Функции выставок в современном обществе. Цели и задачи организаторов

Во все времена человечество привлекали широкие коммуни­кативные возможности выставок и ярмарок. По намерениям и практическим функциям все их можно было разделить в России на две принципиально разные группы: на мероприятия, преследующие только информационные, просветительские или пропагандист­ские, т. е. некоммерческие цели, и мероприятия, для которых торговые, дилерские, дистрибьюторские, т. е. коммерческие цели являются обязательными. Но в настоящее время в России фор­мируется и растет третья группа - выставочные мероприятия, на которых коммерческие и некоммерческие цели практически со­вмещаются.

У выставки могут быть разные цели, но генеральная задача лю­бого организатора выставочного мероприятия - привлечь как мож­но больше участников и посетителей на выставку и обеспечить максимум полезных человеческих контактов. Решение этой общей задачи чаще всего преследует конкретные цели.

Организаторы некоммерческих выставок, как правило, решают четыре основные задачи:

- информирование специалистов и общественности;

- просвещение подрастающего поколения;

- популяризация и пропаганда новаций для внедрения;

- освоение или расширение производства.

Эти задачи конкретизируются в каждом конкретном случае в зависимости от статуса выставки.

Фабрично - заводская выставка, связанная с какими - то событиями, будет решать круг задач своего уровня, Например:

_ отчет перед руководством отрасли и наглядное обоснование важности поддержки дальнейшего развития предприятия;

_ демонстрация новинок и но - хау, информирование пред­приятий - смежников и партнеров о достигнутом уровне техники и технологий для укрепления деловых связей и развития сотрудничества;

_ консультации потребителей и персонала будущих пользователейновой продукции для расширения крута заказчиков;

_ организация переговоров с представителями фирм и пред­приятий по практическим вопросам освоения и эксплуатации но­вой техники.

Всероссийская выставка ставит гораздо больше маркетинговых, политических и практических задач. И, как правило, это уже не только задачи отдельных предприятий, но и задачи отраслевого, регионального и государственного значения.

Устроители коммерческих выставок на первое место ставят за­дачу получения дохода от их проведения. И все другие задачи вы­ставки формируются и выстраиваются по приоритетам важности, непосредственно исходя из этого.

Если стержневая функция некоммерческих выставок - отра­жение достигнутого уровня в конкретных деталях экспозиций и стимулирование развития производительных сил общества, техни­ческой, научной, экономической и культурной мысли, форм орга­низации трудовой деятельности человека, то торговые выставки и ярмарки в первую очередь являются двигателем рынка, инстру­ментом торговой, ценовой и товарной политики. Из этого поло­жения вытекают конкретные задачи организаторов ярмарок и тор­говых выставок :

_ из почти необозримого предложения товаров и услуг выделить некоторую, просматривающуюся часть рынка и обеспечить прибытие на него максимального числа заинтересованных участни­ков и посетителей ;

_ правильно свести между собой максимальное число партнеров по интересам для обмена информацией, переговоров, сде­лок и т. п.;

_ сформировать постоянный спрос на этот тип выставочного мероприятия для получения стабильных доходов от их поведения.

Функции выставок в обществе и общественном производстве многообразны и во многом еще не совсем изучены. Но главное уже известно. Прежде всего, они как зеркало, отражают достигнутый общественным производством уровень. В отражении выставками и ярмарками наивысших достижений научно - технического и соци­ального прогресса или состояния рынка проявляется их прямая связь с общественным производством, результатом которой являет­ся ускорение развития общества. Ускорение прогресса в основном происходит :

- за счет наглядности информации посетителей о новейших достижениях в различных сферах человеческой деятельности ;

- за счет благоприятных условий на выставках для сравнения и отбора учеными и специалистами лучших идей и новаций, уско­ряющих решение актуальных проблем ;

- за счет уникальных возможностей предоставления кругу ру­ководителей информации для анализа ситуации и принятия эффективных управленческих решений.

Кроме того, используемые как учебно - просветительская база, выставки существенно повышают эффект обучения. Удивительным образом выставки оказывают ускоряющее воздейст­вие на науку, технику и производство, развитие производительных сил на планете, являясь стимулятором и интенсификатором науч­ной и технической мысли.

Но между экспозициями и общественным производством су­ществует и обратная связь. Достигнутый в мире научный и тех­нический уровень оказывает влияние на идеологию и организацию самих выставок. Именно поэтому выставки не раз станови­лись заказчиками уникальных инженерно-технических решений.

