Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке

Подача заявки на участие в выставке. Первым следствием принятого решения об участии в выставке является оформление и своевременная подача заявки на участие. Рекомендуется для подстраховки быстро оформить и отправить опцион — предварительную (неофициальную) заявку. Большинство устроителей обычно идут навстречу таким заявителям и резервируют для них некоторое количество площадей и других ресурсов в таком случае подавшая предварительную заявку организация учитывается не как экспонент, а как оферент.

При значительном числе экспонатов их наименование и технические характеристики, включая вес и габариты, должны быть сообщены в приложении к заявке.

План и технология работ по организации участия в выставке. По получении необходимых материалов от устроителя и принятии окончательного решения об участии в мероприятии руководством издается приказ о подготовке к выставке, определяющий цели и. задачи участия, основные мероприятия по подготовке к выставке и ответственных за их выполнение. Бухгалтерии дается поручение готовить смету расходов и предложения по бюджету выставки. Разработка плана мероприятий по подготовке к выставке и организации эффективного участия в ней, как правило, приказом возлагается на менеджера предприятия по выставкам и рекламе. План подготовки к выставке в зависимости от формы участия и степени детализации работ может содержать различное количество позиций.

План работ и сметы расходов разрабатываются практически параллельно и уточняются методом итерации, когда по мере появления некоторой определенности в плане мероприятий формируются исходные данные для сметы затрат, и наоборот, уточнение отдельных статей сметы и затрат по ним дает основание к исключению отдельных позиций плана или включению новых.

Проектирование и оформление стенда. И прежде чем приняться за стенд, нужно определиться с возможным вариантом решения вопроса:

— собственными силами;

— собственными силами с частичным привлечением сил со стороны;

— силами фирмы устроителя выставки;

— заказать специализированной фирме.

Для оценки и сравнения разных вариантов запросите предварительные сметы на выполнение этих работ. На ваше решение о разработке стенда влияет не только стоимость работ, но и вероятность его использования в будущем. Поэтому решите, как вы его используете:

— один раз, изредка или многократно;

— в своей стране;

— в своей стране и за рубежом;

— преимущественно за рубежом.

На оформление вашего стенда может повлиять:

— площадь для демонстрации экспонатов;

— гарнитуры мебели для сидения;

— площадь стен;

— кабины для переговоров;

— информационный стенд;

— покрытие пола;

— освещение;

— монтаж промежуточных перекрытий;

— закрытые места для хранения и подсобные помещения;

— телефон;

— электроснабжение;

— водопровод и канализация;

— затененное помещение для демонстрации кино и видеофильмов. Проектируя оформление стенда, сверьте отдельные детали с инструкциями выставочной компании:

— по крыше стенда;

— по высоте надстроек;

— по акустическим средствам рекламы;

- по особым ограничениям.

Перед выдачей заказа на проектирование стенда окончательно решите:

1. Какие виды продукции должны экспонироваться на стенде?

2. Под какие задачи делается стенд: демонстрация экспонатов всем посетителям; демонстрация в действии узкому кругу приглашенных; чтение докладов с демонстрацией видео или слайдов, приемы с фуршетом и т.д.?

3. Какого рода стенд вы хотите иметь?

— в павильоне (рядовой компоновки, угловой, островной, головной, блочный, двухэтажный);

— на открытой выставочной площади;

— в отдельном оформлении или в групповой экспозиции;

— в виде складывающейся конструкции;

— в надувном варианте и т.д.

Все пожелания экспонента относительно места стенда или витрины в выделяемом павильоне нужно заблаговременно довести до сведения устроителей. В идеале данные пожелания целесообразно лично обсудить с представителем выставочной компании.

Отказ от заявленного участия и его последствия. Как только будут решены основные организационные вопросы по участию, в ней энергия экспонента направляется на непосредственную подготовку своей экспозиции на выставке. Если уже издан каталог участников выставки, отказ экспонента от участия приведет к тому, что публикацию придется оплатить. Кроме того, отсутствие на выставке указанного в каталоге участника снижает уровень достоверности и изложенной в нем информации, и устроитель может предъявить дополнительные претензии по возмещению морального ущерба. Оказавшемуся экспоненту могут быть предъявлены и другие финансовые претензии, так как устроитель на основании списка официальных участников проводит дорогостоящую рекламно-информационную работу. Он несет определенные затраты на планировочные, проектные и другие работы, делает все возможное, чтобы довести до сведения будущих посетителей объемную информацию об участниках.

