Подготовка и отправка экспонатов, выезд стендиста на выставку

Участие стендиста в оформлении технической и сопроводительной документации, отгрузке или отправке экспонатов и т.п. — это не только помощь другим работникам, но и хорошая школа для него самого с точки зрения знакомства с реальными условиями и в плане получения конкретных сведений и навыков для успешной работы на выставке. С самого начала он должен знать, что его основная работа на выставке — это работа с экспонатами и контакты с людьми по поводу этих экспонатов. Еще до отъезда на выставку он в первую очередь изучает экспонаты и все, что с ними связано: тематический план выставки и своего раздела, сведения о натурных образцах, макетах, моделях, диапозитивах, таблицах, графиках и фотографиях, предназначенных для демонстрации; запоминает их размещение в будущей экспозиции, назначение и цели их демонстрации.

Тематический план и место расположения экспонатов (экспозиционный план) нужны ему, чтобы представить содержание и объем предстоящей на выставке работы. По ним он должен подобрать и изучить такой объем информационных и рекламных материалов, который бы обеспечивал ему широкие возможности выбора и максимальную свободу оперирования сведениями в зависимости от ситуации. И этот объем должен позволять ответить на любой вопрос в пределах компетенции стендиста, чтобы удовлетворить интересы широкого круга посетителей выставки.

Если предполагается показ экспоната в действии, стендисту необходимо изучить принцип его работы, овладеть спецификой его монтажа, наладки, эксплуатации и ремонта, освоить порядок демонтажа по окончании выставки. Он должен знать на память: вес экспонатов, потребляемую мощность; ЗИП, материалы и инструмент, необходимые для демонстрации или для устранения повреждений; систему подключения к электросети, водопроводной системе, воздушному или газовому источникам энергии, технику безопасности работ. Предусмотрительный стендист обязательно проследит за отбором и подготовкой своих экспонатов к выставке.

Для успешной демонстрации на выставке крайне важны: качество самих экспонатов, комплектование их всем необходимым, надежная упаковка, правильная и четкая маркировка, оформление документации, обеспечивающей своевременность доставки груза к месту назначения.

Требования по отбору, подготовке и поставке экспонатов на выставки изложены в ГОСТ 20519—75Э «Экспонаты для ярмарок выставок». Стендисту нужно изучить данные требования и, если э в рамках его возможностей, самому проследить за изготовление экспонатов в соответствии с этими требованиями, за соответствие их количества перечню в упаковочных листах; убедиться в наличия технической документации, инструкций по распаковке и упаковке; расконсервации и монтажу экспоната, комплекта ЗИП, товаросопроводительных документов. Не повредит стендисту если он ознакомится с ведомственной транспортной инструкцией для участников российской выставки за границей или с аналогичными инструкциями транспортного отдела ТПП РФ, местной ТПП ЗАО «Экспоцентр» или ВВЦ. Именно в транспортной; инструкции четко указываются сроки и условия отгрузки, порты отправления и назначения при морской перевозке грузов, вокзалы и аэропорты при доставке их железнодорожным или авиационным транспортом. Здесь стендист найдет условия оформления перевозки, упаковки и маркировки грузов, порядок рассылки товаросопроводительной документации и правила страховки грузов.

Стендист должен знать, что получение экспонатов на выставке также является неотъемлемой частью его работы. Должностная инструкция, если таковая есть у экспонента или организатора выставки, предписывает стендисту принимать личное участие в работе по приемке, распаковке, расконсервации, проверке и расстановке закрепленных за ним экспонатов. И он должен знать, что перед сдачей грузов на отправку проверяются все грузовые места, состояние контрольных лент и пломб, упаковочные листы и необходимая грузосопроводительная документация. И только убедившись в их надлежащей отправке, стендист может спокойно готовиться к отъезду на выставку. Самый сложный случай, когда выставка проводится за границей. Как и все сотрудники, стендист выезжает на выставку в соответствии с утвержденным графиком. Отдел кадров предприятия-экспонента или управление кадров организатора российской выставки за границей обеспечивают стендисту оформление и выдачу следующих выездных документов:

а) служебный загранпаспорт;

б) аттестат;

в) справка на обмен валюты, если ее вывозится больше лимита;

г) проездной билет;

д) медицинский сертификат о необходимых прививках.

Забота стендиста — вовремя их получить и проверить правильность внесения в них личных данных, удостовериться в наличии соответствующих виз и сроков их действия. Получив проездные документы, необходимо ознакомиться также с таможенными правилами пересечения границ.

Прибыв на выставку за границей, стендист обязан: явиться в российскую дирекцию и получить необходимые разъяснения о праймах поведения в конкретных ситуациях; о порядке хранения личных документов, месте и условиях проживания, порядке денежного обеспечения на период выставки и т.п.

Дата добавления: 2015-08-21