Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов

Работа дирекции выставки с персоналом экспонентов начинается еще до открытия выставки, а фактически - с момента их появления на территории выставки. В плане мероприятий должен быть предусмотрен инструктаж персонала стендов. Онидолжны знать все о режиме работы выставки, правилах поведения на стендах и порядке обращения в дирекцию выставки, в случае необходимости.

По прибытии на выставку персонал экспонентов обычно регистрируется или отмечает командировочные удостоверения. Сразу же надо выяснить, кто будетстаршим на стенде. Лицам, ответственным за работу персонала на стенде, сообщается, где главный офис дирекции выставки, где на территории выставки рас ­ положены телефоны - автоматы, банк, служебные проходы, лифты, столовая, пресс - центр, пункты сдачи потерянного имущества, медицинской помощи, туалеты. В обязанности дирекции входит инструктаж лиц, ответственных за работу стендов, а они, в свою очередь, должны проинструктировать свой персонал о режиме работы выставки и требованиях по соблюдению правил и инструкций. Дирекция должна предупредить о том, что стенд не должен оставаться без присмотра, предложить составить трафики дежурств на стенде.

В это же время выясняются дополнительные потребности и нужды экспонентов, решаются вопросы их удовлетворения. Возможно, что экспоненту могут потребоваться технические средства демонстрации информации (диапроектор, ви­деомагнитофон и т.п.) и демонстраторы. Если это возможно, то все предоставляется по дополнительной заявке. В случае, если де­монстраторами будут выступать сами стендисты, их нужно проин­структировать о правилах пользования аппаратурой.

Лицу, ответственному за работу персонала на стенде, вручается список местных телефонов организаторов выставки и всех необхо­димых служб. Обязательно сообщается, куда обращать­ся, если вдруг прекратится подача на стенд электрической и других видов энергии.

Такая информация должна быть заготовлена в достаточном ко­личестве экземпляров. Во-первых, у каждого ответственного на стенде лица должна быть папка с такой информацией. Во-вторых, ее должно хватить на случай ротации персонала стендов в течение выставки.

Обычно большая часть работы на выставке возлагается на глав­ного методиста дирекции. У главного мето­диста и его помощников должен быть свой план работы с персона­лом стендов в период выставки. Некоторые методисты еще перед открытием выставки организуют семинары для стендистов, на ко­торых объясняют особенности данной выставки, консультируют, как вести рекламно-информационную работу, принимать почетных гостей, как заказать переводчика; инструктируют о пра­вилах торговли со стенда при централизованном обеспечении кас­совыми аппаратами.

Все виды технической помощи экспонентам обеспечивают спе­циальные службы. У них на выставке тоже должны быть графики работы смен, они должны быть обеспечены всем необходимым. Особая четкость в работе требуется от служб охраны помещений и службы безопасности. Списки их ответственных лиц и номера телефонов для экстренных случаев должны быть у персонала стендов всегда на виду.

.4 Прием почетных гостей и экскурсий. Информационно - рекламные и культурные программы на выставке

Во время работывыставки главный методист отвечает за организацию заказных экскурсий и прием почетных гостей. Он принимает заявки от организаций на конкретную дату и согласует с ними категорию и число экскурсантов, время начала экскурсии, тему, маршрут и время, отводимое на нее. Он обеспечивает коллективные посещения выставки и заказные экскурсии экскурсоводами или гидами - переводчиками, составляет графики их работы, определяет состав смен экскурсоводов и гидов ­ переводчиков. Отработка экскурсоводами вариантов маршрутов для разных категорий экскурсантов проводится накануне выставки. А во время выставки главный методист согласовывает действия экскурсоводов и гидов с действиями стендистов и демонстраторов на стендах.

Но самая ответственная задача главного методиста выставки _ обеспечить на высоком уровне прием почетных гостей - высоко ­ поставленных лиц и официальныхправительственных делегаций. На крупных выставках для их обслуживания создаются специальные группы сопровождения. В состав группы включаются специалисты и руководители предприятий, члены группы сопровождения почетных гостей обычно в совершенстве владеют двумя - тремя иностранными языками. Все особенности посещения должны быть рассмотрены заранее, а порядок встречи гостей и показа выставки согласован с соответствующими службами. Время приема делегаций обыч­но жестко ограничено. В условиях лимита времени с методической точки зрения главное здесь - показ выставки с наиболее важной стороны, выделение наиболее значительных экспозиций и экспона­тов, демонстрация наиболее привлекательных идей и предложений. Подробная и детальная информация по какому-либо вопросу пре­доставляется только в случае персональной просьбы члена делега­ции. По окончании экскурсии или приема делегации главный методист анализирует удачные и не­удачные стороны их проведения, снабжает экскурсовода на будущее дополнительными материалами, аргументами и доводами.

Реализация программы информационно-рекламных меро­приятий. К важнейшим из них относятся презентации фирм, участ­вующих в выставке. Презентации фирм проводятся или прямо на стенде или в специально предусмотренном деловом центре выстав­ки. О презентации фирмы сообщается афишами, рассылкой при­глашений. Содержательную часть презентации определяет представляемая фирма, но порядок, время и место презентации согласуется с дирекцией выставки.

К презентационным мероприятиям относятся и «национальные дни» стран, участвующих в выставке. Но в отличие о презентации отдельных фирм «национальные дни» представляют собой расши­ренный комплекс мероприятий, начинающийся с официальной части - поднятия на флагштоке перед павильоном национального флага. Открывается «национальный день» торговым представителем или послом данной страны. При их участии проводятся официаль­ные встречи и приемы, организуются выступления участников вы­ставки, проходит знакомство с научными, техническими и эконо­мическими достижениями на стендах или на семинарах и деловых встречах. «Национальный день страны» обязательно сопровождает­ся культурной программой, состоящей из выступлений ансамблей, кинопросмотров, театрализованных или концертных представле­ний, конкурсов, лотерей, а иногда и спортивных состязаний.

Практически на всех выставках и ярмарках теперь проводятся мероприятия научно-технического характера. Крупные или извест­ные в какой-нибудь области науки и техники фирмы обычно про­водят семинары для участников выставки, технической и научной общественности. На них ведущие специалисты фирмы делают доклады о состоянии и перспективах развития отраслей знания и но­вых направлениях исследований и разработок. В конце докладов специалисты отвечают на вопросы участников семинара, раздают информационные материалы.

Сами организаторы выставки обычно устраивают научно­практические конференции, посвященные проблемам развития от­расли науки и техники, представленной на выставке.

---

Дата добавления: 2015-08-21