі в часі та просторі соціальної інф-ції. На міжнародному рівні найбільш загальновизнане таке значення документу – це записана інф-ція, що може бути використана в документному процесі в якості одиниці цього процесу. ІІолісемічність поняття «документ» обумовила офіційне прийняття в Україні 3 значення документу, що зафіксовані у відповідних державних стандартах України (ДСТУ)

- Документ – це записана інф-ція, що може розглядатися як одиниця в ході здійснення інф-ної діяльності.

- Документ – це матеріалізований об'єкт з інф-цією закріпленим, створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі.

- Документ – це матеріальний об'єкт, що містить в закріпленому вигляді інф-цію, оформлений належним чином і має правове значення відповідно до діючого законодавства.

Невід'ємними атрибутами док-та, що випливає з його широкого визначення є:

1) наявність інф-ції; 2) стабільна речова форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання док-та; 3) його функціональна призначеність для використання в соціальних комунікаційних каналах.

Матеріальна складова – це атрибут, без якого документ не може існувати, розглядатися як фізична сутність док-ту, певна його форма, що завдяки своїй стабільності забезпечує здатність док-ту зберігати і передавати інф-цію в просторі і часі. Матеріальні сторона визначається носієм інф-ції, тобто матеріальним об'єктом, спеціально створеним для фіксування і передачі інф-ції.

Компоненти док-ту: 1)матеріальна основа документу; 2)форма носія інф-ції; 3)спосіб запису інф-ції.

Матеріальна основа - це сукупність матеріалів, що складають носії інф-ції і використовуються для запису повідомлення; вона може бути природна або штучна (паперова і полімерна).

Форма носія-це його спеціальна конструкція, що забезпечує збереження та передачу інф-ції, робить документ зручним для його використання і зберігання. В залежності від форми можуть бути аркушеві, кодексові, дискові, комбіновані.

Спосіб запису-визначається функціональним призначенням та можливостями його використання в документних комунікаціях.

Документ як система

Документ – це складний об’єкт, що являє собою єдність інформації та її матеріального носія. Виходячи з розуміння системності документа найбільш оптимальнішим методом його дослідження є метод системного підходу. Системний підхід дозволяє виділити в межах документа його елементи та підсистеми, а також з’ясувати найбільш показові властивості і ознаки документа. Поняття системності є відносним, оскільки, з одного боку документ сам має певну структуру, а з іншого боку може виступати як елемент іншої системи. Таким чином, вчення документа як системи передбачає встановлення його елементів та підсистеми. Визначення його властивостей та ознак та з’ясування функцій документа в системі соціальних комунікацій.

Як і всякий об’єкт, документ має багато властивостей. Найбільш важлива – атрибутивність. Документ як цілісна система складається з двох основних сегментів – інформаційної та матеріальної. Документ передбачає наявність смислової інформації, стабільності речової форми. Документ має двоїсту природу і дві сторони: зміст (думка, ідея) і форму (матеріальну. Яка служить для закріплення та передачі інформації). Документ має речову форму, яка відрізняється стабільністю, при чому дана форма спеціально виготовляється для фіксування інформації, називається матеріальним носієм. Документ стає документом тільки в тому випадку єдності його матеріальної форми та інформації, яка міститься у ньому.

Функціональність документа призначена для передачі його інформації в просторі і часі. Документ виконує багато загальносистемних та специфічних функцій, які залежать від різноманітних потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме властивості документа виконують свої функції, дозволяючи розглядати його як функцію, як засіб соціальної документної комунікації.

Структурність документа - тісно взаємозв’язані його елементи і підсистеми, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей при різноманітних зовнішніх та внутрішніх змінах. Кожен елемент має свою структуру: послідовність та взаємопов’язане розміщення його елементів та підсистем: як текстової інформаційної складової так і матеріальної.

До відмінних ознак документа належать: наявність смислового семантичного змісту. Документ – носій смислу, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають смисл, вміщують документи являються його обов’язковою ознакою.

Стабільна речова форма забезпечує довготривале збереження документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.

Призначенність для використання в комунікаційних каналах: документ ний статус мають лише ті документи, які початково призначені для зберігання та передачі інформації в часі та просторі.

Документ – це спеціально створений людиною для комунікаційних цілей носій інформації.

Завершеність повідомлення – ця ознака залежить від області використання документа. Фрагментне повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є важливою, оскільки має ряд незавершених повідомлень, маючи особливе значення для навчальних досліджень.

Функції документа – це його суспільна роль, соціальна значимість, ціль, задача. Документ полі функціональний об’єкт, виконуючи ряд взаємопов’язаних соціальних функцій.

Головна функція документа – це збереження і передача інформації у просторі та часі. Загальні функції: - інформаційна, комунікативна. Кумулятивна.

