Режим работы выставки. Организация потоков посетителей

К открытию выставки дирекцией утверждается время ее работы. Часы начала и окончания рабочего дня выставки в будни и праздничные дни, время обеденных перерывов, графики сменной работы основного персонала и вспомогательных служб вывешиваются на видных местах. Заканчивается рассылка приглашений. В газетах и по радио сообщается об открытии выставки, и определяются места распространения входных билетов и места на случаи массового скопления людей у билетных касс. Обеспечение порядка при проходе посетителей на выставку возлагается на службы охраны.

Отдельным приказом определяется организация работы служб безопасности выставки, охраны помещений, дежурных по разделам павильонам. Некоторые специализированные выставки и ярмарки ограничивают свободный доступ публики, сосредотачивая все внимание персонала выставки на организации информационной и коммерческой работы с «целевыми» посетителями и специалистами. Другие делят время работы выставки: с утра - для специалистов с приглашения ­, с 13 часов для публики с входными билетами. Организация посещения выставки «целевыми» посетителями предусматривает не только их приглашение, но и предварительную дифференциацию. Из общей массы приглашенных вычленяются для обслуживания представители средств массовой информации, официальные лица, руководители торговых палат, банков, ассоциаций, союзов деловых людей и т.п. Эта группа посетителей получает основную информацию непосредственно от дирекции вы­ставки. Дирекция берет на себя роль гида по выставке и организует специальные маршруты осмотра, в зависимости от их практических интересов. Вторую группу «целевых» посетителей составляют лица и специалисты, не имеющие твердых намерений вступать в контак­ты с административной или коммерческой частью выставки. Это люди, пришедшие ознакомиться с выставкой в целом и получить информацию по некоторому узкому кругу специальных вопросов, связанных с конкретными фирмами, направлениями техники и об­разцами или услугами. Цель их посещения - ознакомиться с об­щим уровнем производства в той или иной области, сравнить про­дукцию своей фирмы с образцами конкурирующих фирм, получить информацию о возможностях поставки или экспорта. Эта группа посетителей получает информацию непосредственно от стендистов и является предметом заботы персонала фирм-участниц.

Еще одну группу составляют лица, заранее планирующие по­сещение конкретных фирм, пришедшие на выставку для оконча­тельного решения вопроса о закупках или заключении сделок, нуждающихся в детальной информации специального назначения и гарантиях достоверности этой информации. Они, как правило, стремятся встретиться на стенде с руководителями фирм или с их официально уполномоченными представителями. Им требует­ся точная техническая и коммерческая информа­ция, условия транспортировки и хранения продукции, эксплуа­тационные характеристики, гарантии обеспечения требуемыx ха­рактеристик.

Время и уровень обслуживания посетителей на стенде во мно­гом определяются плотностью потока посетителей. При ограниченном количестве персонала на стенде их условия работы задаются очередью за информацией и консультациями. Чем больше посетителей на стенде, тем меньше времени каждому из них будет вынужден уделять стендист, делая исключения толь­ко для тех, кто приглашен на встречу специально или интересен стендисту по каким-либо причинам. Посетители не очень любят очереди, многие проходят мимо тех стендов, где все стендисты заняты.

Надо помнить, что на распределение времени на осмотр разных разделов и поведение в них посетителей на выставке влияет не только длина, но еще и тип организации маршрута (прямой, спиральный, пересекаемый, принудительный, добровольный и т. д.). Некоторые посетители уже через 40-50 минут осмотра экспозиций ищут ближайший выход. Упорядочение потока посетителей, создание рекреационных зон, расстановка указателей с учетом различной нагрузки на разные экспозиции, и другие меры приводят к благо ­ приятным последствиям в обслуживании посетителей на выставке. Для создания приемлемых условий работы экспонентов на выставке дирекция изыскивает различные способы регулирования потоков посетителей или прямо на входе на нее или на отдельных ее маршрутах.

---

Дата добавления: 2015-08-21