Влияние выставок и ярмарок на производительные силы многообразно, но все виды этого влияния можно сгруппировать по двум этапам: на этапе подготовки выставки и на этапе ее про­ведения.

Сегодня, когда организация выставок осуществляется на коммерческой основе, главным показателем ее успешности становится экономическая эффективность деятельно­сти организатора. Здесь экономический эффект организации вы­ставки определяется традиционными методами по разнице суммарной выручки от проведенного мероприятия и суммарных затрат на ее подготовку и проведение.

Эффект выставки = Выручка - Затраты (руб.)

А экономическая эффективность определяется делением эконо­мического эффекта на сумму финансовых затрат или других израс­ходованных ресурсов. Например, коммерческая эффективность проведения выставки Э ком

Эком = Эффект выставки (руб.).

Затраты на выставку (руб.),

или организационно-техническая эффективность работы персонала устроителя Э _ОТ:

Э от = Эффект выставки (руб.).

Дирекция (чел.),

или эффективность использования выставочных площадей э_впл:

Э впл = Эффект выставки (руб.)

Площадь нетто (кв. м).

На этапе функционирования - выставки превращаются в «средство труда», с помощью которого общест­во решает свои задачи и получает ожидаемые и неожиданные результаты. Все их можно сгруппировать в три вида: прямой первичный результат, прямой вторичный результат (кас­кадный эффект) и косвенные (побочные) результаты (мультипли­кативный эффект).

Прямой первичный результат информационного воздействия вы­ставки (прямой эффект) - это ее суммарное информационно­эмоциональное воздействие на посетителей и участников, Т.е. вос­принятый массой людей объем информации с «положительными эмоциями» по отношению к ней, порождаемыми значимостью по­лученных сведений.

Количественно прямой результат выставок можно оценивать масштабами информирования руководителей, ученых, специалистов о новых научных исследованиях и разработках, о новшествах, появившихся в различных областях науки, техники, производства или экономики.

Прямой вторичный результат (каскадный эффект) возникает в сфере трудовой деятельности посетителей и участников выставок. Актуальность и пригодность к использованию в трудовой деятельности информации, полученной специалистами с выставки, опре­деляет в дальнейшем :

- масштабы использования демонстрируемых на выставках изобретений, технологий и другие предложений организаций ;

- темпы внедрения передового опыта в практику или распространения по территориям научно - технических достижений, т. е. успехи освоения новой техники и технологий в производстве ;

- масштабы торгового оборота участников выставок и ярмарок ;

- масштабы расширения внешнеэкономических и политических связей.

Известны побочные (косвенные)резуль­таты выставок. Это результаты, не связанные напрямую с выста­вочной информацией. К ним относят увеличение оборота в городской торговле, в сети общественного питания, в гостиничном и транспортном хозяйстве, в учреждениях культуры и досуга за счет наплыва в город посетителей выставок и деловых туристов в период ее проведения. Напрямую ни с информационным, ни с эмоциональным воздействием и даже с торговым оборотом самой выставки (ярмарки)эти результаты не связаны. Они зависят только от популярности И привлекательности мероприятия и на­плыва в связи с этим в город дополнительной массы людей. И хотя упомянутые показатели в таких городах Европы, как Дюс­сельдорф, Ганновер, Париж и Мадрид в период проведения ан­шлаговых выставок и ярмарок возрастают в1,2-1,7раза, данные результаты не могут быть зафиксированы и оценены организатором выставки. Это может делать только обслуживающая город инфраструктура.

Еще один пример косвенного влияния выставок на местную экономику - бюджетная эффективность выставочной деятельности. Чем крупнее выставки и ярмарки и чем больше их проводится в городе, тем больше платежи и налоговые отчисления устроителей выставок в городской бюджет. А чем больше поступления денег в казну города, тем богаче и благоустроеннее становится и сам город. Этим и объясняется, почему крупнейшие выставочные центры мира Ганновер, Дюссельдорф, Лас- Вегас, Лос-Анджелес, Милан, Сан­Франциско, Чикаго являются экономически самыми благополуч­ными городами в своих странах.

Всю группу косвенных (побочных) экономических результатов по инициативе Лондонской школы бизнеса теперь называют «муль­типликативным эффектом».

Планирование и управление выставочной деятельностью

Методы планирования выставочных работ и программ

Планирование подготовки и управления процессом работ на ба­зе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной прак­тике используются три метода планирования:

·планирование по контрольным срокам;

·метод линейных диаграмм;

· сетевое планирование.

Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной дея­тельности.