План-график работ по подготовке к выставке. Если вы не намерены отказываться от участия, рекомендуется составить план-график работ по подготовке к выставке. Не считая проекта стенда, здесь и выбор способа транспортировки, определение маршрута доставки выставочных грузов, таможенные формальности по отправке грузов, вопросы тары, упаковки и маркировки, вопросы приемки доставленных к месту грузов, монтажа экспонатов, организация работы на стенде, в коммерческом центре выставки и вопросы демонтажа стенда и возврата грузов на предприятие. Желательно, чтобы ответственные за участки работ составили и согласовали между собой личные графики.

Планирование штата работников стенда. Заранее подберите работников стенда и определите, сколько их нужно:

— штатных сотрудников (из постоянных работников),____чел.;

— подсобный персонал, привлекаемый со стороны, ______чел.

Критерии для подбора штатных сотрудников: физическая выносливость, знание продукции, знание круга заказчиков фирмы и потребителей продукции, знание иностранных языков, технические знания и навыки, необходимые для демонстрации экспонатов действии, терпимость и доброжелательность в обращении с люди ми, умение вести переговоры.

Критерии для подбора вспомогательного персонала. Требования зависят от обязанностей, которые будут ему поручены. Например, для гидов и переводчиков:

— знание иностранных языков;

— общетехнические знания;

— знания в данной отрасли и специальной терминологии.

Подготовка и издание информационно-рекламных материалов. Они готовятся одновременно с подготовкой экспонатов. Основные виды таких материалов:

а) простые проспекты для широкого распространения (листовки). Такие проспекты стоят не очень дорого и поэтому их можно раздавать всем подряд, включая простых «зевак»;

б) листы технических характеристик, которые должны содержать подробную информацию об изделиях;

в) буклеты (складывающиеся проспекты без фальцовки), которые широко освещают вашу производственную программу;

г) каталоги, представляющие исчерпывающую информацию по всей программе экспонента;

д) комплект информационных материалов для журналистов:

— краткий очерк о деятельности фирмы экспонента,

— полное описание интересных видов продукции и технологических процессов (все тексты должны быть написаны в, третьем лице),

— фотографии (24 х 36 см с глянцевой поверхностью) продукции, примеры ее использования, диаграммы и таблицы,

е) сувениры должны, по возможности, перекликаться с продукцией, которую производит экспонент, и тем самым помочь посетителю запечатлеть в своей памяти посещение стенда;

ж) бланки для записи бесед.

Планирование транспортировки грузов на выставку и обратно. Здесь решаются следующие вопросы:

1. Что должно быть доставлено на выставку:

— оснащение стенда;

— экспонаты;

— информационные материалы;

— мебельные гарнитуры;

— персонал.

2. Каким образом перевезти грузы?

— по железной дороге (заранее убедитесь в том, что к выставочному комплексу подходят подъездные пути и проверьте возможность разгрузки);

— на грузовых машинах (проверьте, можно ли на машине въехать на территорию и в павильон, наличие подъемных кранов в павильоне, вилочных погрузчиков для разгрузки, пропуска на территорию для транспорта).

3. Как спланировать перевозку и монтаж стенда:

— выяснить продолжительность доставки с завода на выставку;

— уточнить, где будут установлены экспонаты в павильоне и на открытой площадке;

— уточнить установку информационных щитов;

— узнать рабочее время кранов, вилочных погрузчиков, условия и начало погрузочных работ;

— определить место складирования тары для обратной доставки;

— получить указания устроителя по сооружению стенда;

— откорректировать предварительное планирование транспортных средств и механизмов для демонтажных работ.

При этом необходимо решить, будете ли вы использовать собственные транспортные средства или поручите погрузку, транспортировку и разгрузку специализированным фирмам.

13. Практика оформления и работы стенда. Работа стендиста: функции, персональное мастерство

Дата добавления: 2015-08-21