Інформаційна функція - це можливість документа забезпечувати потреби суспільства в інформації, слугувати джерелом інформаційних знань.

Комунікативна - це можливість документа бути інформаційним засобом передачі, обміну, комунікації спілкування.

Кумулятивна функція – це можливість документа накопичувати, концентрувати, збирати та упорядковувати інформацію з ціллю її збереження для покоління.

Спеціальні функції присутні не завжди.

Управлінська функція виконується документами, які створені для управлінських цілей в процесі його реалізації.

Пізнавальна або когнітивна – можливість документа слугувати засобом отримання та передачі знань для вивчення процесів, явищ природи та суспільства.

Разова – можливість документа слугувати засобом доказу, підтвердження будь-яких фактів.

Загально-культурна – можливість документа сприяти розвитку культури суспільства.

Меморіальна, пам’ятна – можливість документа слугувати зовнішньою пам’яттю людини і суспільства в цілому.

Гедонічна функція – можливість документа слугувати засобом відпочинку.

3. Сутність поняття «матеріальна складова документа»

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова є однією з двох необхідних додатків документа, без якого він існувати не може. Матеріальна складова - це його речовинна (фізична) суть, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати ін-цію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій ін-ції - матеріальний обєкт, спеціально створений людиною за допомогою якої можна зберігати і передавати ін-цію. Призначеня документа для зберігання і передавання ін-ції в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет і т. д. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання ін-ції в часі, пристосованих для фізіологічних можливостей читання повідомлення.

Під матеріальною складовою документа мають на увазі: 1. матеріальну основу документа. 2. форму носія ін-ції. 3. спосіб документування або запису ін-ції. Матеріальна основа докамента - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носіїв ін-ції. Залежно від матеріальної основи докумети поділяються на дві великі групи: природні і штучні. Штучні в свою чергу - на паперові документи; документи на не паперовій основі - полімерні документи (полімерно-; плівкові, полімерно-пластинкові). Перші документи на штучно створених матеріальних носіях дійшли до нас у вигляді глиняних табличок, сувоїв папірусу, стародавніх пергаментів. Справжня революція відбулася в результаті винаходу паперу, що відбувся в 12 рр. до н. е. і вже в 76р. Папір використовували для книг. Спосіб виготовлення був започаткований в Китаї і згодом поширилося на всю Європу. В Україні папір придатний для друку було організовано в XVIII ст. в Києво-Печерській лаврі. До паперових відносять: Ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання і т. д. Найбільша якість у паперу, він дозволяє тиражувати ін-цію. Поява штучних носіїв на полімерній основі породила видову різноманітність документів здатних нести звукову мову, музику, рухоме і обемне зображення. Були створенні грампластинки, магнітні плівки, фото-, кіноплівки, магнітні і оптичні диски, матеріальні носії такої ін-ції, яка не може бути зафіксована на папері. Як матеріальна основа полімерних документів використовуються багатошарові полімерні системи. Ці документи іноді називають плівковими або пластиковими. Фотоматеріали поділяють на чорнобілі і кольорові, негативні і позитивні. Фотоматеріали діляться на кіноплівку, фотоплівку, фонограму, кіноплівку. До полімерно-плівкових відносять: кінодокументи, фотодокументи, фонодокументи, перфострічки. До полімерно- пластинкових відносять: гнучкий магнітний диск, магнітна карта, гнучка і жорстка грампластинка, оптичний диск. Існують стандарти на матеріальну основу документа покликані гармонувати механічну міцність, біостійкість, стійкість від зношення і довговічність документа. Форма носія ін-ції - це спеціальна конструкція матеріального носія, що забезпечує виконання документом його основних функцій, робить його зручним для використання і зберігання. Залежно від форми носія розрізняють: листкові, кодексові, карткові, стрічкові, дискові, комбіновані документи. Листковий документ існує у вигляді одного або декількох листків друкарського матеріалу будь-якого формату без скріпляючого (листівка, газета, буклет, плакат). Кодекс - найпоширеніша форма книги з блоком скріплення листків паперу (книга, брошура, журнал, атлас, альбом). Картковий документ з карткою встановленого формату на матеріалі підвищеної частини (листівка, календарик, мікрокарта, перфокарта, каталожна карта, мікрофіша). Стрічковий документ виготовлений у вигляді безперервної смуги матеріалу із записом ін-ції (магнітна стрічка, кіно-, відео-, перфострічка, стрічка принтера, мікрофільмі, фонограма). Дисковий - документ у вигляді диску. Це носій ін-ції, що є круглою пластиною, покритою шаром матеріалу, здатного запамятовувати і відтворювати ін-цію. Форма матеріального носія інформації постійно удосконалюється.

Дата добавления: 2015-08-21