Метод планирования по контрольным срокам. Разработанный таким методом план представляет собой перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений). Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования. В качестве при­мера рассмотрим план подготовки выставки, устраиваемой на предприятии к юбилейной дате. Выставка готовится и оформляет­ся собственными силами, за счет собственных средств с использо­ванием собственных материалов и людских ресурсов. Поэтому все ответственные за контрольные сроки - местные специалисты и руководители.

Этот метод не дает детальной картины организа­ционных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану вы­полняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руково­дителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.

Метод линейных диаграмм. Это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ. Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направле­ниям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого мето­да. Исключает необходимость разработки множества планов с кон­трольными сроками, для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей, облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий наглядно показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает оценки, как идет дело в целом на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении, обычно умещается на листе бу­маги формата А4, может быть увеличен в любом масштабе. Графиче­ское оформление к тому же привлекает внимание.

Метод сетевого планирования. Многие возникающие пробле­мы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности детальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Рассматриваемый метод сетевого планирования работ ­наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же полу­чающий в выставочной практике все большее применение. В сетевом плане каждый этап отображается графическим фрагмен­том, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком6бозна­чается событие (факт), а линией - процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями ­фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана на­поминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, выполняемые параллельно. Например:

Из кружочков (событий, фактов) могут исходить сразу несколь­ко линий начинающихся здесь процессов.

Они тоже могут разветвляться на свои события и процессы, но должны сходиться и соединяться с кружочками, обозначающими даты одновременного окончания этапов или выполнения заданий. Кроме того, их окончание должно синхронизироваться с датами на основной линии, обычно называемой «критическим путем», то есть все они должны заканчиваться до какого-нибудь финального кон­трольного события, например, «приемка выставки комиссией» или «открытие выставки».

Стержнем сетевого графика является «критический путь» - кривая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лими­тирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выста­вочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки или открытия выставки. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориенти­руются на критический путь.

При систематическом контроле хода работ выполнение отдель­ных заданий периодически отмечается на графике сети; Системати­ческая отметка на сетях выполненного дает возможность, обратив­шись к графику, в любой момент получить ответ на любой вопрос; позволяет руководителю работ достоверно оценивать складываю­щиеся ситуации, прогнозировать сбои, своевременно принимать меры к их предотвращению, выявлять резервы времени и ускорять работы.

Еще одно достоинство сетевого графика - на нем можно на­нести работы и этапы, которые могут быть, а могут и не быть, то есть, вероятность которых невелика или сомнительна. Это по­зволяет предусмотреть для них лимит времени и другие ресурсы, заранее определить их место в общем процессе на случай, если они все-таки состоятся. В сетевой план они вводятся пунктир­ными линиями. И называются «фиктивными графами». Специ­альные методики расчетов лимитов времени позволяют с высо­кой степенью достоверности и качества спланировать и контро­лировать работы любой сложности. Существует два типа методик расчетов сетей плана: «ОТ начала работ» и «ОТ конца работ». От начала работ расчеты ведутся, когда нужно определить общий конечный срок и наметить плановое время для всех участков ра­бот. От конечного срока расчеты ведутся в случаях, когда дата проведения мероприятия или окончания работ уже определены, и надо установить лимиты времени на проведение работ на от­дельных участках.

Разнообразие выставочных мероприятий породило множество технологий их подготовки и подходов к их организации. Тем не менее, существуют этапы и последовательности, присущие всем выставкам, независимо от их вида, тематической направленности или статуса. Плановых этапов может быть достаточно много и зави­сит это от детальности проработки плана.

Традиционно весь процесс планирования делится на три последовательных раздела плана:

1)период подготовка выставки;

2) Период работы выставки;

З) закрытие, демонтаж и анализ результатов.

Каждый из разделов детализируется (разбивается на этапы, по­..1этапы и работы) в зависимости от особенностей выставки, опыта и предпочтений менеджмента. По каждому этапу или пункту плана должно быть обеспечено финансирование, спланированы матери­альные и трудовые ресурсы, предусмотрена отчетность, соответст­вующие платежи и вознаграждения.

Выставочным работникам приходится иметь дело также с те­матическими и экспозиционными планами выставочных мероприятий. Данные формы и методы планирования специфически выставочные. По сути, они ближе к проектированию, чем к тра­диционному планированию организации работ, так как в них доминируют не сроки и лимиты времени, а позиции, опреде­ляющие содержание и задачи выставочного мероприятия. Как проектно-плановые документы они формируют содержание вы­ставки и принципы ее художественного оформления, определяют количественную и качественную сторону решаемых задач.

Дата добавления: 2015-08-21